Beste Zeiterfassungssoftware mit Rechnungsstellung und Abrechnung im Jahr 2025

Die Zeiten, in denen man für zeit- und geldbezogene Aufgaben viele Apps nutzen musste, sind vorbei – die Zusammenführung dieser wichtigen Bereiche in einem einfachen Tool verändert die Art und Weise, wie Freiberufler, Teams und kleine Unternehmen ihre Arbeit erledigen und bezahlt werden.

💡 Zeiterfassung und Rechnungsstellung sollten keine Tabellenkalkulationen, Termine und Last-Minute-E-Mails erfordern, um zu klären, wer was erledigt hat.

Ob Sie allein arbeiten und Kunden nach Stunden abrechnen, eine Agentur mit vielen Projekten sind oder ein wachsendes Unternehmen sind, das reibungslosere Abläufe benötigt – eine Zeiterfassung mit Rechnungsstellungs- und Abrechnungsfunktionen macht Schluss mit dem Chaos alter Methoden und stellt sicher, dass Sie für jede geleistete Minute bezahlt werden.

In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen die besten Zeiterfassungstools für 2025 vor, prüfen Funktionen, Kosten und Benutzerfreundlichkeit – damit Sie das beste Tool für Ihr Budget finden.

Warum Zeiterfassung mit Rechnungsstellung kombinieren?

Es steigert Ihre Effizienz

• Nur ein System, wenige Tools
• Arbeitsstunden schnell in Rechnungen umwandeln
• Verhindert Fehler, die häufig bei der manuellen Dateneingabe auftreten

Schnellere Zahlungen

• Rechnungen sofort nach Abschluss der Arbeit senden
• Rechnungen sofort und ohne Verzögerungen am Monatsende erstellen
• Erinnerungen einrichten, um die Nachverfolgung zu beschleunigen

Klar und korrekt

• Jede Rechnung zeigt die Arbeitszeit detailliert an
• Kunden sehen, wofür sie bezahlen
• Weniger Streit, mehr Vertrauen

Kennen Sie Ihr Geschäft

• Gewinn pro Auftrag sofort erkennen
• Finden Sie heraus, welche Kunden oder Aufgaben mehr Umsatz bringen
• Preise und Zeitverlust schnell erkennen

Wichtige Funktionen

Eine automatische Zeiterfassung ist entscheidend für zuverlässige Ergebnisse und schnelles Arbeiten.

Wählen Sie ein Programm, mit dem Sie gezielt Projekte, Kunden und Aufgaben analysieren können. Top-Angebote nutzen derzeit KI, um Aufgaben nach Ihrer Arbeitsweise zu sortieren.

Die gewünschte App sollte Ihnen mehr als eine Möglichkeit bieten, Ihre Zeit zu erfassen: manuell, mit einem Timer und durch die Verknüpfung mit einem Kalender.

So können Sie Ihre Zeit erfassen, unabhängig von Ihrer Arbeitsweise und den aktuellen Gegebenheiten.

How to Create an Invoice for Hours Worked

Need to bill for your time? Learn how to create a clear and professional invoice for hours worked with ready-to-use templates.

TMetric Blog - Time Tracking Tips and Productivity HacksDmytro Sidenko

Rechnungs- und Tarifverwaltung

Einzelarbeiter und Teams sind heutzutage auf flexible Tarife angewiesen.

Daher empfiehlt sich ein Programm, mit dem Sie je nach Auftrag, Kunde, Team oder Aufgabe unterschiedliche Tarife festlegen können. Manche Systeme passen sich der erfassten Zeit an und bewerten sogar die Komplexität des Projekts.

Budgetierung und Projektverfolgung helfen Ihnen, den Überblick zu behalten und mehr zu verdienen. Suchen Sie nach einer Budgetverfolgung mit der Option, Warnungen zu erhalten, wenn Sie sich der Obergrenze nähern.

Rechnungen erstellen

Rechnungen aus erfassten Stunden sollten einfach zu erstellen sein und Sie vor dem Versand prüfen und anpassen können. Das Programm sollte wiederkehrende Rechnungen, Vorauszahlungen und an Meilensteine gebundene Rechnungen verwalten.

Ihr eigenes Branding und Ihre eigenen Stile sorgen für einen gelungenen Look. Fügen Sie dazu Ihr Logo, Ihre Markenfarben, individuelle Werbespots und Ihren eigenen Text hinzu.

Compliance

Da die Arbeit global wird, ist die Unterstützung von Steuern und Mehrwertsteuer unerlässlich. Achten Sie auf eine Software, die verschiedene Steuerarten unterstützt, die Berechnungen für Sie übernimmt und bei internationaler Zusammenarbeit die gesetzlichen Bestimmungen einhält.

Die Unterstützung mehrerer Währungen mit Live-Swap-Kursen ist für die Zusammenarbeit mit Kunden aus anderen Ländern von Vorteil.

Zahlungsabwicklung

Integrierte Zahlungsmethoden wie PayPal, Stripe, Square und andere sorgen für einen reibungslosen Zahlungsablauf. Gute Systeme bieten mehrere Zahlungsmöglichkeiten direkt auf der Rechnung.

Sie können das System so einrichten, dass es Zahlungen im Auge behält und Kunden an überfällige Rechnungen erinnert, sodass deutlich angezeigt wird, ob noch Zahlungen eingegangen sind.

Weitere zu berücksichtigende Faktoren

• Da immer mehr Arbeit über Smartphones erledigt wird, ist es wichtig, dass die App auch in einer mobilen Version verfügbar ist.
• KI kann Ihre Arbeitsweise analysieren, bessere Tarife anbieten und den Geldfluss anhand früherer Entwicklungen abschätzen.
• Die Integration mit häufig genutzten Tools wie Slack, Asana, QuickBooks und CRM-Tools steigert die Effizienz und reduziert den Wechsel zwischen Apps.
• Verschiedene Berichte bieten Ihnen einen Überblick über Ihre Einnahmen und die aufgewendete Zeit.
• Um vertrauliche Informationen zu schützen, müssen die Tools DSGVO-konform sein.

Top-Zeiterfassungstools mit Rechnungsstellung

TMetric – Optimal für Freelancer und Agenturen

TMetric berechnet die korrekten Gebühren und macht manuelles Zählen überflüssig.

Abrechnungs- und Fakturierungsfunktionen

Das Abrechnungssystem von TMetric bietet zwei Möglichkeiten:

• Sie können Rechnungen direkt nach der Anmeldung erstellen.
• Oder Sie senden vollständige Berichte, die bereits als abgerechnet gekennzeichnet sind. Das funktioniert ganz einfach.

Die Abrechnung erfolgt fehlerfrei, da sie direkt auf den von Ihnen erfassten Stunden basiert. Kein manuelles Zählen mehr!

Nutzer können Bargeldlimits für Projekte festlegen, Kosten im Blick behalten und die Budgetverwendung einsehen (diese Informationen sind über Berichte abrufbar).

Das Vergütungssystem basiert auf Stundensätzen, Projektvergütungen und Projektkostenverfolgung.

TMetric ermittelt die Projektkosten anhand von Teamsätzen und aufgewendeter Zeit und vereinfacht so die Ermittlung der abrechenbaren Stunden.

💡 Die Website berechnet die Vergütung auch anhand der erfassten Stunden.

Anwendungsbeispiel 🧑‍💻

Eine Gruppe, die Web-Werbung erstellt, nutzt TMetric zur Zeiterfassung für zahlreiche Kundenaufträge. Das Team erfasst die Stunden beim Schreiben, Gestalten und Planen mit einem Webtool.

Am Monatsende erstellt der Projektleiter Rechnungen auf Grundlage der erfassten Zeit mit unterschiedlichen Stundensätzen für Designer (75 €/Stunde), Autoren (60 €/Stunde) und Planer (90 €/Stunde).

Das System berechnet den Gesamtbetrag und versendet eine übersichtliche CSV-Rechnung, die angepasst und an Kunden gesendet werden kann.

Vorteile

Zeiterfassungsdaten fließen direkt in die Rechnungsstellung ein, ohne manuelle Dateneingabe, da TMetric über 50 Integrationen mit gängigen Systemen, einschließlich QuickBooks, bietet.

Funktioniert auf Desktop-PCs, Mobilgeräten und in Webbrowsern mit Echtzeitsynchronisierung.

Nutzer können Projektbudgets festlegen und erhalten Benachrichtigungen, wenn sie sich dem Limit nähern.

Manuelle Fehler bei der Zeitberechnung und Abrechnung werden vermieden.

Nutzer können Tarife für Projekte, Aufgaben und Kunden festlegen.

Nachteile

Erweiterte Abrechnungsfunktionen sind im kostenpflichtigen Tarif verfügbar.

Preise

Für Einzelpersonen im kostenlosen Tarif verfügbar. Tarife beginnen bei 5 $ pro Nutzer und Monat.

Unter den Tools für Rechnungsstellung und Zeiterfassung sticht TMetric hervor, da es die Anforderungen von Teams jeder Größe und Agenturen problemlos erfüllt. Es eignet sich für alle, die eine übersichtliche Zeiterfassung mit einfacher Rechnungserstellung statt komplexer Abrechnungsschritte wünschen.

👉 Testen Sie TMetric für Rechnungsstellung und Abrechnung

Toggl Track – Am besten für kleine Teams

Selbst für technisch nicht versierte Nutzer ist die Stundenerfassung mit der benutzerfreundlichen Zeiterfassung per Mausklick von Toggl Track ein Kinderspiel.

Funktionen für Abrechnung und Rechnungsstellung

Erstellen Sie PDF-Rechnungen direkt im Geschäft basierend auf der erfassten Zeit, der Konfiguration der abrechenbaren Tarife nach Kunde/Projekt, Ausgaben, Arbeitszeitnachweisen mit Autorisierungsschemata, aufgabenbasierter Budgetierung und Integrationen mit QuickBooks und Xero.

Vorteile

Einfache Zeiterfassung mit umfassenden Berichten – ideal als Abrechnungs- und Fakturierungstool. Der großzügige kostenlose Tarif ermöglicht eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern. Die Rechnungstools füllen die Rechnung automatisch mit den Informationen aus dem Zeitbericht aus. Die benutzerfreundliche Oberfläche ist besonders für Kleinunternehmer geeignet (und empfehlenswert). Die hervorragenden mobilen Apps ermöglichen die mobile Zeiterfassung.

Nachteile

Im Vergleich zu einer speziellen Abrechnungssoftware bietet es nur wenige erweiterte Rechnungsfunktionen, keine integrierte Zahlungsabwicklung (erfordert Integration), keine erstklassigen Projektmanagementfunktionen und nur eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten für Rechnungen.

Preise

Der kostenlose Tarif bietet keine Nutzerbegrenzung und eine einfache Zeiterfassung.
Der Starter-Tarif kostet 10 $ pro Monat und Nutzer. Er bietet abrechenbare Tarife und die Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen.

👉 Testen Sie Toggl Track für die Abrechnung

Harvest – Am besten für Dienstleistungsunternehmen

Harvest zeichnet sich durch sein Kundenportal aus. Kunden können Rechnungen und Projektfortschritte in Echtzeit einsehen und so Transparenz und Vertrauen fördern.

Abrechnungs- und Rechnungsfunktionen

Die Rechnungsfunktion basiert auf einer professionellen Rechnungserstellung mit zahlreichen Anpassungsmöglichkeiten.

Nutzer können Rechnungen mit ihrem Markennamen erstellen und das Firmenlogo, bestimmte Farben und persönliche Nachrichten hinzufügen.

Die Plattform bietet außerdem verschiedene Zahlungsoptionen wie Kreditkarten, PayPal und Stripe für schnelle Transaktionen.

Das Abrechnungssystem umfasst automatisierte Rechnungserinnerungen, wiederkehrende Abrechnungen mit Kunden mit festem Vertragsverhältnis und eine Kostenverfolgung.

Harvest analysiert außerdem die Projektrentabilität in Echtzeit und verfolgt das Projektbudget, um Unternehmen fundiertere Entscheidungen hinsichtlich Preisgestaltung und Ressourcenzuteilung zu ermöglichen.

Vorteile

Reibungsloser Abrechnungsprozess: Erfasste Zeit- und Kostenaufwände werden automatisch in professionelle Rechnungen umgewandelt und können mit nur einem Klick erstellt werden.

Bequeme Kundenzahlung: Dank der integrierten Online-Zahlungsabwicklung können Kunden ihre Rechnungen direkt per Kreditkarte oder PayPal bezahlen.

Hervorragendes Reporting: Detaillierte Berichte zur Projektrentabilität nach Projekt, Kunde und Teammitglied ermöglichen Entscheidungen zur Optimierung der Preisgestaltung und Ressourcenverteilung.

Nachteile

Der kostenlose Tarif ist auf einen Benutzer und zwei Projekte beschränkt und daher für ein wachsendes Team nicht optimal geeignet.

Preise

Der kostenlose Tarif ist für einen Benutzer und zwei Projekte verfügbar.

Pro-Tarif: 11 $ pro Benutzer und Monat.

👉 Testen Sie Harvest für die Rechnungsstellung

FreshBooks – Am besten für umfassende Zahlungsabwicklung

FreshBooks ist in erster Linie ein Tool für die Buchhaltung, eignet sich aber dank leistungsstarker Projekt- und Zeitmanagementfunktionen auch für die Zeiterfassung und Abrechnung.

Es ist für kleine Unternehmen konzipiert, die ihre Finanzen, Rechnungen und Arbeitszeiten zentral verwalten möchten.

Rechnungs- und Abrechnungsfunktionen

FreshBooks bietet erweiterte Rechnungsstellung und automatisierte Abrechnung. Nutzer können außerdem professionelle Vorlagen verwenden. Das Tool bietet außerdem eine umfassende Zahlungsabwicklung.

Zahlungen sind in mehreren Währungen möglich.

Es übernimmt alle Steuerberechnungen und lässt sich mit den wichtigsten Zahlungsabwicklern integrieren.

Nutzer können die automatische Rechnungserstellung aktivieren. Diese beinhaltet die Zeiterfassung und individuelle Freigaben.

In der Rechnungsstellung stehen Funktionen wie die Berechnung von Verzugsgebühren, Zahlungserinnerungen und detaillierte Finanzberichte zur Verfügung.

Mit FreshBooks können Sie ganz einfach Kostenvoranschläge und Angebote erstellen und Verträge verfolgen – praktisch den gesamten Kundenlebenszyklus.

Vorteile

Nutzer erhalten ein umfassendes Finanzmanagement inklusive umfassender Rechnungsstellung.
Sie können detaillierte Projektvorschläge erstellen.

Rechnungsstellung und Zahlungserinnerungen lassen sich automatisieren.

Eine integrierte Steuerberechnung ist verfügbar.

Das Tool bietet Dateifreigabefunktionen.

Nachteile

Der Funktionsumfang kann überwältigend sein. Es fehlt ein erweitertes Projektmanagement-Modul.

Preise

Es ist im Lite-Tarif für 8,40 $ pro Monat für bis zu 5 Kunden und in anderen kostenpflichtigen Tarifen verfügbar, darunter auch im Plus-Tarif für 15,20 $ pro Monat für bis zu 50 Kunden.

👉 Testen Sie FreshBooks für die Rechnungsstellung

Clockify – Am besten für wachsende Teams

Clockify ist eine kostenlose Zeiterfassungs-App mit vollständiger Abrechnungsfunktionalität ohne die üblichen finanziellen Grenzen. Die Plattform ist für Teams jeder Größe konzipiert und bietet gleichzeitig Funktionen auf Unternehmensebene.

Rechnungsstellungs- und Abrechnungsfunktionen

Die Rechnungsstellungsfunktion von Clockify ermöglicht die Erstellung hochwertiger Rechnungen auf Basis der Zeiterfassung.

Die Plattform bietet verschiedene Abrechnungssätze, projektbezogene Gebühren und eine umfassende Kostenüberwachung.

Rechnungsvorlagen können individuell angepasst, Unternehmen mit ihrem Branding versehen und eine automatische Rechnungserstellung basierend auf der Zeiterfassung konfiguriert werden.

Die Abrechnungssoftware bietet Funktionen zur Kundenverwaltung, Zahlungsüberwachung sowie einfache Buchhaltungsfunktionen.

Clockify bietet außerdem umfassende Rentabilitätsanalysen und Projektbudgetierung, die Unternehmen bei der Optimierung ihrer Preisgestaltung unterstützen.

Vorteile

Erweiterte Zeiterfassung und einfache Rechnungsstellung sind kostenlos.

Keine Teamgrößenbeschränkung, auch in der kostenlosen Version.

Umfassende Analyse- und Zeiterfassungsberichte.

Kompatibel mit allen Geräten und Betriebssystemen.

Minimale Konfiguration und schnelle Implementierung.

Nachteile

Nutzer berichten von Störungen und allgemeiner Instabilität bei der Arbeit mit der mobilen App.

Die App ist nicht für komplexe Abrechnungsanforderungen geeignet.

Die Berichtsanpassung ist eingeschränkt.

Preise

Der kostenlose Tarif ist für eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern und Projekten verfügbar. Kostenpflichtige Tarife mit Rechnungsstellung beginnen bei 5,49 $ pro Nutzer und Monat.

👉 Testen Sie Clockify für die Rechnungsstellung

TimeCamp – Das Beste für Rechnungsstellung und Budgetüberwachung

TimeCamp bietet eine leistungsstarke Zeiterfassungs- und Rechnungssoftware, die automatische Zeiterfassung und umfassende Rechnungen kombiniert.

TimeCamp eignet sich ideal für Teams, die detailliert nachvollziehen möchten, wie die Zeit in Projekten genutzt wird. Es bietet eine ganzheitliche Sicht auf Projekte mit verschiedenen Kunden.

Rechnungs- und Abrechnungsfunktionen

TimeCamp bietet eine Rechnungsstellung, die Rechnungen auf Basis der erfassten Zeit generiert. Es unterstützt verschiedene Abrechnungssätze und Währungen.

Nutzer finden eine Bibliothek mit anpassbaren Rechnungsvorlagen. Die Software bietet einen automatisierten Abrechnungsservice.

Ein weiterer Vorteil ist die Integration mit gängiger Buchhaltungssoftware.

So können Nutzer Ausgaben verfolgen, Vorschüsse verwalten und wiederkehrende Rechnungen erstellen.

Die Abrechnungsfunktionen umfassen detaillierte Rentabilitätsanalysen, die Verfolgung von Projektbudgets und den Zugang zum Kundenportal.

Um die Rechnungsstellung zu optimieren, bietet das Tool Unternehmen Berichte, um ihre profitabelsten Projekte und Kunden zu verstehen.

Vorteile

Es zeichnet die Arbeit auf allen Apps und Websites auf.

Umfassende Berichte und Einblicke in die geleistete Arbeit.

Es unterstützt verschiedene Tarifarten und Abrechnungsmethoden.

Es eignet sich gut für die Budgetverfolgung und den Erhalt von Ausgabenwarnungen.

Nachteile

Eingeschränkte Funktionalität auf Mobilgeräten

Probleme mit der Offline-Verfolgung

Preise

Der Starter-Tarif kostet 2,99 $ pro Nutzer und Monat. Verfügbar für unbegrenzte Nutzer und unbegrenzte Projekte.

👉 Testen Sie TimeCamp für die Rechnungsstellung

Paymo – Am besten für Rentabilitätsanalysen

Paymo ist eine der besten Zeiterfassungssoftwares mit Rechnungsfunktion. Neben einer robusten Zeiterfassung bietet sie ihren Nutzern auch Kostenvoranschläge und Rechnungserstellung.

Die Plattform ist die ideale Lösung für professionelle Dienstleister und Unternehmen, die Projekte und Zahlungen verwalten müssen.

Rechnungs- und Abrechnungsfunktionen

Paymo verfügt über ein einfaches Rechnungssystem, das mit Projektmanagementfunktionen integriert ist. Sie können Rechnungen basierend auf Projektaufgaben erstellen – die Informationen zu Zeiteinträgen werden automatisch berücksichtigt.

Sie können zwischen verschiedenen Abrechnungsmethoden wählen und Filter für die Berechnung von Stundensätzen, Festpreisen und Vorschüssen festlegen.

Der große Vorteil für Unternehmen ist die Erstellung professioneller Rechnungen direkt im Tracker.
Zusätzlich stehen Ihnen individuelles Branding und automatische Zahlungserinnerungen zur Verfügung.

Das Abrechnungsmodul ermöglicht die Erfassung von Ausgaben und die Berechnung von Steuern. Zudem ist eine Integration mit Buchhaltungssoftware möglich.

Mit Paymo erhalten Sie detaillierte Rentabilitätsanalysen für Projekte und können Kundenzahlungen verfolgen.

Vorteile

Das Tool bietet ein vollständiges Projektmanagement von der Planung bis zur Zahlung.

Die Ausgabenverfolgung ist eine große Hilfe für Unternehmen, die ihre Preise und ihren Cashflow optimieren möchten.

Nutzer können Rechnungen für Aufgaben und das Erreichen bestimmter Meilensteine erstellen.
Es stehen anpassbare Vorlagen für Rechnungen und Angebote zur Verfügung.

Nachteile

Der kostenlose Tarif ist eingeschränkt.

Im kostenpflichtigen Tarif können Sie nur wiederkehrende Rechnungen erstellen und Daten verschieben.

Preise

Der kostenlose Tarif unterstützt 5 Nutzer und 10 Projekte. Der Starter-Tarif kostet 5,90 $ pro Nutzer und Monat.

👉 Testen Sie Paymo für die Rechnungsstellung

Vergleichstabelle: Funktionen im Überblick

Alle Tools sind einzigartige Lösungen für Zeiterfassung und Rechnungsstellung, die Sie optimal an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

TMetric bietet die optimale Balance zwischen Benutzerfreundlichkeit und Abrechnungsfunktionen, und Toggl Track verfügt über die benutzerfreundlichste Oberfläche.

Harvest bietet die beste professionelle Abrechnung, FreshBooks bietet alle Funktionen der Buchhaltung und Clockify ist stolz auf seinen kostenlosen Tarif.

Die meisten Plattformen bieten eine kostenlose Testversion an, mit der Sie die Dienste vor dem Abonnement testen können.