Beste Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungsprogramme für 2026

Zeiterfassung ist einfach, doch die tatsächlichen Kosten dieser Zeit für Ihr Unternehmen zu verstehen, ist deutlich schwieriger. Stunden, Ausgaben, Rechnungen und Projektbudgets werden oft in getrennten Systemen verwaltet, wodurch es schwerfällt, den Geldfluss nachzuvollziehen. Glücklicherweise vereint die beste Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssoftware alle relevanten Daten.

Dieser Leitfaden vergleicht die besten Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssysteme für Freelancer, Agenturen, Berater und projektbasierte Unternehmen.

Vergleichen Sie:

• TMetric
• Harvest
• BigTime
• FreshBooks
• Paymo

Warum Sie unserem Test vertrauen sollten

Wir haben die besten Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungsprogramme anhand realer Geschäftsprozesse verglichen, nicht anhand des Funktionsumfangs. Anstatt nach einem Allround-Tool zu suchen, haben wir bewertet, welche Plattformen für verschiedene Teams und Abrechnungsmodelle am besten geeignet sind.

Jedes Produkt wurde in den Bereichen beurteilt, die im täglichen Geschäftsbetrieb am wichtigsten sind:

• Flexibilität bei der Zeiterfassung: Wie einfach es ist, Zeiten genau zu erfassen.
• Ausgabenverfolgung: Wie gut erfasst und verwaltet das Tool Ausgaben?
• Abrechnungsstunden: Unterstützung für abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Leistungen.
• Projektbudgets: Budgetverfolgung und Rentabilitätsanalyse.
• Abrechnung & Rechnungsstellung: Umwandlung erfasster Arbeitsstunden in Kundenrechnungen.
• Berichtswesen: Nützliche Betriebs- und Finanzberichte.
• Genehmigungen im Team: Workflows zur Genehmigung von Stundenzetteln und Spesenabrechnungen.
• Integrationen: Kompatibilität mit gängigen Business-Tools.
• Benutzerfreundlichkeit: Einfache und schnelle Einarbeitung.
• Preisgestaltung: Attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis für Teams unterschiedlicher Größe.

Ziel ist es nicht, einen universellen Gewinner zu küren. Vielmehr soll Ihnen geholfen werden, die beste Software für Zeiterfassung und Spesenabrechnung auszuwählen, basierend darauf, wie Ihr Unternehmen Zeit erfasst, Ausgaben verwaltet und Kunden abrechnet.

Was sind Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssysteme?

Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssysteme helfen Unternehmen, Arbeitsstunden zu erfassen, Projektkosten zu verfolgen und diese Informationen in Rechnungen, Berichte, Lohnabrechnungen oder Budgetübersichten umzuwandeln. Die meisten Systeme umfassen:

• Zeiterfassung und Stundenzettel
• Spesenabrechnung
• Abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Stunden
• Projektbudgets
• Kundenabrechnung
• Berichtswesen

Manche Apps zur Zeiterfassung und Spesenabrechnung konzentrieren sich auf abrechnungsfähige Leistungen und Rechnungsstellung, andere hingegen auf Spesenmanagement oder Buchhaltung. Die beste Wahl hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen Arbeitszeiten erfasst und Kosten verwaltet.

Wenn Sie diesen Unterschied verstehen, fällt es Ihnen viel leichter, das passende Produkt auszuwählen.

Was zeichnet die beste Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssoftware aus?

Die beste Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssoftware hängt von den Arbeitsweisen Ihres Unternehmens ab. Manche Teams benötigen lediglich eine einfache Zeiterfassung, während andere Projektbudgets, Spesenabrechnungen, Rechnungsstellung und Rentabilitätsberichte benötigen.

Hier sind die Funktionen, die einen Vergleich lohnen.

Genaue Zeiterfassung

Die Zeiterfassung sollte schnell und zuverlässig sein. Achten Sie auf Web- und mobile Apps, manuelle Zeiterfassung, Stundenzettel und Offline-Unterstützung, damit Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit überall erfassen können.

Spesenabrechnung

Die besten Apps zur Zeiterfassung und Spesenabrechnung erleichtern die Erfassung von Ausgaben, das Anhängen von Belegen und die Zuordnung von Kosten zu Projekten oder Kunden. Genehmigungsworkflows sind ein nützliches Extra für größere Teams.

Projektbudgets

Projektbudgets helfen Ihnen, die geschätzten Kosten mit dem tatsächlichen Zeitaufwand und den tatsächlichen Ausgaben zu vergleichen. So lassen sich Projekte, die das Budget überschreiten, leichter erkennen.

Berichte und Genehmigungen

Stundenzettel, Projektkosten, Rentabilitäts- und Spesenabrechnungen sollten einfach zu erstellen sein. Wenn die erfassten Daten die Lohn- oder Gehaltsabrechnung beeinflussen, sind Genehmigungsprozesse ebenso wichtig.

Abrechnung und Integrationen

Dienstleistungsunternehmen sollten genehmigte Arbeitszeiten und Ausgaben in Rechnungen umwandeln können. Die Integration mit Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssoftware reduziert den manuellen Aufwand.

Preisgestaltung und Skalierbarkeit

Wählen Sie eine Software, die zu Ihrem aktuellen Workflow und Ihrem zukünftigen Wachstum passt. Sind Kernfunktionen nur in höheren Tarifen verfügbar, ist die günstigste Option nicht immer die beste.

Die 5 besten Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungsprogramme für 2026

Jedes Tool hat seine Stärken. Hier erfahren Sie, wo die einzelnen Zeiterfassungsprogramme ihre Stärken ausspielen und für wen sie am besten geeignet sind.

TMetric

Bewertung: 4,6/5 (G2)

TMetric ist eine Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssoftware, mit der Unternehmen Arbeitszeiten, Projektkosten und abrechenbare Zeiten zentral erfassen können. Sie vereint Zeiterfassung, Spesenabrechnung, Projektbudgetierung, Rechnungsstellung, Berichtswesen und abrechnungsfertige Stundenzettel und eignet sich daher ideal für Agenturen, Berater, Softwareteams und andere Dienstleistungsunternehmen.

Hauptfunktionen

• Automatische und manuelle Zeiterfassung
• Kostenverfolgung pro Projekt
• Abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Stunden
• Projektbudgets und Aufwandsschätzungen
• Rechnungsstellung
• Rentabilitätsberichte
• Lohnabrechnungsfertige Stundenzettel
• Urlaubsverwaltung
• Integrationen in die Buchhaltung
• Über 50 Integrationen

Vorteile

• Zeiterfassung, Ausgabenverwaltung und Budgetplanung auf einer Plattform
• Aussagekräftige Projektrentabilitätsanalyse
• Abrechnungsfertige Berichte und Rechnungsstellung
• Kostenlose Version verfügbar

Nachteile

• Erweiterte Berichtsfunktionen sind nur in höheren Tarifen verfügbar.
• Nicht für das unternehmensweite Ausgabenmanagement oder die Kostenkontrolle von Unternehmen geeignet.

Preise

Kostenloser Tarif für bis zu zwei Nutzer verfügbar. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei 5,83 $ pro Nutzer und Monat für Professional und 7,50 $ pro Nutzer und Monat für Business, jeweils mit jährlicher Abrechnung.

Nutzerbewertung

Probieren Sie TMetric aus

Harvest

Bewertung: 4,3/5 (G2)

Harvest wurde speziell für Agenturen, Berater, Freelancer und andere Dienstleistungsunternehmen entwickelt. Es vereint Zeiterfassung, Spesenabrechnung, Rechnungsstellung, Projektbudgetierung und Reporting in einer benutzerfreundlichen Plattform, die einen einfachen Einstieg ermöglicht.

Die Stärke von Harvest liegt darin, Teams bei der Erfassung abrechenbarer Leistungen, der Verwaltung von Projektbudgets und der Umwandlung erfasster Zeiten und Spesen in Kundenrechnungen zu unterstützen.

Hauptfunktionen

• Zeiterfassung
• Spesenabrechnung
• Kundenrechnungsstellung
• Projektbudgets
• Genehmigung von Stundenzetteln
• Budgetwarnungen
• Berichtswesen
• Integrationen mit der Buchhaltung

Vorteile

• Hervorragender Workflow für die Rechnungsstellung
• Einfache Bedienung
• Gute Budgetübersicht
• Integration mit QuickBooks, Xero und anderen Tools

Nachteile

• Eingeschränkte Ressourcenplanung
• Weniger geeignet für größere oder komplexere Organisationen

Preise

Kostenloser Tarif für einen Nutzer verfügbar. Bezahlte Tarife beginnen bei 9 $ pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung). Für größere Teams sind höhere Tarife verfügbar.

Nutzerbewertung

Entdecken Sie Harvest

Probieren Sie TMetric aus

BigTime

Bewertung: 4,5/5 (G2)

BigTime ist ein Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssystem, das speziell für professionelle Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde. Es vereint Zeiterfassung, Spesenmanagement, Ressourcenplanung, Projektbudgetierung, Rechnungsstellung und Berichtswesen auf einer einzigen Plattform und eignet sich daher ideal für Berater, Buchhalter, Architekten, Ingenieure und IT-Dienstleistungsunternehmen.

Hauptfunktionen

• Zeiterfassung und Spesenabrechnung
• Ressourcenplanung
• Projektbudgetierung
• Rechnungsstellung
• Berichtswesen und Analysen
• Genehmigungsworkflows
• Projektportfoliomanagement
• Integrationen

Vorteile

• Hohe Transparenz der Projektfinanzen
• Gute Ressourcenplanung
• Konzipiert für professionelle Dienstleistungen

Nachteile

• Steilere Lernkurve
• Mehr als viele kleine Unternehmen benötigen

Preise

Kostenpflichtige Abonnements beginnen bei 20 $ pro Nutzer/Monat. Höhere Abonnements bieten erweiterte Projektmanagement-, Berichts- und Enterprise-Funktionen.

Nutzerbewertung

Entdecken Sie BigTime

Probieren Sie TMetric aus

FreshBooks

Bewertung: 4,5/5 (G2)

FreshBooks ist eine Buchhaltungsplattform mit integrierter Zeiterfassung und Spesenabrechnung für Freiberufler und Kleinunternehmen. Sie vereint Zeiterfassung, Spesenmanagement, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung in einer Plattform und ermöglicht so die einfache Erfassung abrechnungsfähiger Leistungen, die Verwaltung von Belegen und die Rechnungsstellung an Kunden, ohne dass mehrere Tools benötigt werden.

Hauptfunktionen

• Zeiterfassung für abrechenbare Stunden
• Belegscanning zur Spesenabrechnung
• Kundenrechnungsstellung und Online-Zahlungen
• Kostenvoranschläge und Angebote
• Kilometererfassung
• Projektbudgets
• Finanzberichte
• Mobile Apps für iOS und Android

Vorteile

• Hervorragender Workflow für Rechnungsstellung und Buchhaltung
• Starke Ausgabenverfolgung und Belegverwaltung
• Benutzerfreundlich für Freiberufler und kleine Unternehmen
• Gute mobile Nutzung

Nachteile

• Eingeschränkte Projektmanagement-Funktionen
• Weniger detaillierte Projektberichte als bei spezialisierten PSA-Plattformen

Preise

Kostenpflichtige Tarife beginnen bei 2,30 $/Monat. Höhere Tarife bieten mehr Kunden und erweiterte Funktionen.

Nutzerbewertung

Entdecken Sie FreshBooks

Probieren Sie TMetric aus

Paymo

Bewertung: 4,7/5 (G2)

Paymo vereint Zeiterfassung, Spesenabrechnung und Projektmanagement auf einer einzigen Plattform. Die Lösung wurde speziell für Freelancer, Agenturen und kleine Teams entwickelt und integriert Aufgabenmanagement, Projektplanung, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Rentabilitätsanalyse, sodass Sie Kundenprojekte von der Planung bis zur Bezahlung optimal verwalten können.

Hauptfunktionen

• Zeiterfassung und Stundenzettel
• Aufgabenmanagement
• Projektplanung und -terminierung
• Spesenabrechnung
• Kundenrechnungen und Kostenvoranschläge
• Teamplanung
• Projektvorlagen
• Rentabilitätsberichte

Vorteile

• Ausgewogene Kombination aus Projektmanagement und Zeiterfassung
• Gute Transparenz der Projektrentabilität
• Einfache Rechnungsstellung basierend auf erfassten Arbeitsleistungen
• Ideal für Agenturen und Kreativteams

Nachteile

• Weniger geeignet für finanzintensive Organisationen
• Das Ausgabenmanagement ist weniger umfangreich als bei spezialisierten Finanzplattformen

Preise

Kostenloser Tarif für Einzelpersonen verfügbar. Kostenpflichtige Tarife beginnen bei ca. 5,90 $ pro Nutzer/Monat und bieten in höheren Tarifen mehr Projektmanagement- und Berichtsfunktionen.

Nutzerbewertung

Entdecken Sie Paymo

Probieren Sie TMetric aus

Die beste App zur Zeiterfassung und Spesenabrechnung – je nach Anwendungsfall

Jedes Unternehmen erfasst Arbeitszeit und Spesen anders. Die richtige Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware hängt daher mehr von Ihren Arbeitsabläufen als von der Anzahl der Funktionen ab.

Für Organisationen

Harvest ist nach wie vor eine der besten Optionen für Agenturen mit mehreren Kundenprojekten. Es verknüpft Zeiterfassung, Ausgaben, Budgets und Rechnungsstellung, ohne Teams mit Funktionen auf Enterprise-Niveau zu überfordern.

Für Berater

TMetric eignet sich besonders gut für Berater, die stundenweise abrechnen, aber auch Projektbudgets, Stundensätze, Ausgabenverfolgung und Reporting benötigen. Es bietet einen ausgewogenen Workflow und macht separate Projektfinanzanwendungen überflüssig.

Für professionelle Dienstleistungsunternehmen

BigTime ist ideal für Unternehmen, die mehrere Projekte gleichzeitig betreuen und Ressourcenplanung, -auslastung, Projektrentabilität und detaillierte Kundenabrechnungen verwalten. Die umfassenderen Finanzkontrollen sind besonders für größere Beratungs-, Wirtschaftsprüfungs-, Ingenieur- und Anwaltskanzleien von Vorteil.

Für Projektteams

Paymo eignet sich hervorragend für Unternehmen, deren Tagesgeschäft projektbezogen organisiert ist. Die Integration von Aufgabenmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung ermöglicht es Teams, Projekte zügig und budgetorientiert voranzutreiben.

Wie finden Sie die beste App für Zeiterfassung und Spesenabrechnung

Die Auswahl der richtigen App für Zeiterfassung und Spesenabrechnung wird deutlich einfacher, sobald Sie Ihr eigentliches Problem kennen. Anstatt Funktionslisten zu vergleichen, konzentrieren Sie sich zunächst auf die Arbeitsabläufe, die Ihr Unternehmen täglich benötigt.

Beginnen Sie mit Ihrem Haupt-Workflow

Wählen Sie eine Software, die zu Ihren Geschäftsprozessen passt – egal ob es um die Erfassung abrechenbarer Stunden, die Spesenverwaltung, die Rechnungsstellung an Kunden oder die Überwachung von Projektbudgets geht.

Ausgewogene Zeit- und Kostenerfassung

Manche Tools konzentrieren sich stärker auf die Zeiterfassung, andere auf Ausgaben, Genehmigungen und Kostenerstattungen. Wählen Sie das Tool, das Ihren Prioritäten am besten entspricht.

Berichtswesen

Gute Berichte sollten Projektkosten, Rentabilität, abrechenbare Stunden und Budgetentwicklung umfassen – nicht nur die erfasste Arbeitszeit.

Genehmigungsprozess prüfen

Genehmigungsworkflows minimieren Fehler, wenn mehrere Personen Stundenzettel oder Spesenabrechnungen vor der Lohn- oder Rechnungsstellung einreichen.

Integrationen prüfen

Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihren Buchhaltungs-, Lohn-, Projektmanagement- und Kommunikationstools kompatibel ist.

Preise vergleichen

Beschränken Sie sich nicht auf den Einsteigertarif. Der niedrigste Preis ist aber nicht immer das beste Angebot, wenn wichtige Funktionen erst in höheren Tarifen verfügbar sind.

Fazit

Die beste Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssoftware ist diejenige, die am besten zu Ihren Geschäftsprozessen passt. Freiberufler legen möglicherweise Wert auf einfache Rechnungsstellung und Spesenabrechnung, während Agenturen und Beratungsunternehmen oft umfassendere Projektbudgetierung, Reporting und Ressourcenplanung benötigen.

Sobald Sie Ihre Auswahl eingegrenzt haben, testen Sie die Zeiterfassung, Spesenabrechnung, das Reporting und die Rechnungsstellung jeder Plattform im realen Arbeitsalltag. Eine Testversion liefert Ihnen deutlich mehr Informationen als jede Funktionsliste.

Wenn Sie ein Programm suchen, das Zeiterfassung, Spesenabrechnung, Projektbudgetierung, Reporting und Kundenabrechnung in einem Tool vereint, ist TMetric ein guter Ausgangspunkt. Dank des kostenlosen Tarifs und der Testversion können Sie ganz einfach prüfen, ob die Software zu Ihnen passt, bevor Sie sie Ihrem Team zur Verfügung stellen.