Zeitersparnis und Fehlervermeidung durch automatisierte Zeiterfassungsbögen

Manuelle Zeiterfassungsbögen sind eine lange Quelle des Ärgers zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern, voller Berechnungsfehler, verspäteter Einreichungen und verschwendeter Stunden für Verfahren, die für andere Aktivitäten genutzt werden könnten.

Dies erklärt, warum automatisierte Zeiterfassungssysteme seit den 2010er Jahren auf großes Interesse stoßen, da sie in vielerlei Hinsicht effektiv eingesetzt werden können.

Sie sind immer vorteilhaft für Unternehmen, weil sie verbessern:

• Produktivität
• Rentabilität
• Effizienz
• Genauigkeit
• Ressourcenverteilung

Was sind automatisierte Zeiterfassungsbögen?

💡 Digitale Stundenzettel sind automatisierte Systeme, bei denen die Arbeitsstunden mit minimalem Aufwand für die Mitarbeiter erfasst und dokumentiert werden. Außerdem schließt die Automatisierung der Zeiterfassung Manipulationen und Zeitdiebstahl aus.

Die Systeme arbeiten durch die Analyse von Benutzerdaten, Anwendungsnutzung oder automatischen Aufzeichnungen des Ein- und Ausstempelns.

Die Hauptfunktion besteht in der Hintergrundüberwachung, um die Aktivitäten der Mitarbeiter zu ermitteln: wann sie am Computer arbeiten, welche Anwendungen sie nutzen und wie viel Zeit sie für jede dieser Aktivitäten aufwenden.

Einige Systeme verwenden eine aktivitätsbasierte Zeiterfassung, bei der die Mausbewegungen, die Tastenanschläge und die Konzentration auf eine Anwendung verfolgt werden, um eine produktive Zeit zu berechnen.

Andere werden mit Projektmanagement-Software kombiniert, um die für einen bestimmten Auftrag oder ein bestimmtes Projekt aufgewendete Zeit automatisch zu erfassen.

Neuzeitliche automatisierte Zeiterfassungstools wie TMetric, Clockify, Toggl und Harvest bieten unter anderem folgende Funktionen:

• Benachrichtigungen über Leerlaufzeiten
• Automatische Kategorisierung von Projekten
• Umfassende Zeiterfassung

Es hilft, die Unterschiede zwischen Arbeits- und Leerlaufzeiten zu ermitteln, schaltet sich bei langen Leerlaufzeiten automatisch ab und gruppiert die Zeit sogar nach den jeweiligen Anwendungen.

Die Vorteile sind eine genauere Zeiterfassung, weniger Verwaltungsaufwand für die Mitarbeiter und ein besserer Einblick in die tatsächliche Nutzung der Arbeitszeit.

Warum zu automatisierten Stundenzetteln wechseln?

Die altmodische Methode mit Stift und Papier oder die einfache Tabellenkalkulation kann ungenau, unvollständig und zeitaufwendig sein, da Korrekturen und Genehmigungen hin und her gehen.

Was Sie mit automatisierten Zeiterfassungssystemen erhalten: Sie beseitigen die Risiken menschlicher Manipulationen und vereinfachen den gesamten Prozess der Zeiterfassung bis hin zur Lohnabrechnung.

✅ Wöchentlich werden Stunden an Verwaltungsarbeit eingespart

✅ Menschliche Fehler und Zeitdiebstahl werden reduziert

✅ Die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung wird verbessert

✅ Sichtbarkeit für Teamleiter und Finanzabteilung wird erreicht

✅ Compliance-Anforderungen werden leicht erfüllt

Wie automatisierte Zeiterfassungssysteme funktionieren

Desktop-Tracker-Anwendungen

Desktop Time Tracker werden auf die Computer der Mitarbeiter heruntergeladen und erfassen automatisch die Zeit, die ein Mitarbeiter an einer aktiven Aufgabe arbeitet.

Diese Anwendungen zeichnen die Nutzung von Anwendungen sowie die Bewegungen von Maus und Tastatur auf, um herauszufinden, wann jemand tatsächlich am Computer arbeitet.

Das Programm wird in der Regel aktiviert, sobald ein Mitarbeiter zur Arbeit erscheint, und überwacht ihn den ganzen Tag über.

Mobile Anwendungen

Mit mobilen Zeiterfassungsanwendungen kann die Zeit überall erfasst werden, insbesondere wenn die Mitarbeiter unterwegs oder zu Hause sind.

Solche Apps können mit GPS verbunden werden, um die Arbeitsplätze sowie die Zeit, die für bestimmte Arbeiten auf einer Baustelle aufgewendet wurde, zu erfassen.

Mit einem Fingertipp können die Mitarbeiter ihre Zeiterfassung starten und stoppen, und die App übernimmt die gesamte Rechenarbeit.

Integration von Systemen

Die meisten automatisierten Zeiterfassungsprodukte können direkt mit anderen betrieblichen Instrumenten verbunden werden, die von Unternehmen verwendet werden, wie z. B.:

• projektbasierte Software
• CRM
• Finanzbuchhaltungssysteme

Arbeitet ein Mitarbeiter an einer bestimmten Aufgabe im Projektmanagement-Tool, erfasst das Zeiterfassungssystem diese Stunden automatisch und verknüpft sie mit dem jeweiligen Projekt oder Kunden.

Dadurch wird der Arbeitsablauf kontinuierlich und die Arbeitstätigkeiten werden im System präzise dargestellt.

Automatische Berechnungen

Pausenzeit-Management

In Büros, die über automatisierte Systeme verfügen, können die Pausenzeiten auf verschiedene Weise verwaltet werden.

Bei einigen Tools werden die normalen Pausenzeiten (z. B. eine 30-minütige Mittagspause) bei der Berechnung der Gesamtarbeitszeit automatisch abgezogen. Andernfalls kann die tatsächliche Pausenzeit berechnet werden, indem beobachtet wird, wann ein Mitarbeiter die Computertastatur nicht mehr benutzt.

Das System hilft bei der Einhaltung der Arbeitsgesetze, zu denen die Überwachung der Anzahl und Regelmäßigkeit der Pausen gehört.

Erkennung von Leerlaufzeiten

Moderne Zeiterfassungssoftware für kleine Unternehmen ist in der Lage, zwischen aktiven Arbeitszeiten und Leerlaufzeiten zu unterscheiden.

Ab einer bestimmten Dauer erkennt das System keine Tastatur- oder Mausbedienung mehr und kann daher die Uhr anhalten oder sogar die Zeit als Leerlauf markieren.

So wird eine Aufblähung der Arbeitszeit durch lange Abwesenheit vom Schreibtisch vermieden.

Die meisten Systeme ermöglichen es den Mitarbeitern, die Leerlaufzeit als sinnvolle Arbeitszeit (z. B. Teilnahme an Besprechungen) oder als persönliche Zeit zu klassifizieren.

Berechnung der Arbeitsstunden

Das System bietet eine automatische Berechnung der Gesamtarbeitszeit, der Überstunden und der Einhaltung der Unternehmenspolitik im Rahmen der Arbeitsvorschriften.

Es kann verschiedene Schichtzyklen, Zeitzonenunterschiede und flexible Arbeitszeiten von verteilten Teams abdecken.

Die automatische Berechnung der Summen auf Wochen- und Monatssummen wird durchgeführt, und die Überstundensummen werden gemäß den voreingestellten Regeln berechnet.

Manuelle Anpassungsoptionen

Zeitkorrekturen

Trotz Automatisierung ist es immer erforderlich, manuelle Korrekturen vorzunehmen. Die Mitarbeiter können die Start- und Endzeit anpassen, fehlende Aufgaben hinzufügen oder sogar falsch beschriftete Arbeiten korrigieren.

Solche Korrekturen müssen normalerweise von den Vorgesetzten genehmigt werden, um Zeitbetrug zu vermeiden.

Alle Änderungen werden in einem Prüfpfad festgehalten, damit sie im System transparent sind.

Neuzuordnung von Aufgaben

Die Zeiteinträge können von den Mitarbeitern aktualisiert werden, um ihre Zuweisung zu verschiedenen Projekten oder Kunden widerzuspiegeln, falls die automatische Zuordnung nicht korrekt war.

Dies ist sehr hilfreich, wenn es zu einem schnellen Wechsel zwischen zwei Arten von Arbeit kommt oder wenn man in mehreren Projekten gleichzeitig beschäftigt ist.

Um bei ähnlichen Änderungen in mehreren Einträgen effizient zu sein, ermöglicht das System die Massenbearbeitung.

Zeiterfassung hinzugefügt

Das System ist so konzipiert, dass auch dann, wenn die automatische Zeiterfassung nicht in der Lage ist, die Arbeitszeit zu erfassen (z. B. weil das System gestört ist oder wenn offline gearbeitet wird), die Mitarbeiter die Zeit eingeben können.

Solche handschriftlich erfassten Datensätze sind oft anders gekennzeichnet als automatisch erfasste Zeiten und bedürfen möglicherweise einer zusätzlichen Überprüfung oder Genehmigung.

Automatische Kennzeichnung von Aufgaben und Projekten

Anwendungsspezifische Kategorisierung

Die Einrichtung, die Arbeitszeit kategorisiert und markiert, basiert auf Unternehmensregeln.

So kann beispielsweise die in einer Buchhaltungssoftware erfasste Zeit als "Finanzen" gekennzeichnet werden, während die Zeit in einer Designanwendung als "Kreativarbeit" vermerkt wird.

Auf diese Weise müssen Projekte nicht mehr von Hand ausgewählt werden.

Intelligente Erkennung von Mustern

Wenn ein Mitarbeiter häufig zu bestimmten Zeiten an einer Aufgabe mit bestimmten Anwendungen arbeitet, beginnt die Einrichtung, diese Zeit automatisch zu gruppieren und zu kennzeichnen.

Integration von Kunden und Projekten

Wenn das Zeiterfassungstool in CRM integriert ist, zieht es Aufgaben und Kunden selbständig und stellt sicher, dass die Zeit dort verbucht wird, wo sie hingehört.

Diese Verknüpfung sorgt dafür, dass die Dinge in allen Arbeitseinstellungen gleich bleiben und weniger Fehler bei der Eingabe von Daten gemacht werden.

Real-World Beispiel: TMetric-Implementierung

Die Funktionsweise der automatischen Zeiterfassung lässt sich anhand der im Asset von TMetric vorgestellten Software leicht nachvollziehen.

Die Mitarbeiter müssen lediglich eine Zeitschalttaste in der TMetric-Anwendung drücken, und ihr Arbeitstag wird gestartet.

Diese App zur Zeiterfassung von Mitarbeitern mit Screenshots verfolgt dann die Zeit, die sie bei der Arbeit verbringen, kontrolliert die Anwendungen, die sie verwenden, und weist die Aufgaben entsprechend zu.

In der Zwischenzeit ist das System auch in der Lage, Pausen von Mitarbeitern als Besprechungen, Pausen oder andere arbeitsbezogene Aktivitäten zu kennzeichnen.

Wenn ein Mitarbeiter in einem CRM-System arbeitet, könnte diese Zeit automatisch unter "Vertrieb" kategorisiert werden, während die Zeit, die er mit Entwicklungstools verbringt, als "Entwicklungsarbeit" gekennzeichnet werden könnte.

Es ermöglicht auch die Berechnung von Auszeiten.

Manager überprüfen diese automatisierten Zeiterfassungsbögen zur Genehmigung, um die Gehaltsabrechnung oder die Kundenabrechnung abzuschließen.

Die Zeiterfassungsfunktionen von TMetric können die altmodische Methode der Zeiterfassung durch die Mitarbeiter ersetzen und bieten garantierte Genauigkeit.

Die Flexibilität des Tools, das in vielen Bereichen eingesetzt werden kann, von der Softwareentwicklung bis zu juristischen Dienstleistungen.

Wie Sie automatisierte Zeiterfassungssysteme in Ihrem Arbeitsablauf einsetzen

Schritt 1: Wählen Sie das Zeiterfassungstool

Bei der Auswahl einer Software für die automatische Zeiterfassung sind mehrere Schlüsselfunktionen von entscheidender Bedeutung.

Automatische Zeiterfassung: Suchen Sie nach Lösungen, die bei der (automatischen) Erfassung der Arbeitszeit helfen, ohne manuell einzugreifen. Die effizientesten Tools arbeiten ständig im Hintergrund und stellen fest, wann jemand arbeitet und wann nicht.

Überwachung der Nutzung von Apps/Websites: Am besten ist es, ein Tool zu verwenden, das die Zeit in die Nutzung verschiedener Anwendungen und besuchter Websites aufschlüsselt. Diese Funktion liefert ausführliche Informationen darüber, wie diese Zeit während der Arbeitszeit tatsächlich verbracht wird.

Ansicht von Stundenzetteln pro Woche: Vergewissern Sie sich, dass das System eine detaillierte Wochenansicht des Stundenzettels bietet, die eingesehen, genehmigt und exportiert werden kann. Eine solche Ansicht sollte Aufschlüsselungen nach Tagen und Kumulationen nach Wochen widerspiegeln.

Integrationsfähigkeiten: Wählen Sie ein Tool, das mit Ihrer aktuellen Gehaltsabrechnungssoftware, Ihren Fakturierungssystemen und Ihren Projektmanagement-Tools zusammenarbeiten kann. Diese Konnektivität macht es einfach, doppelte Dateneingaben zu vermeiden und die Informationen zwischen den Systemen konsistent zu machen.

Schritt 2: Onboarding Ihres Teams

Effektives Onboarding: Für eine erfolgreiche Implementierung muss ein Team angemessen eingearbeitet werden.

Erwartungen an automatisierte Zeiterfassungssysteme festlegen: Das Unternehmen sollte die Mitarbeiter über das Motiv der automatischen Zeiterfassung informieren und darüber, wie sie den Mitarbeitern helfen wird. Bestehen Sie auf Transparenz und Effizienz anstelle von Überwachung.

Erklären Sie die Vorteile: Weisen Sie auf die Vorteile hin, die sich aus der Nutzung ergeben, wie z. B. der Wegfall des Ausfüllens manueller Stundenzettel, die Verringerung des Verwaltungsaufwands und ein besseres Verständnis für ein Projekt. Schärfen Sie den Blick dafür, dass die Automatisierung im Interesse aller ist.

Bieten Sie eine Grundschulung an: Führen Sie praktische Schulungen zur Einleitung und zum Abschluss der Zeiterfassung, zur Überprüfung der erstellten Stundenzettel, zu manuellen Korrekturen an den Stundenzetteln, zu den Möglichkeiten der Projektkennzeichnung usw. durch.

Schritt 3: Anpassen der Einstellungen

Passen Sie das System an die Bedürfnisse Ihrer Organisation an.

Festgelegte Arbeitszeiten: Sie können Arbeitszeiten wie Anfangszeiten, Endzeiten, Pausenzeiten und Überstundengrenzen festlegen. Damit wird eine korrekte automatische Berechnung gewährleistet.

Projekte oder Kunden hinzufügen: Erstellen Sie eine Liste mit Projekten, Kunden und Aufgabentypen. Dies ermöglicht eine automatische Kategorisierung und Berichterstellung.

Aktivieren Sie Erkennungsfunktionen: Aktivieren Sie die Erfassung von Leerlaufzeiten, Aufgabenerinnerungen und fliegende Pausenberechnungen. Passen Sie die Empfindlichkeitsstufen an Ihre Arbeitsbedingungen an.

Schritt 4: Wöchentlich prüfen und genehmigen

Erstellen Sie ein rationalisiertes Genehmigungsverfahren.

Überprüfung durch den Manager: Vorgesetzte müssen vorausgefüllte Stundenzettel schnell überprüfen und die Richtigkeit der Daten kontrollieren. Der automatische Zeiterfassungsrechner liefert detaillierte Tätigkeitsaufschlüsselungen zur Überprüfung.

Ein-Klick-Genehmigung: Nach der Überprüfung können Manager ganze Stundenzettel mit einem einzigen Klick genehmigen - das reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.

Export-Integration: Genehmigte Zeiterfassungsbögen können automatisch in Gehaltsabrechnungssysteme, Rechnungssoftware oder Buchhaltungsplattformen exportiert werden. Der Workflow mit Stundenzetteln ist nahtlos und reibungslos.

Anwendungsfälle und Beispiele

Für HR: Vereinfachte Lohnabrechnung

Personalabteilungen profitieren in hohem Maße von automatisierten Stundenzetteln. Vorberechnete Arbeitszeiten, die Erfassung von Überstunden und automatische Pausenabzüge vereinfachen die Gehaltsabrechnung. HR-Teams können sich auf strategische Ziele konzentrieren, anstatt Stundenzettel zu prüfen und Rechenfehler zu korrigieren.

Für Teamleiter: Einblick in die Arbeitsbelastung des Teams

Teamleiter erhalten klare Einblicke in die Teamproduktivität und Arbeitslastverteilung. Echtzeitdaten helfen dabei, Engpässe zu erkennen, die Arbeitsbelastung auszugleichen und fundierte Entscheidungen über die Ressourcennutzung zu treffen. Mit präzisen Zeiterfassungsinformationen verbessern sich die Projektzeitpläne.

Für Freiberufler: Berichte, die sich selbst schreiben, für eine einfache Abrechnung

Wenn Sie ein Freiberufler mit Stundenzetteln sind, können Sie jetzt mühelos professionell aussehende Abrechnungsberichte erstellen.
Sie erhalten eine klare Aufschlüsselung Ihrer Projektzeit für jede Aufgabe und jeden Kunden. Das macht Rechnungen zu 100 % transparent und trägt zum Aufbau einer vertrauensvollen Beziehung bei.
Außerdem verbringen Sie weniger Zeit mit Papierkram und werden korrekt bezahlt!

Für Remote-Teams: Offenheit, nicht Überwachung über die Schulter

Wenn Teams aus der Ferne arbeiten, sind automatische Zeiterfassungsbögen die einzige Möglichkeit, die Aufzeichnungen in Ordnung zu halten.
Sie ermöglichen jedem den Zugriff auf die Zahlen und machen es überflüssig, jeden Mitarbeiter im Detail zu überwachen.
Die Teammitglieder können zeigen, dass sie ihre Arbeit erledigen. Gleichzeitig behalten sie ihre Arbeitsautonomie.
Manager können sich auf ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren, anstatt ständig die Arbeitsbelastung zu überwachen.
Zeiterfassungssysteme helfen bei der Organisation von Fernarbeit, dank der Automatisierung, die echte Zahlen liefert.

Vorteile und Nachteile automatisierter Zeiterfassungsbögen

Vorteile

Die Genauigkeit bleibt erhalten: Automatisierte Systeme schließen menschliche Fehler bei der Zählung der Stunden aus und minimieren die Möglichkeit, dass ein Zeiteintrag übersehen wird.

Effizienz: Die Mitarbeiter verschwenden nicht mehr so viel Zeit mit dem manuellen Ausfüllen von Stundenzetteln und können ihre Bemühungen auf etwas Produktiveres lenken.

Einblicke in Echtzeit: Die Führungskräfte können sich in Echtzeit ein Bild davon machen, was vor sich geht und wie die Produktivität in Bezug auf die Projekte funktioniert.

Einhaltung der Vorschriften: Automatisierte Lösungen sorgen für eine einheitliche Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften bei der Verfolgung und Dokumentation.

Kosteneinsparungen: Der Verwaltungsaufwand wird reduziert und die Genauigkeit erhöht, was auf lange Sicht zu Kosteneinsparungen führt.

Herausforderungen, denen sich die Unternehmen stellen müssen

Fragen des Datenschutzes: Die Privatsphäre bestimmter Mitarbeiter kann durch die Überwachung bestimmter Aktivitäten verletzt werden, was eine sorgfältige Diskussion und die Entwicklung von Richtlinien erfordert.

Anlaufzeit: Automatisierte Systeme sind zunächst mit Kosten verbunden, da sie Schulungen und eine Systemeinrichtung erfordern.

Übermäßige Abhängigkeit von der Technologie: Leider kommt es immer wieder zu Systemausfällen, die zu einer Unterbrechung der Zeiterfassung führen können. Um für den schlimmsten Fall gerüstet zu sein, müssen einige Backup-Mechanismen eingerichtet werden.

Übermäßiger Gebrauch von Daten: Manager legen möglicherweise zu viel Wert auf Kennzahlen statt auf die Qualität und die Ergebnisse der Arbeit.

Schlussfolgerung

Die Verwendung automatischer Zeiterfassungssysteme ist ein wichtiger Schritt bei der Verwaltung der Arbeitskräfte, da sie zu mehr Genauigkeit, Effizienz und Einblicken bei geringerem Verwaltungsaufwand führen.

Bei guter Planung und mit der notwendigen Schulung und Anleitung können diese Systeme die Produktivität effektiv steigern und sind äußerst nützlich für Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage der gesammelten Informationen.