Cómo utilizar hojas de horas automatizadas para ahorrar tiempo y reducir errores
Las hojas de horas manuales son una fuente constante de resentimiento entre empleados y empleadores, plagadas de errores de cálculo, entregas tardías y horas desperdiciadas en procedimientos que podrían dedicarse a otras actividades.
Esto explica por qué las hojas de horas automatizadas han despertado tanto interés desde la década de 2010, ya que pueden tener múltiples usos efectivos.
Siempre son beneficiosos para las empresas porque mejoran:
- Productividad
- Rentabilidad
- Eficiencia
- Precisión
- Asignación de recursos
¿Qué son las hojas de horas automatizadas?
💡 Las hojas de horas digitales son sistemas automatizados donde las horas de trabajo se recopilan y documentan con un mínimo esfuerzo por parte de los empleados. Además, la automatización de las hojas de horas evita manipulaciones y el robo de tiempo.
Los sistemas funcionan analizando los datos del usuario, el uso de aplicaciones o el registro automático de entrada y salida.
Su principal función se basa en la monitorización en segundo plano para identificar la actividad de los empleados: cuándo trabajan en el ordenador, qué aplicaciones utilizan y cuánto tiempo dedican a cada una de estas actividades.
Algunos sistemas emplean un sistema de control de tiempo basado en actividades, en el que se registran los movimientos del ratón, las pulsaciones de teclas y la concentración en una aplicación para calcular el tiempo productivo.
Otros se combinan con software de gestión de proyectos para registrar automáticamente el tiempo dedicado a un trabajo o proyecto específico.
Las herramientas de automatización de seguimiento del tiempo de última generación, como TMetric, Clockify, Toggl y Harvest, ofrecen funciones como:
- Notificaciones de tiempo de inactividad
- Categoría automática de proyectos
- Seguimiento del tiempo completo
Ayuda a determinar las diferencias entre el tiempo de trabajo y el de inactividad, se desactiva automáticamente en periodos prolongados de inactividad e incluso agrupa el tiempo según las aplicaciones en uso.
Las ventajas son una mayor precisión en el registro de horas, un ahorro de trabajo administrativo para los empleados y una mejor comprensión del uso real del tiempo de trabajo.
¿Por qué cambiar a hojas de horas automatizadas?
El método tradicional de papel y lápiz, o el simple método de hoja de cálculo, puede ser impreciso, incompleto y lento debido al intercambio constante de correcciones y aprobaciones.
Lo que obtiene con los sistemas de hojas de horas automatizadas: De hecho, lo cambian todo: eliminan los riesgos de la manipulación humana y simplifican todo el proceso de registro de horas para la nómina.
✅ Ahorro de horas de trabajo administrativo semanal
✅ Reducción de errores humanos y robo de tiempo
✅ Mejora de la precisión de la nómina
✅ Visibilidad para los líderes de equipo y el departamento financiero
✅ Cumplimiento normativo fácil
Cómo funcionan las hojas de horas automatizadas
Aplicaciones de registro de horas de escritorio
Las aplicaciones de registro de horas de escritorio se descargan en los ordenadores de los empleados y registran automáticamente el tiempo que dedican a una tarea activa.
Estas aplicaciones registran el uso de las aplicaciones, así como los movimientos del ratón y del teclado, para saber cuándo se está trabajando en el ordenador.
El programa suele activarse al llegar el empleado al trabajo y, además, lo monitoriza durante toda la jornada.
Aplicaciones móviles
Las aplicaciones móviles de control horario permiten controlar el tiempo en cualquier lugar, especialmente cuando los empleados están de viaje o en casa.
Estas aplicaciones pueden conectarse a GPS para validar los lugares de trabajo, así como el tiempo dedicado a realizar ciertas tareas en la obra.
Con solo pulsar un botón, los empleados pueden iniciar y detener sus cronómetros, y la aplicación realiza todos los cálculos.
Sistemas de Integración
La mayoría de los productos de registro de horas automatizados pueden conectarse directamente con otras herramientas operativas utilizadas por las empresas, como:
- Software basado en proyectos
- CRM
- Sistemas de contabilidad financiera
Si un empleado trabaja en una tarea específica en la herramienta de gestión de proyectos, el sistema de seguimiento de horas registra automáticamente esas horas y las vincula al proyecto o cliente específico.
Esto garantiza la continuidad del flujo de trabajo y permite que las actividades laborales se presenten en el sistema con precisión.
Cálculos Automáticos
Gestión de Descansos
Las oficinas con sistemas automatizados pueden gestionar los descansos de diversas maneras.
Algunas herramientas descuentan automáticamente los descansos habituales (como un almuerzo de 30 minutos) al calcular el tiempo total de trabajo. De lo contrario, el tiempo real de descanso se puede calcular observando cuándo un empleado deja de usar el teclado de la computadora.
El sistema facilita el cumplimiento de la legislación laboral, lo que incluye la monitorización del número de descansos y su regularidad.
Detección de Tiempo de Inactividad
El software moderno de control de tiempo para pequeñas empresas permite diferenciar las horas de trabajo activas de las de inactividad.
Transcurrido un tiempo determinado, el sistema no reconoce ninguna operación del teclado ni del ratón; por lo tanto, puede detener el reloj o incluso marcar el tiempo como inactivo.
Esto evita que las horas de trabajo se inflen debido a largos periodos fuera del escritorio.
La mayoría de los sistemas permiten a los empleados clasificar el tiempo de inactividad como tiempo de trabajo significativo (como participar en reuniones) o tiempo personal.
Cálculo de Horas de Trabajo
El sistema calcula automáticamente el tiempo total de trabajo y las horas extra, y cumple con la política de la empresa en el marco de la normativa laboral.
Cubre diversos ciclos de turnos, diferencias horarias y horarios flexibles de equipos distribuidos.
El cálculo total se realiza automáticamente a partir de los totales semanales y mensuales, y las horas extra se calculan según reglas predefinidas.
Opciones de Ajuste Manual
Correcciones de Tiempo
A pesar de la automatización, siempre es necesario realizar ajustes manuales. Los empleados pueden ajustar la hora de inicio y de fin, añadir tareas faltantes o incluso corregir trabajos mal etiquetados.
Estas correcciones suelen permitir que los supervisores las aprueben para evitar el fraude de tiempo.
Se mantiene un registro de auditoría de todos los cambios para garantizar su transparencia en el sistema.
Reclasificación de Tareas
Los trabajadores pueden actualizar las entradas de tiempo para reflejar sus asignaciones a diferentes proyectos o clientes en caso de que la asignación automática se haya errado.
Esto resulta muy útil cuando se cambia rápidamente entre dos tipos de trabajo o cuando se trabaja en varios proyectos simultáneamente.
Para optimizar la eficiencia al realizar cambios similares en varias entradas, el sistema permite la edición masiva.
Entrada de tiempo añadida
El sistema está diseñado de tal manera que, incluso si el registro automático no puede registrar el tiempo de trabajo (por ejemplo, debido a una falla del sistema o al trabajar sin conexión), los empleados pueden registrar el tiempo.
Estos registros manuales suelen tener una marca diferente a la del tiempo contabilizado automáticamente y pueden requerir un proceso adicional de verificación o aprobación.
Etiquetado automático de tareas y proyectos
Categorización basada en aplicaciones
La configuración para categorizar y marcar el tiempo de trabajo se basa en las normas de la empresa.
Por ejemplo, el tiempo registrado en un software de contabilidad podría marcarse como "Finanzas", mientras que en aplicaciones de diseño podría marcarse como "Trabajo creativo".
Esto reduce la necesidad de seleccionar proyectos manualmente.
Reconocimiento Inteligente de Patrones
Si un trabajador trabaja frecuentemente en una tarea con aplicaciones configuradas a horas específicas, la configuración comienza a agrupar y etiquetar ese tiempo automáticamente.
Integración de Clientes y Proyectos
Al integrarse con CRM, la herramienta de hojas de horas extrae tareas y clientes por sí sola, asegurando que el tiempo se asigne correctamente.
Esta vinculación mantiene la uniformidad en todas las configuraciones de trabajo y reduce los errores al introducir datos.
Ejemplo práctico: Implementación de TMetric
La funcionalidad de las hojas de horas automáticas se comprende fácilmente con el software incluido en el activo de TMetric.
Los empleados simplemente tienen que pulsar un botón del temporizador en la aplicación de TMetric para iniciar su jornada laboral.
Esta aplicación de seguimiento del tiempo de los empleados, con capturas de pantalla, registra el tiempo que pasan en el trabajo, controla las aplicaciones que utilizan y asigna las tareas correspondientes.
Además, el sistema también permite etiquetar los descansos del personal como reuniones, descansos u otras actividades relacionadas con el trabajo.
Si un empleado trabaja en un sistema CRM, ese tiempo podría categorizarse automáticamente como "Ventas", mientras que el tiempo dedicado a herramientas de desarrollo podría etiquetarse como "Trabajo de desarrollo".
También permite calcular las vacaciones.
Los gerentes revisan estas hojas de horas automatizadas para su aprobación y así finalizar la nómina o la facturación a clientes.
Las funciones de las hojas de horas de TMetric pueden reemplazar el método tradicional de registro de horas del personal y garantizar la precisión.
La flexibilidad de la herramienta para operar en muchos campos, desde el desarrollo de software hasta servicios legales.
Cómo usar hojas de horas automatizadas en su flujo de trabajo
Paso 1: Elija la herramienta de seguimiento de tiempo
Al elegir un software de hojas de horas automatizadas, varias características clave son fundamentales.
Seguimiento automático del tiempo: Busque soluciones que faciliten (o automaticen) el seguimiento del tiempo de trabajo sin interferir manualmente. Las herramientas más eficientes estarán funcionando constantemente en segundo plano, detectando constantemente cuándo se trabaja y cuándo no.
Monitoreo del uso de aplicaciones/sitios web: Es recomendable usar una herramienta que desglose el tiempo de uso de las distintas aplicaciones y sitios web visitados. Esta función proporciona información detallada sobre cómo se invierte realmente este tiempo durante el período de trabajo.
Vista de las hojas de horas semanales: Verifique que el sistema proporcione una vista semanal detallada de las hojas de horas, que se pueda consultar, aprobar y exportar. Esta vista debe reflejar los desgloses diarios y las acumulaciones semanales.
Capacidades de integración: Elija las herramientas compatibles con su software de nóminas, sistemas de facturación y herramientas de gestión de proyectos. Esta conectividad facilita la eliminación de la duplicación de datos y garantiza la coherencia de la información entre sistemas.
Paso 2: Integra a tu equipo
Incorporación eficaz: Para una implementación exitosa, es necesario integrar adecuadamente al equipo.
Establecer expectativas para las hojas de horas automatizadas: La organización debe informar a los empleados sobre el propósito de las hojas de horas automatizadas y cómo les serán útiles. Insistir en la transparencia y la eficiencia en lugar de la vigilancia.
Explicar los beneficios: Destaque las ventajas de su uso, como evitar el llenado manual de hojas de horas, reducir la carga administrativa y obtener una mejor comprensión del proyecto. Reforzar la idea de que la automatización beneficia a todos.
Ofrecer capacitación básica: Impartir capacitación práctica sobre el inicio y la finalización del seguimiento, la revisión de las hojas de horas generadas, las correcciones manuales a las hojas de horas, las funciones de etiquetado de proyectos, etc.
Paso 3: Personalizar la configuración
Adapte el sistema a las necesidades de su organización.
Horario establecido: Puede especificar horarios de trabajo como horas de inicio, fin, descansos y límites de horas extra. Esto garantiza cálculos automáticos correctos.
Añadir proyectos o clientes: Cree una lista de proyectos, clientes y tipos de tareas. Esto permite la categorización y la generación de informes automáticos.
Habilitar funciones de detección: Active el seguimiento del tiempo de inactividad, los recordatorios de tareas y los cálculos de descansos sobre la marcha. Ajuste los niveles de sensibilidad a sus condiciones de trabajo.
Paso 4: Revisión y Aprobación Semanal
Desarrolle un proceso de aprobación optimizado.
Revisión del Gerente: Los supervisores deben revisar rápidamente las hojas de horas precargadas y verificar la precisión de los datos. La calculadora automática de hojas de horas proporciona desgloses detallados de las actividades para su verificación.
Aprobación en un Clic: Una vez revisadas, los gerentes pueden aprobar las hojas de horas completas con un solo clic, lo que reduce drásticamente el tiempo administrativo.
Integración con Exportación: Las hojas de horas aprobadas se pueden exportar automáticamente a sistemas de nómina, software de facturación o plataformas de contabilidad. El flujo de trabajo con las hojas de horas es fluido y sin interrupciones.
Casos de uso y ejemplos
Para RR. HH.: Procesamiento simplificado de nóminas
Los departamentos de Recursos Humanos se benefician enormemente de las hojas de horas automatizadas. El cálculo previo de las horas trabajadas, el seguimiento de las horas extra y las deducciones automáticas de descansos simplifican el procesamiento de las nóminas. Los equipos de RR. HH. pueden centrarse en objetivos estratégicos en lugar de revisar las hojas de horas y corregir errores de cálculo.
Para líderes de equipo: Visibilidad de la carga de trabajo del equipo
Los líderes de equipo obtienen información clara sobre la productividad del equipo y la distribución de la carga de trabajo. Los datos en tiempo real ayudan a identificar cuellos de botella, equilibrar la carga de trabajo y tomar decisiones informadas sobre el uso de recursos. Los cronogramas de los proyectos mejoran con información precisa sobre el seguimiento del tiempo.
Para freelancers: Informes que se generan automáticamente para facilitar la facturación
Si eres freelancer y tienes hojas de horas, ahora puedes obtener informes de facturación con un aspecto profesional sin esfuerzo.
Obtén un desglose claro del tiempo de tu proyecto para cada tarea y cada cliente. Esto hace que las facturas sean 100 % transparentes y ayuda a construir una relación de confianza.
Además, ¡dedicarás menos tiempo al papeleo y recibirás el pago justo!
Para equipos remotos: Transparencia, sin supervisión constante
Cuando los equipos trabajan de forma remota, las hojas de horas automatizadas son la única manera de mantener los registros en orden.
Permiten que todos accedan a las cifras y eliminan la necesidad de microgestionar a cada trabajador.
Los miembros del equipo pueden demostrar que están cumpliendo con su trabajo. Al mismo tiempo, mantienen su autonomía laboral.
Los gerentes pueden centrarse en sus tareas más importantes en lugar de supervisar constantemente las cargas de trabajo.
Las hojas de horas ayudan a organizar el trabajo remoto gracias a la automatización que permite obtener las cifras reales.
Ventajas y desventajas de las hojas de horas automatizadas
Ventajas
Precisión: Los sistemas automatizados eliminan el error humano en el conteo de horas y minimizan la posibilidad de omitir una entrada de tiempo.
Eficiencia: Los empleados no pierden tiempo rellenando las hojas de horas manualmente y pueden dedicar sus esfuerzos a actividades productivas.
Información en tiempo real: Los líderes pueden tener una visión en tiempo real de lo que sucede y cómo funciona la productividad en los proyectos.
Cumplimiento: Las soluciones automatizadas uniformizan el cumplimiento de la legislación laboral en su seguimiento y documentación.
Ahorro de costos: Se reducen los costos administrativos y se logra un mayor nivel de precisión, lo que se traduce en ahorros de costos a largo plazo.
Desafíos que las empresas deben afrontar
Problemas de privacidad: La privacidad de ciertos empleados puede verse vulnerada por la monitorización de actividades específicas, lo que requiere un debate minucioso y el desarrollo de políticas.
Tiempo de puesta en marcha: Los sistemas automatizados tienen un coste inicial, ya que requieren formación y configuración.
Exceso de dependencia tecnológica: Desafortunadamente, los fallos del sistema pueden producirse, lo que puede interrumpir el seguimiento del tiempo. Para estar preparados ante los peores escenarios, es necesario implementar mecanismos de respaldo.
Uso excesivo de datos: Los directivos pueden dar demasiada importancia a las métricas en lugar de a la calidad y los resultados del trabajo.
En conclusión
El uso de hojas de horas automatizadas es un paso importante en la gestión de la fuerza laboral, ya que proporciona mayor precisión, eficiencia y conocimiento, con una menor carga administrativa.
Con una buena planificación y la capacitación e instrucciones necesarias, estos sistemas son eficaces para aumentar la productividad y resultan extremadamente útiles para la toma de decisiones empresariales basadas en la información recopilada.