10 pasos para mejorar tus habilidades de gestión del tiempo

Dada su naturaleza no renovable, el tiempo es nuestro recurso más valioso.

Ya sea que se trate de medir el compromiso de los empleados en una gran empresa o de alcanzar las metas de esos propósitos de Año Nuevo que nunca compartimos públicamente, unas habilidades avanzadas de gestión del tiempo garantizan el éxito, pues resultan igualmente importantes tanto en el ámbito profesional como en el personal.

Además, en el mundo pospandémico, marcado por las pérdidas, el valor del tiempo será mayor. Por ello, adaptarse a la realidad en un contexto de gran incertidumbre y buscar formas prácticas de mejorar la gestión del tiempo resulta más relevante que nunca.

Sigue estos 10 pasos sencillos y probados que enumeramos a continuación, y podrás mejorar tu gestión del tiempo sin esfuerzo adicional.

Establece objetivos para mejorar la gestión del tiempo

¿Por qué necesitamos objetivos?

Desde una perspectiva más amplia, la falta de un propósito genera inquietud, lo que conduce a la falta de disciplina y a la procrastinación. Por ello, los objetivos son un componente clave de la gestión del tiempo, ya que contribuyen a:

• trazar una hoja de ruta para los proyectos;
• lograr un desempeño constante en las tareas.

Esto plantea la cuestión de cómo establecer objetivos inteligentes para mejorar la gestión del tiempo y qué ejemplos ilustran este tipo de objetivos.

Cómo establecer objetivos para mejorar la gestión del tiempo

Para establecer objetivos destinados a mejorar la gestión del tiempo, es fundamental tener en cuenta lo siguiente:

• Los objetivos pueden ser específicos o generales. Sin embargo, para cada tarea, deben estar claramente definidos y ser precisos (qué haces, por qué lo haces y cuándo empiezas y terminas).
• Se pueden establecer objetivos para proyectos inmediatos o a largo plazo. En el ámbito empresarial, es obligatorio dejarlos por escrito para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales e internos.
• Al fijar objetivos, es importante identificar los posibles obstáculos que puedan dificultar el avance hacia la obtención de los resultados esperados. Un obstáculo puede ser cualquier cosa, desde la falta de conocimientos sobre cómo realizar una tarea hasta la imposibilidad de acceder a los materiales necesarios para completarla. Una vez identificado el obstáculo, resulta más sencillo encontrar una solución.

Prioriza tu trabajo

La falta de priorización genera estrés y fatiga.

Para afrontar eficazmente los imprevistos, es importante recordar que las prioridades no deben volvernos rígidos.

Por el contrario, para obtener resultados debemos ser flexibles y adoptar un enfoque proactivo; esto nos ayudará a adaptarnos a los cambios sin recriminarnos ni perjudicar nuestra gestión del tiempo.

Existen numerosas técnicas para dominar el arte de priorizar. Una de ellas consiste en identificar aquellas actividades que requieren el menor esfuerzo pero generan los mejores resultados, y centrarse en ellas.

A continuación, analizamos este paso con mayor detalle y ofrecemos consejos prácticos para priorizar y gestionar mejor el tiempo.

Hazlo, aplázalo, delégalo o deséchalo para una mejor gestión del tiempo

Para gestionarlo todo, debemos centrarnos en las «4 D»: Hacer, Posponer, Delegar y Descartar.

Una vez que hayas elaborado tus planes, evalúalos utilizando estas categorías.

Cómo aplicar las acciones de hacer, delegar, posponer y descartar para mejorar tu gestión del tiempo

Retira de la lista aquellos planes que puedas posponer (consérvalos utilizando tu herramienta de gestión de ideas o una similar).

Elimina aquellos planes que puedas descartar.

Presta especial atención a aquellas tareas que puedas delegar: dominar el arte de la delegación no es tan sencillo como parece y requiere preparación, tanto para asignar la tarea a la persona adecuada como —y esto es lo más importante— para instruirla sobre cómo llevarla a cabo.

Ahora puedes centrarte en lo que es factible realizar.

Al incorporar esta estrategia a tu rutina diaria, obtendrás una visión general inmediata de todos los proyectos y tareas pendientes, independientemente de su complejidad.

Cómo mejora la gestión de tu tiempo: Clasificar las tareas según el método de las «4D» ayuda a automatizar la toma de decisiones y a determinar qué asuntos requieren atención inmediata y cuáles pueden posponerse sin temor a consecuencias negativas.

Deja de hacer varias cosas a la vez

En el vertiginoso mundo actual, hacer malabarismos con múltiples tareas puede parecer un trabajo a tiempo completo. A pesar de los avances tecnológicos, parece haber más cosas no esenciales que hacer que nunca.

Sin embargo, la palabra clave aquí es «enfoque», que es lo opuesto a la multitarea.

Mantener el enfoque es fundamental para no desviarse y alcanzar la meta sin contratiempos; por ello, lo ideal es eliminar las distracciones y concentrarse en la tarea actual, ya que, de lo contrario, se pierde tiempo saltando de una cosa a otra. Para mejorar la concentración, es posible recurrir a programas de gestión de tareas.

Los peligros de la multitarea han quedado en evidencia en numerosas ocasiones. Asumir demasiadas responsabilidades a la vez puede provocar fatiga mental, nublar el razonamiento y, a largo plazo, reducir la productividad.

Nick Wignall dio en el clavo con una cita brillante:

La confusión es la madre de la procrastinación. La productividad es hija de la claridad.

Rechazar la idea de la multitarea en favor de concentrarse plenamente en una sola tarea no solo te ayudará a gestionar el tiempo con acierto, sino también a entrar en estado de flujo y avanzar paso a paso para garantizar los mejores resultados y los más sostenibles.

Cómo evitar la multitarea para mejorar la gestión del tiempo

Dado que puede resultar un desafío, ofrecemos técnicas sencillas para ayudarte a mantenerte concentrado en tus tareas y asegurarte de no perderlas nunca de vista.

• Registra el tiempo para identificar tu momento de máxima productividad personal. ¿Por qué funciona? Debido a que tenemos distintas preferencias a la hora de organizar el espacio de trabajo y diferentes hábitos laborales, los momentos en los que rendimos al máximo varían de una persona a otra.
• Utiliza una herramienta digital de seguimiento del tiempo. Haz un seguimiento de tu jornada laboral durante una semana consecutiva: esto te mostrará en qué horas y tareas te sientes más concentrado y comprometido. Reserva esos intervalos de tiempo para una ÚNICA tarea que consideres desafiante y llévala a cabo.

Otra técnica que se puede probar para evitar la multitarea es el método ABC.

A diferencia de la estrategia tradicional de clasificación de tareas ABC, aquí nos referimos al concepto de ventas «ABC» —*Always Be Closing* (cerrar siempre la venta)— aplicado al ámbito de la gestión del tiempo. Al adoptar este enfoque ABC, desarrollarás resiliencia, ganarás confianza y evitarás convertir tareas insignificantes en grandes monstruos.

• Cuando tengas una tarea entre manos, propónte concentrarte en ella durante solo 2 minutos. Ese breve lapso puede bastar para hacer el esfuerzo necesario y abordar los problemas de procrastinación y falta de motivación.

Haz pausas

Cuando se toman adecuadamente, las pausas son como magia. Pueden darte un impulso de energía para avanzar con mayor rapidez y eficiencia. Simplemente aprovecha el descanso para reflexionar, obtener una perspectiva más amplia y recargar energías.

En particular, cuando te quedes bloqueado, considera tantas técnicas de pausas productivas como sea posible. Incluso algunas poco convencionales, como... hablar con el pato. Esta forma original de tomar el control de tu tiempo y tus emociones se conoce como «depuración con pato de goma» (*rubber duck debugging*).

Cómo hacer pausas para mejorar la gestión del tiempo

Cuando se utilizan para mejorar la gestión del tiempo, el enfoque consiste en hacer pausas de manera productiva.

En general, cuando hagas una pausa en el trabajo, asegúrate de desconectarte por completo. En lugar de permanecer en línea y luchar contra la tentación de revisar el correo electrónico o las noticias en redes sociales —lo que inevitablemente conduce al doomscrolling (consumo compulsivo de noticias negativas)—, lo único que tienes que hacer es... hablar con el pato.

Organiza tu espacio de trabajo

Para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo, debes tener presente una sola palabra: DESPEJAR.

Organizar tu espacio de trabajo para que nutra tu mente en lugar de distraerte es el punto de partida fundamental. Según estudios de investigadores de la Universidad de Princeton, el rendimiento en las tareas se ve afectado por el desorden del espacio. Esto significa que debemos deshacernos de lo superfluo, lo cual promete ser liberador, ahorrar tiempo y aumentar la productividad.

Cómo organizar tu espacio de trabajo para mejorar la gestión del tiempo

Si no sabes por dónde empezar para dominar el arte de eliminar el desorden, te recomendamos encarecidamente esta guía paso a paso; nosotros la probamos y obró milagros.

Reconocemos que puede no resultar sencillo, pero las recompensas de una mente despejada —es decir, crear espacio para que el cerebro acceda a nueva información— sin duda compensan el esfuerzo de adaptación.

Como dijo Seth Godin:

Adquirir un nuevo hábito requiere al menos treinta días incómodos, y dicho hábito no guarda relación con las fuerzas externas (positivas y negativas) que tan bien se nos da encontrar y adoptar.

Para no saturar tu espacio mental, puedes probar el método bullet journal.

El bullet journaling (el método BuJo) te ayuda a evitar la dificultad de tener que elegir, al desglosar los asuntos que debes atender. Además, no solo te permite mantener el control, sino también liberar estrés al despejar tu espacio mental.

Cuando se practica con regularidad, esta técnica se convierte en uno de los sistemas de productividad más eficaces. Permite llevar un registro de lo importante y ayuda a los usuarios a centrarse en completar sus tareas de una manera planificada y sin interferencias.

Organiza tu agenda de forma profesional

Establecer un cronograma para completar tareas ayuda a reducir la procrastinación al fijar una fecha límite para cada una y te hace responsable de cumplir dichos plazos. Registrar todas las actividades en el calendario no solo mejora la gestión del tiempo, sino que también aumenta la productividad.

Cómo optimizar tu cronograma

Sin embargo, para aprovechar al máximo el horario, debes combinar la planificación con:

• el agrupamiento de tareas
• el bloqueo de tiempo.

Además, considera formas de programar descansos a lo largo del día.

Dominar la planificación mediante la técnica del bloqueo de tiempo (time blocking) te permite alcanzar tus objetivos con mayor facilidad y disfrutar de un mayor nivel de productividad, tanto personal como profesional.

En pocas palabras, las tareas deben desglosarse en pasos más cortos para que resulten más fáciles de completar. El tiempo asignado a cada tarea planificada debe registrarse en tu calendario semanal o mensual, lo que te permitirá visualizar claramente cómo se estructura tu semana laboral.

Establece límites para el trabajo

Podemos sentir la tentación de aspirar a más y buscar una victoria total. Sin embargo, si nos precipitamos demasiado, podríamos acabar dándonos cuenta de los límites de lo posible.

Todos estamos familiarizados con términos como «agotamiento» (burnout) o la idea de estar «quemado» profesionalmente. Rara vez escuchamos que se utilicen en un sentido positivo.

Muchas personas recurren a llevarse al límite hasta que físicamente ya no pueden continuar en su puesto, momento en el que renuncian, minimizando así la posible acumulación de habilidades y relaciones laborales.

En el peor de los casos, nos exigimos hasta llegar al agotamiento —momento en que físicamente ya no podemos seguir en nuestros puestos y abandonamos—, lo que a menudo deriva en frustración.

Cuando sentimos que hemos perdido la noción del tiempo o nos encontramos confundidos y estancados, resulta productivo mirar atrás para validar los resultados obtenidos. Esta técnica consiste básicamente en elaborar una lista de «cosas realizadas». El contenido de dicha lista puede variar según el periodo que se desee analizar, abarcando desde los logros de todo un año hasta las tareas completadas en una sola jornada.

Cómo mejora tu gestión del tiempo: no solo es una forma eficaz de recuperar el control, sino también de ver las cosas desde una perspectiva diferente.

Para liberar el potencial de nuestro cerebro, conviene tener presente —irónicamente— que existen límites en el procesamiento de la información, confirmados por investigaciones científicas. Por ello, es importante tomar medidas para evitar la sobrecarga de información.

Para sentir que tienes un mayor control, empieza por lo básico. La lista de tareas ideal no debe superar los cinco elementos. Una planificación excesiva puede generar ansiedad y provocar un desequilibrio en la gestión del tiempo.

Crea una rutina matutina que se adapte a ti

Seguir una rutina matutina bien estructurada es una excelente manera de comenzar el día, ya que te ayuda a mantenerte enfocado en tus objetivos y a afrontar una jornada cargada de obligaciones laborales y personales sin estrés.

Si enriqueces tu rutina matutina con estas 50 ideas, te asegurarás de lograr más con menos esfuerzo.

También cabe destacar que establecer una rutina matutina adecuada repercute significativamente no solo en tu productividad para el día siguiente, sino también en la calidad de tu sueño. Según diversos estudios, despertarse a la misma hora —independientemente de si es día laborable o fin de semana— ayuda a sincronizar el cuerpo con el ritmo circadiano y previene la privación de sueño.

Para organizar tu trabajo por la mañana sin esfuerzo, también te recomendamos probar la técnica ALPS.

El método ALPS es una técnica de gestión del tiempo que se basa en seguir solo cuatro pasos: Actividad, Duración, Planificación y Supervisión. Esta técnica fue propuesta por el profesor Lothar J. Seiwert, economista y reconocido experto en gestión del tiempo.

Al organizar tu trabajo por la mañana, asigna un nombre a la actividad que deseas realizar, determina su duración, planifica su ejecución y supervisa el proceso en curso.

Cómo mejora tu gestión del tiempo La estrategia ALPS es elegantemente sencilla y eficaz, ya que es universalmente aplicable tanto al ámbito laboral como al personal y ahorra tiempo y recursos en todas las etapas de la planificación y la ejecución.

Utiliza herramientas y aplicaciones de gestión del tiempo

Sabemos que no es posible resolver todos los problemas de gestión del tiempo, pero no es casualidad que existan tantas herramientas populares y extensiones de productividad para mejorarla: cuando se utilizan correctamente, realmente ayudan.

Qué herramientas y aplicaciones elegir para mejorar la gestión del tiempo

Para optimizar tu conjunto de herramientas tecnológicas, prueba las 6 mejores opciones de la siguiente lista.

OmniFocus: Planificador digital

Es una herramienta de planificación eficiente para profesionales que satisface las necesidades de particulares y equipos.

Según las reseñas:

También es muy adecuado para quienes siguen la metodología GTD.

OmniFocus cuenta con funcionalidades que permiten reducir el estrés y aumentar el control sobre las tareas y los proyectos. Al activar sus opciones de previsión, puedes centrarte con total precisión en tu máxima prioridad del día.

Focus Keeper: Temporizador Pomodoro

Es una aplicación basada en la técnica Pomodoro que garantiza a sus usuarios una mayor capacidad de concentración —tal como sugiere su nombre— y, lo que es más importante, asegura que mantengan el foco en las actividades prioritarias sin falta. El eslogan de la aplicación dice: «Trabaja con el tiempo. ¡No en su contra!».

Mantener las prioridades bajo control te ayudará no solo a evitar una mala gestión del tiempo, sino también a abordar el agotamiento antes de que se convierta en un problema.

NordPass: Gestor de contraseñas

A medida que creamos más cuentas, surge el desafío de llevar un control de las contraseñas. NordPass es uno de los mejores gestores de contraseñas para proteger información confidencial; no resulta excesivamente complejo en cuanto a funciones, aunque también ofrece capacidades avanzadas para los usuarios más exigentes.

Te ayuda a mantenerte seguro y a conservar todas tus contraseñas en un mismo lugar, ahorrándote mucho tiempo y energía.

Mint: Rastreador de gastos

Presentada por Intuit Inc., esta aplicación se perfila como la mejor opción tanto para realizar un seguimiento sencillo de los gastos como para aprender a gestionar presupuestos sobre la marcha. Sus funcionalidades incluyen:

• un registro de gastos fácil de iniciar
• la elaboración de presupuestos
• el establecimiento de objetivos financieros sin complicaciones.

El éxito de la herramienta radica en la incorporación del aprendizaje automático en su diseño y en la automatización de tareas rutinarias.

Forest: Asistente de productividad

Dado que creemos firmemente que priorizar la salud mental y el equilibrio entre la vida laboral y personal mejora las habilidades de gestión del tiempo, no nos cansamos de recomendar esta aplicación excepcional, que utiliza la gamificación (plantar árboles y verlos crecer) para mejorar la experiencia del usuario.

Hay una buena razón por la que Forest se ha posicionado como una de las mejores aplicaciones de productividad en 136 países. Además de su atractivo diseño, ofrece múltiples ventajas a sus usuarios:

• Enfoque orientado a la formación
• Desconexión efectiva
• Reducción de las «relaciones de codependencia» con el teléfono
• Perfeccionamiento de la gestión del tiempo y de los hábitos organizativos.

TMetric: Rastreador digital de tiempo de trabajo

En el entorno laboral, es una herramienta óptima para crear una matriz realista de compromiso de los empleados basada en datos.

Aplicable a cualquier sector, TMetric ofrece un sistema de registro del tiempo de los empleados que se adapta a las necesidades específicas de gestión y seguimiento del tiempo de cada industria.

Según una investigación exhaustiva, se afirmó:

El 90 % de los gerentes de equipos remotos cree que las herramientas de trabajo remoto se convertirán en el estándar, incluso para el personal que no trabaja a distancia.

TMetric es un ejemplo de aplicación de gestión del tiempo que ofrece la mejor experiencia tanto para el trabajo remoto como para el presencial, con el objetivo de mejorar la gestión del tiempo.

Cierre

Esto FUNCIONA incluso si eres principiante ▶️

• Establecer objetivos te ayuda a centrarte en lo importante, en lugar de distraerte con otras cosas que consumen tu tiempo y energía. Fijar metas te mantendrá en el camino correcto y asegurará que conserves la motivación, pase lo que pase.
• Al establecer prioridades, aplica la regla de «hacer, delegar, posponer y descartar» para obtener una visión clara de qué es importante y qué se puede desechar.
• De entre las diversas formas de mejorar la gestión del tiempo y la productividad, las más eficaces son identificar tu momento de máximo rendimiento —analizando los datos de registro de tu tiempo— y aprovecharlo para trabajar sin realizar multitarea.
• Dividir las tareas en partes más pequeñas te ayudará a alcanzar tus objetivos, haciéndolos más manejables y realizables.
• Aprende a tomar descansos productivos.
• Establece límites saludables para tu tiempo de trabajo y protégelos.
• Ante la gran cantidad de responsabilidades que se nos presentan, contar con ayuda resulta excelente. Existen herramientas prácticas para mejorar la gestión del tiempo —como los registradores de tiempo y las agendas digitales— que están siempre a tu disposición, a cualquier hora del día.

Y un recordatorio oportuno: no son los trucos para aumentar la productividad, sino la aplicación sistemática de técnicas y el entrenamiento de la mente, los únicos factores que conducen a una verdadera productividad.