Die besten Methoden für die Zeiterfassung von Mitarbeitern

Zeiterfassung für Teams spart Zeit und Geld, ohne die Qualität der Leistung zu beeinträchtigen. Mit unserer hier aufgeführten Liste von Methoden können Sie die Zeiterfassung für Ihr Team auf eine neue Stufe heben.

Wie erfasst man Zeit für ein großes Team? Ist es anders als bei einem kleinen Team? Was ist zu tun, wenn man ein entferntes Team managen muss? Wie lassen sich die gesammelten Zeitdaten am besten nutzen, so dass Ihr Team relevantes Feedback bekommt? Dies ist die unvollständige Liste an Fragen, die sich ein Manager stellt, wenn er die richtige Entscheidung für die Zeiterfassung des Teams treffen muss.

Um eine Überforderung zu vermeiden, gibt es unsere Liste der Methoden für die Zeiterfassung, um sowohl örtliche als auch verteilte Teams jeder Größe zu verwalten.

Team-Zeiterfassung: So handeln die Profis

Bevor wir tiefer eintauchen, sollte angemerkt werden, dass Zeiterfassung von Einzelpersonen mit grundlegenden Funktionen auskommt, während Zeiterfassung von Teams nicht nur genau, sondern auch auf die Zusammenarbeit ausgerichtet sein muss.

Dies bedeutet, dass folgende Merkmale Ihrer Zeiterfassungs-Software für Teams ein Muss sind:

• Automatische Erfassung von Arbeitszeit (inklusive Offline-Modus)
• Integrierte Funktionen für Rechnungserstellung / Abrechnung / Aktivitätskontrolle / Berichterstattung.

Die Methoden der Zeiterfassung, von denen Ihr Team profitieren wird:

Aufgaben hinzufügen ➕

Wählen Sie Zeiterfasser aus, welche diese Methode erlauben, da Sie auf diese Weise alle wichtigen Arbeitsprozesse innerhalb des Teams abstimmen können. Das Hinzufügen von Aufgaben bedeutet, dass Sie die Zeit für mehrere Aufgaben erfassen können, unabhängig von der Größe des Teams. Ein weiterer Hinweis: Nutzen Sie Zeiterfasser, die ein schnelles Hinzufügen von Aufgaben zulassen. So können Sie die Produktivität Ihres Teams noch mehr erhöhen.

Ablenkungen vermeiden 📛

Wenn Sie Arbeitszeit effektiv gestalten wollen, muss sie frei von Ablenkung sein. Eine großartige Möglichkeit, das Arbeiten in einem Zeitblock zu üben, ist die Nutzung eines Zeiterfassers mit einem Timer und einer Zeitleiste, die den Arbeitstag visualisiert. Indem EINE vorliegende Aufgabe bearbeitet wird, orientiert sich das Team an den Grundprinzipien des Zeitmanagements und arbeitet konzentriert.

Projekte erstellen 📈

Jede kreative Arbeit sollte mit dem Erstellen eines Projekts beginnen. Auf diese Weise lassen sich alle Leistungen Ihres Teams innerhalb des Projekts sowie die geschätzte Zeit für die Fertigstellung leicht überblicken und analysieren. Indem Sie diese einfache Methode anwenden, verwalten Sie eine gemeinsame Arbeitsaufgabe klar und transparent hinsichtlich der Beiträge von jedem Teammitglied.

Pausenzeiten erfassen ⚓

Statt Pausen- und Abwesenheitszeiten am Ende des Tages zu erfassen, nutzen Sie eine Zeiterfassung für Mitarbeiter mit einer Funktion, die Inaktivität bemerkt.

Grundlagen der Zeiterfassung erklären 👩‍💻

Bevor Sie das Projekt starten, ob klein oder groß, fassen Sie die Grundlagen der Zeiterfassung zusammen, die Sie von Ihrem Team erwarten. Indem Sie die Wichtigkeit von Zeiterfassung erläutern, profitieren Sie davon, dass Ihr Team ein Verständnis für das Zeitmanagement bestimmter Projekte entwickelt.

Zeitdaten nutzen ✍

Heutzutage sind Zeiterfasser vollumfängliche Produkte mit hohen Speicherkapazitäten. Ermutigen Sie Ihr Team, Daten zu allen bearbeiteten Aufgaben und Projekten einzugeben, um die Berichterstattung und Gehaltsabrechnung leicht zu gestalten.

Berichte erstellen 📑

Auf diese Weise wird Ihr Team das Beste aus seinen Zeitdaten herausholen. Für Geschäftsführer ist die Nutzung der Berichtsfunktionen von Zeiterfassung mit einer Vereinfachung der Verwaltungsarbeit gleichzusetzen: Die Ausgabe von Daten und die Eingabe von Informationen zu verschiedenen Aspekten der Teamarbeit ist reibungslos.

Meetups für Updates von Zeiterfassungs-Software veranstalten 🔊

Nun, vielleicht ist es nicht notwendig, ein Meeting zu veranstalten, um die neuesten Updates von Ihrem Zeiterfassungs-Anbieter zu besprechen - vor allem nicht, wenn die Benachrichtigungen gut funktionieren. Sie zu erwähnen wäre jedoch eine vorteilhafte Ergänzung in der Agenda.

Über Zeiterfassungs-Regeln informieren 🎯

Wir legen mehr Wert auf Zeit, wenn wir nicht genug Kontrolle haben. Um die Zeitmanagement-Fähigkeiten Ihres Teams zu verbessern, ist es entscheidend, dass Sie Zeiterfassungs-Regeln ausarbeiten, an die sich alle gut halten können. Sie werden nützlich sein, um übermäßige Projektausgaben zu verhindern.

Bemühungen vereinen, um gute Teamarbeit zu fördern 👍

Minuten und Stunden an Arbeitszeit lassen langfristig viele Rückschlüsse auf die Arbeit eines Teams in einem Projekt zu. Das Vereinen von Bemühungen sowohl in der Anpassung als auch bei Vorschlägen zur Verbesserung von Zeiterfassungs-Regeln wird dabei helfen, teamübergreifende Zusammenarbeit zu verwalten und administrative Unkosten zu verhindern.

Kennen Sie Ihre Produktivitätsspitzen 🌟

In der Zeiterfassung für Mitarbeiter wird meistens nicht nur die Zeit, sondern auch die Aktivitätsstufe aufgezeichnet. Die gespeicherten Daten können genutzt werden, um die persönlichen Produktivitätsspitzen Ihrer Teammitglieder zu erkennen. Mit dem Wissen über die Leistungsspitzen können Sie einen Zeitblock zuweisen, sich auf ein hoch priorisiertes Projekt konzentrieren und die gewünschten Ergebnisse reibungslos erreichen.

Aktivitätsarten kennzeichnen 1️⃣2️⃣3️⃣

Wenn Sie die Aktivitäten kennzeichen (die meisten Zeiterfasser erlauben das Erstellen von Bezeichnungen und Komponenten), reduzieren Sie den Zeitverbrauch für die Verwaltung. Dieser einfache Tipp kann Ihre Arbeit spürbar erleichtern.

Machen Sie Zeiterfassung zu einem Teil Ihrer Arbeitskultur ⏱

Es liegt auf der Hand, dass Zeiterfassung für Mitarbeiter eine Mentalität des Wachstums innerhalb des Teams fördert, indem sie Verantwortlichkeit erschafft.

Updates bekannt geben 🔔

Wenn die Zeiterfassung Updates in der Funktionalität erhalten hat, ist es wichtig, dass Ihr Team über die Veränderungen Bescheid weiß. So kann das Team seine Bestrebungen in Einklang bringen und die neuen Gelegenheiten für die Zeiterfassung effektiv in die Arbeit integrieren.

Feedback organisieren 🥇🥈🥉

Zeitbezogene Daten können mehr als hilfreich sein, um gegenseitiges Feedback als ein wichtiges Element in der Zusammenarbeit eines Teams zu unterstützen. Zeiterfassungs-Berichte visualisieren den Fortschritt von jedem Teammitglied und verschaffen Managern eine nachträgliche Sicht auf die Erfolge und Fehlschläge des Teamworks.

Einsichten verschaffen 👓

Wir unterschätzen oft die Zeit, die wir für bestimmte Aufgaben brauchen. Mit der Zeiterfassung für Mitarbeiter kann jedes Teammitglied detaillierte Einsichten in Aufgaben und Projekte erhalten. Auf diese Weise werden die Fähigkeiten ausgebaut und darüber hinaus auch vorausschauende Fähigkeiten für zukünftige Projekte erlangt.

Teamproduktivität messen 🔢

Als Grundeinheit in der Evaluation von Projektergebnissen ist Zeit einer der wichtigsten Faktoren in der Messung von Produktivität. Die Anwendung von Zeiterfassung von Anfang an (Planung, Brainstorming, Recherche) hilft deswegen dabei, Produktivität in Zahlen umzusetzen und Rätselraten zu vermeiden, wenn es um die Transparenz der Arbeitsleistungen von Teammitgliedern geht.

Multitasking durch “Monotasking” ersetzen 🚩

Die Arbeit an einer zugewiesenen Aufgabe wird Einbrüche in der Teamproduktivität vermeiden, da sie einen konzentrierten Zustand fördert und somit den rechtzeitigen Abschluss des Projekts erlaubt.

Teamziele setzen 🏹

Die Bemühungen des Teams werden vereint. Um den Prozess zu beschleunigen, denken Sie sich unterhaltsame Anreize aus, um Ihr Team das Beste aus dem Zeiterfassungs-System herausholen zu lassen.

Machen Sie es zu einer Angewohnheit, die Vertrauen aufbaut 🤝

Wenn Ihr Team nicht an Zeiterfassung für Mitarbeiter gewöhnt ist, implementieren Sie diese schrittweise und seien Sie dazu bereit, zusätzliche Hilfestellungen anzubieten, da neue Angewohnheiten Anpassungen erfordern. Es mag mehr Zeit benötigen, als Sie erwarten. Doch es gibt nichts Ermutigenderes als vertrauensvolle Beziehungen - sie sind das Fundament, um die Ideen Ihres Teams in erfolgreiche Projekte zu verwandeln.

Integrationen nutzen 🧲

Je mehr Integrationen Ihr Zeiterfasser aufweist, umso besser. Insbesondere Integrationen mit Google, JIRA, Redmine, Asana, Trello und Quickbooks stellen sich als wertvolle Arbeitserleichterungen heraus und erlauben agilen Teams, hohe Leistungswerte zu erreichen.

Zeitberichte verifizieren 📌✅

Zusätzlich zu einem reibungslosen Arbeitsablauf hilft Ihnen die rechtzeitige Verifikation von Zeitberichten, die Teamleistung zu überblicken und gute Leistungen anzuerkennen, indem Sie positives, auf Ergebnissen basierendes Feedback geben können.

W. Probleme mit Teamleistungen erkennen 👀

Mithilfe von Berichten über Zeitdaten ist es leicht, potentielle Rückschläge zu erkennen. Die Überwachung der Leistung durch die Erfassung und Sammlung von Arbeitszeit-Informationen ist eine der effektivsten Möglichkeiten, um Missmanagement zu verhindern.

Zeitverlust durch Routinearbeit verhindern ❌

Die Anwendung von Team-Zeiterfassern mit hoher Funktionalität bedeutet, dass Sie sich von der veralteten Methode der Zeiterfassung verabschieden. Die meisten Zeiterfasser ermöglichen die automatische Eintragung von Routineaufgaben, was Ihnen Geld, Zeit und Mühe erspart.

Y. Produktivität für Ihr Team erreichen 🚀

Beziehen Sie Produktivität und persönliche Errungenschaften in die Teamziele mit ein, um eine Leistungsmentalität zu fördern, die Ihr Team auf den Weg des Erfolgs bringt.

Details beachten 🔎

Ohne übertreiben zu wollen, beinhalten Zeiterfasser Millionen von wichtigen Fakten in einem Kontrollpanel. Diese reichen von abrechnungsfähigen Stunden über Rechnungserstellung bis hin zu den Apps, welche das Team am meisten für die Arbeit in einem Projekt genutzt hat. Mit dem Wissen über die Anwendung und die Fähigkeiten eines bestimmten Zeiterfassers können Teammitglieder jede Information bis ins kleinste Detail mit einem Klick erhalten.

Abschließendes Fazit

Der größte Vorteil der Zeiterfassung für Mitarbeiter ist klar: Sie hilft Ihrem Team dabei, die Zeitaufnahmen auf Autopilot laufen zu lassen und vermeidet damit, dass die Einträge zu einem Nebenjob werden. Sie unterstützt auch Manager entscheidend, indem diese Zeiterfassung und Leistungswerte aufeinander abstimmen und somit übermäßige Feedbackrunden vermeiden können, welche die Produktion ernsthaft verlangsamen.

Sie sollten Ihre wertvolle Zeit nicht damit verbringen, die Komplikationen der Arbeitszeitberechnung zu lösen. Indem Sie die Methoden der Zeiterfassung als einen Teil der Arbeitskultur anwenden, profitiert jedes Teammitglied davon.