Der Umgang mit Risiken in der agilen Transformation

Agile Methoden sind tief im Bereich der Softwareentwicklung verwurzelt. Dank ihrer Fähigkeit, produktive Veränderungen in Unternehmen herbeizuführen, sind sie inzwischen in der gesamten digitalen Unternehmergemeinschaft verbreitet.

Die Techniken der agilen Entwicklung werden heutzutage von bis zu 97 % aller Unternehmen angewandt. Obwohl die Vorteile von agilen Methoden auf der Hand liegen, bringt ihre Implementation auch eine Reihe an Risiken mit sich, die bedacht werden sollten.

Lesen Sie weiter, um diese Risiken erkennen zu können und zu erfahren, wie Sie die notwendigen Schritte einleiten, um das Beste aus der agilen Transformation für Ihr Unternehmen herauszuholen.

Definition von agiler Transformation

Im Grundsatz bedeutet agile Transformation die Anpassung von betrieblichen Standards und die Veränderung von vertikalen Managementstrukturen zu eigenständigen, selbstverwalteten Einheiten. Dies erlaubt funktionsübergreifenden Teams - etwa in den Bereichen Verkauf, Personal, Marketing und IT - eine reibungslose Zusammenarbeit.

Im Vergleich zu der Konkurrenz sind agil transformierte Unternehmen zudem besser in der Anpassung an spontane Veränderungen und schneller in der Lieferung von Leistungen oder Produkten. In der Folge kann auch ein höheres Niveau im Kundenservice und hierdurch eine höhere Kundenzufriedenheit erreicht werden.

Richtig angewandt und an den Prinzipien der strategischen Agilität orientiert, legt agile Transformation den Grundstein für den garantiert effizienten Betrieb eines Unternehmens.

Langfristig bedeutet die agile Transformation Folgendes:

✔️ Teams zur Entscheidungsbildung befähigen

✔️ Ausrichtung der gesamten Teamleistungen auf einen bestimmten Zeitrahmen

✔️ Ein hohes Maß an Einbindung des Produkteigentümers in allen Stufen des Projektmanagements

✔️ Minimierung von Risiken durch erhöhte Flexibilität und Reaktionsfreudigkeit innerhalb des Aufgabenzeitraums

✔️ Erhöhung der Effektivität von Unternehmen

Das Beste aus agiler Transformation herausholen

Einem Bericht der Boston Consulting Group zufolge optimiert agile Transformation die Kosteneffizienz von Unternehmen, indem Ausgaben um 25-35 % verringert werden, während die Einführungszeit von Produkten und Services um 100-200 % verkürzt wird.

Falls Sie hiervon nicht bereits überzeugt sein sollten, stellen wir Ihnen nun die fünf besten Gründe vor, weswegen agile Transformation nützlich für Sie und Ihr Unternehmen ist.

Agilität ist ein Beschleuniger

Agilität ist gleichbedeutend mit Projektflexibilität. Von der Reaktion auf Kundenanforderungen über die Zeitverteilung für Produktprüfung bis hin zur effektiven Verwaltung von Ressourcen - die agile Transformation ermöglicht Unternehmen, all diese Bereiche mit einer hohen Anpassungsfähigkeit zu behandeln. Demzufolge können Unternehmen schnell kundenspezifische Lösungen liefern.

Agilität fördert Zusammenarbeit

Durch die Anwendung des iterativen Modells der Agilität können Produkteigentümer, Teams und Kunden im Vergleich zu traditionellen Ansätzen des Projektmanagements effizienter zusammenarbeiten. Mithilfe von projektspezifischer Software und Apps wirken Teammitglieder nahtlos in Echtzeit zusammen.

Agilität erzeugt Verantwortung

Sie befähigt Teams, Manager und Kunden dazu, Vorschläge zu Produktanforderungen zu erstellen, zu verändern und zu bewilligen. Dies baut nicht nur ein Arbeitsmodell auf, in welchem der Kunde im Mittelpunkt steht, sondern erzeugt auch Verantwortung für alle, die in das Projekt involviert sind.

Agilität “aktualisiert” Ihr Unternehmen

Letztendlich verfolgt der agile Ansatz das Ziel, sich in Echtzeit auf die Bedürfnisse und das Feedback des Kunden auszurichten. Der Begriff der Agilität impliziert, dass Teams innerhalb von Projekten sich “am Rand des Unternehmens” und somit möglichst nah am Kunden befinden. Hierdurch können die Teams Gelegenheiten für qualitative Verbesserungen in sehr kurzer Zeit nutzen.

Agilität steigert Teamwork

Agilität erkennt Teamwork als entscheidenden Faktor innerhalb des Geschäftsbetriebs an. Durch die Einführung von Agilität als Arbeitsmechanismus wird die effiziente Verteilung von Arbeitsbelastungen im Team zu einem Schwerpunkt in der Ausrichtung des Arbeitsablaufs.

Was sind die Risiken von agiler Transformation?

Die agile Transformation bietet wertvolle Vorteile. Es ist daher nicht verwunderlich, dass auch viele der größten Unternehmen agil werden.

Ein großer Nutzen kann jedoch auch große Risiken beinhalten. Die hauptsächlichen Risiken betreffen die folgenden Bereiche:

• Projekt- / Aufgabenplanung
• Zeiteinteilung in Projekten
• Kostenplanung in Projekten

Nachfolgend tauchen wir tiefer in die Risiken von agiler Transformation ein und erklären, wie Sie am besten darauf reagieren.

Risiken von agiler Transformation: Übersicht und Lösungen als Hilfestellung

📅 Projektplanung

Ein Grundstein der agilen Transformation ist das Konzept von Iterationen oder vorgeplanten Schritten, um wiederholt Aufgaben durchzuführen, bis ein hochqualitatives und hochwertiges Produkt entsteht.

Um dies zu realisieren, wird ein Projekt in Stufen aufgeteilt, die mit dem Erreichen bestimmter Leistungen bezeichnet werden, anstatt ein großes Ziel zu setzen. Durch Agilität wird den Teams erleichtert, Ergebnisse im Einklang mit dem Zeitplan und den Anforderungen des Projekts an die Kunden zu liefern.

Da die Projektanforderungen sich jedoch aufgrund von Kundenfeedback und Planung verändern, können Iterationen in agilen Projekten chaotisch (und frustrierend) werden.

Wie können Sie also verhindern, dass Flexibilität im Zuge der agilen Transformation in Chaos umschlägt?

Anwender von Agilität empfehlen eine transparente und flexible Planung. So können Teams, die mit einem leistungsfähigen Tool für visuelle Planung und Einteilung ausgestattet sind, zusammenarbeiten und die entsprechenden Leistungen für den Kunden effektiv erreichen.

Könnte es einen besseren Weg geben als hierfür ein Gantt-Diagramm einzusetzen?

Hiermit erhalten Sie die Möglichkeit, den Projektplan sofort und der Reihenfolge nach zu visualisieren, so dass Teams ihre Aufgaben erledigen und nahtlos zur nächsten Projektstufe übergehen können. Das Beste daran ist, dass Sie einfach Jira damit erweitern können - eines der besten Projektmanagement-Programme für agile Ansätze. Dies kann mit Apps für Gantt-Diagramme erreicht werden, wie etwa das WBS Gantt-Diagramm für Jira.

Die Nutzung dieser Gantt-Diagramm-Lösung für Jira erlaubt es Ihnen, mithilfe von einer intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche Aufgabenzusammenhänge zu visualisieren und Ressourcen zu verteilen. Eine visuelle Lösung für Projektplanung reduziert außerdem erheblich das Risiko für Planungskonflikte. Somit kann Ihr Team erfolgreich Iterationen abschließen und Meilensteine im Projekt erreichen, bevor es mit der nächsten Projektstufe fortfährt.

Letztendlich können Teams hierdurch produktiv arbeiten (ohne die Frustration) - auch mit schnell wechselnden Projektanforderungen.

⏱️ Zeiteinteilung in Projekten

Seien wir ehrlich: Wir leben in einer Welt, in der die schnelle Reaktion auf eine Veränderung bessere Geschäftschancen hervorbringen kann. Teams, die Veränderung begrüßen und sich schnell an ständig wechselnde Projektanforderungen innerhalb einer bestimmten Frist anpassen, haben dem Kunden gegenüber einen Wettbewerbsvorteil.

Die Unfähigkeit hierzu ist ein großes Risiko für eine effektive agile Transformation.

Die Lösung besteht in der Nutzung einer automatischen Zeiterfassung. Somit können Teams effizient Zeit einteilen und verbesserte Produkte oder Leistungen innerhalb einer Frist an den Kunden liefern. Auch Personalabteilungen kommt dies zugute, da die automatische Zeiterfassung sich auch um genaue Arbeitszeitberechnungen kümmert!

TMetric ist ein schon lange von agilen Teams bevorzugtes, automatisches Zeiterfassungs-Tool, das die präzise Kontrolle des Projektfortschritts hinsichtlich der zugewiesenen Aufgaben erlaubt.

Mit der automatischen Zeiterfassung von geplanten Aufgaben können Teams sogar die Gründe für ihre Misserfolge im Zeitmanagement herausfinden. Vielleicht haben sie während der Bearbeitung ihrer Aufgaben zu oft ihre E-Mails überprüft? Wir wissen alle, wie sehr ungeplante Wechsel von Aufgaben große Verluste in der Produktivität bewirken können!

Mit einem zuverlässigen Zeiterfassungs-Tool können Projektmanager frühzeitig im Projektzyklus sowohl die Zeitnutzung als auch die Rentabilität der Zeitinvestition evaluieren. Zudem können sie Probleme im Zeitmanagement von vorneherein vermeiden und die Teams zu Höchstleistungen befähigen.

💰 Kostenplanung in Projekten

Im Gegensatz zur Wasserfall-Methode weisen agile Entwicklungen festgelegte Zeiten und Ressourcen auf, wobei der Umfang unterschiedlich ist. Hierdurch wird das magische Dreieck hervorgerufen. Das falsche Management von Ressourcen wie dem Budget ist ein sicherer Weg, um agile Projekte (und gesamtheitlich die agile Transformation) zum Stillstand zu bringen.

Dieses Missmanagement verursacht gewöhnlich Risiken in der Projektkostenplanung wie Unter- oder Überberechnung, Erschöpfung von Mitteln und im schlimmsten Fall sogar das Nichtvorhandensein eines soliden Kostenplans.

Um dies zu vermeiden, machen Projektmanager von der Teamgeschwindigkeit Gebrauch, oder auch der Summe der geleisteten Arbeit per Iteration. Aufgrund von vorherigen Einschätzungen können Manager und Teams daher auch mit einem ständig wechselnden Umfang die Projektkosten hinsichtlich der Aufgaben definieren.

Eine der besten Finanzlösungen für die Anwendung im agilen Geschäftsmodell ist Zoho. Mit diesem Tool können Sie eine Kostengrenze festlegen und erhalten bei Erreichen des Limits eine Warnung, um weitere Überschreitungen zu vermeiden. Es gibt ebenfalls eine Funktion, um zwischen der Kostenplanung von Projekten mit Festpreisen oder Stundensätzen zu navigieren.

Mit Optionen für die Kostenplanung von sowohl preislich festgelegten als auch stundenbasierten Projekten können Teams die bestmögliche Arbeit innerhalb ihrer Kapazitäten leisten und Unternehmen ihre Kunden präzise abrechnen.

Abschließendes Fazit

Obwohl agile Transformation Risiken hinsichtlich der Planung von Aufgaben, Zeit und Ressourcen birgt, profitieren Unternehmen von einem reaktionsfreudigen Arbeitsablauf und hochwertigen Ergebnissen, sobald sie erfolgreich implementiert wird.

Durch ein umfassendes Verständnis der Risiken können Sie die besten Lösungen wählen, um sie zu verringern und eine erfolgreiche agile Transformation für Ihr Team und Ihr Unternehmen zu gestalten.