Cómo priorizar tus tareas cuando todo es importante
Aprende con los mejores consejos sobre gestión de tareas y del tiempo para liberar parte de la presión cada vez que tengas una docena de tareas pendientes.
El arte de establecer prioridades es una habilidad muy valiosa para cualquier empleado, ya sea de una empresa, autónomo o trabajador por cuenta propia. Sigue leyendo sobre algunos de los aspectos básicos de las prioridades y la gestión del tiempo que puedes utilizar para liberar parte de la presión que sientas la próxima vez que tengas docenas de tareas.
Incluso en nuestra época escolar, teníamos un ligero anticipo de cómo iba a ser la vida laboral: teniendo 3 exámenes la semana siguiente, ¿para cuál había que estudiar primero y cuánto? Multiplica esta sensación por cien y acabarás con el viejo estrés de cómo priorizar tareas o gestionar el seguimiento del tiempo.
A continuación, te ofrecemos algunos consejos ganadores sobre la gestión de tareas y del tiempo que puedes usar para liberar parte de la presión que sientes la próxima vez que tengas docenas de tareas.
Escribe la lista completa de tareas 🔠
Tienes que empezar por escribirlo todo. Si dejas que tu avalancha de tareas flote libremente en tu cabeza, el estrés y la confusión seguirán acumulándose. En cuanto escribas tus tareas, sentirás un alivio instantáneo y verás que no es tan aterrador como lo era en tu cabeza.
Una gran mayoría de la gente (el 83 %) prefiere las listas de tareas escritas a mano, sobre todo porque permiten la sensación tan satisfactoria de tachar una tarea cuando se termina.
Asigna valores de prioridad a cada tarea 🔝
Ahora es el momento de pasar al siguiente nivel y determinar qué tareas son prioritarias para ti y cuáles no lo son tanto. Cuando todas las tareas de tu lista sean importantes, ten en cuenta algunos de los siguientes factores:
- ¿Qué tareas tienen un plazo más ajustado?
- ¿Hay tareas que puedas aplazar al menos hasta mañana?
- ¿Cuál es el valor de cada tarea?
Los expertos recomiendan que veas el valor de cada tarea como los beneficios que obtendrás cuando termines la tarea. Así será más probable que realmente ordenes correctamente tus prioridades.
Divide las tareas grandes en tareas más pequeñas 1️⃣2️⃣3️⃣
Los libros de productividad siempre insisten en la importancia de no fijarse objetivos demasiado grandes. En lo que respecta a tu lista de tareas pendientes, esto significa no añadir tareas importantes que requieran un gran esfuerzo para terminarlas. Más bien, significa dividir una tarea grande en átomos, es decir, las tareas más pequeñas posibles que componen el trabajo.
Utiliza el poder de los hábitos atómicos y las mejoras marginales para conseguir mucho mediante pequeñas acciones. Cuando separes una tarea enorme y desalentadora en un montón de tareas más pequeñas, será mucho más fácil abordarla.
Delega lo que puedas ⏭
No debes tener dudas a la hora de delegar parte del trabajo que te está retrasando, pero que podría hacer fácilmente otra persona. Cuando se trata de gestionar prioridades, también tienes que reconocer qué tareas exigen tu conjunto específico de habilidades y experiencia, y cuáles pueden delegarse.
Estas son algunas de las plataformas en las que puedes encontrar socios fiables a los que subcontratar parte de tu trabajo:
Se trata de una base de datos de escritores que puede ayudarte con ensayos, entradas de blog, informes, libros blancos y cualquier otro tipo de material escrito.
Es la solución ideal en caso de que necesites encontrar expertos en sus respectivos campos para delegar sin preocupaciones.
Puedes subcontratar el trabajo a redactores profesionales y obtener resultados de alta calidad rápidamente.
Utiliza aplicaciones de organización y planificación 🔛
A diferencia de tus antepasados, tú tienes una gran ventaja en lo que respecta al trabajo y la productividad: ¡la tecnología! No solo nos permite automatizar tareas mundanas que no requieren creatividad ni habilidades complejas, sino que nos permite hacer un seguimiento del propio proceso de trabajo.
Estableciendo objetivos, priorizando tareas y marcándolas en una aplicación, obtendrás una gran perspectiva de tus hábitos de trabajo y tu eficacia. También es una forma estupenda de crear el hábito de crear listas de tareas y cultivarlo.
Las apps y herramientas para la productividad, la planificación del trabajo y la gestión del tiempo pueden ayudarte a crear listas de tareas dinámicas e interactivas, controlar el tiempo que tardas en terminar cada tarea, marcar las tareas prioritarias por orden y mucho más.
Asigna una parte de tiempo a cada tarea 🕐🕑
El éxito de tu lista de tareas dependerá directamente de tu capacidad para gestionar el tiempo. Por lo tanto, no solo es importante saber priorizar correctamente, sino que también necesitarás tener una idea de cuánto tiempo debería llevarte cada tarea.
Subestimar el tiempo que se tarda en terminar una tarea es, obviamente, la trampa más peligrosa a la hora de organizar y priorizar, pero sobrestimarlo también puede ser una mala idea.
Compara tus tareas con tus experiencias anteriores, las distracciones y tiempos de descanso que esperas y los posibles obstáculos. Cuanto más preciso seas, más fácil te resultará pasar de una tarea a otra.
Una de las formas más eficaces de hacer frente a los problemas de cálculo del tiempo de trabajo es utilizar una herramienta de control del tiempo.
Afortunadamente, como el mercado ofrece una gran variedad de aplicaciones de control del tiempo, puedes estudiar sus características y elegir la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades.
Cambiar entre tareas 🔀
Para algunas personas, tener varias tareas importantes entre manos y decidir terminarlas una a una es un enfoque poco eficaz. Si eres una de esas personas que prefieren la multitarea y cambiar su atención de una cosa a otra, también puedes intentarlo con tu lista de tareas.
Cuando empieces a cansarte en tu actual tarea, pasa a la siguiente hasta que estés preparado para volver a la tarea inicial. La gente suele alejarse de las tareas tomándose un «descanso», pero este descanso suele ser cualquier cosa salvo relajante si tus tareas siguen en el fondo de tu mente.
Conclusión 🆗🆒
Si alguien te dice que priorizar es fácil, solamente significa que aún no ha tenido la maravillosa oportunidad de verse abrumado por varias tareas igualmente importantes.
No te preocupes, el estrés y la confusión que sientes son normales, únicamente necesitas tener un plan en marcha para abordarlos.
Empieza con una lista básica de tareas y sigue a partir de ahí: todo es más fácil una vez lo ves escrito.
Sobre el autor
Nicole Garisson es una escritora profesional que colabora con algunos de los mejores sitios web de redacción de ensayos, como GrabMyEssay. Actualmente, asiste a un curso universitario de Marketing Digital donde amplía sus conocimientos sobre redes sociales y redacción de contenidos.