Una guía completa para la gestión de la asistencia de los empleados

¿Por qué necesitaría tu empresa un sistema de gestión de la asistencia de los empleados? Aparte de luchar contra los costes elevados del absentismo, la implantación de un software de gestión de asistencia está justificada por dos sencillas razones:

• Ayuda a diagnosticar los inconvenientes en la gestión de la asistencia antes de que se conviertan en un problema.
• Evita el agotamiento de los empleados.

¿Qué es la gestión de la asistencia?

El procedimiento de gestión de la asistencia en una organización es un método de cálculo de las horas de trabajo de un empleado y del tiempo que pasa fuera del trabajo.

Gracias al control de la asistencia, un empresario puede obtener información sobre el número de horas trabajadas por un empleado, así como sobre el número de días libres que ha disfrutado.

Para aliviar las complejidades del seguimiento de la asistencia de los empleados, existen sistemas que automatizan el proceso de gestión.

La evolución tecnológica determinó la automatización total de la gestión del personal en general y de la gestión de la asistencia en particular, incluido el cálculo del tiempo de trabajo y del tiempo libre.

Importancia de la gestión de la asistencia

Las empresas que ignoran la digitalización de la gestión de la asistencia corren enormes riesgos en cuanto a la probabilidad de:

🛑 Pérdida de tiempo

🛑 Inexactitud debida a factores de error humano

🛑 Sobrecarga de recursos humanos

🛑 Incumplimiento de la legislación laboral.

Por lo tanto, la implantación de sistemas de gestión de la asistencia parece ser igual de importante para los departamentos de RR. HH., los directivos, las empresas y los empleados.

La implantación de un software de gestión de asistencia representa un sinfín de oportunidades para la gestión de la plantilla. Además de prevenir las faltas de asistencia, los sistemas de control de asistencia proporcionan datos de seguimiento del tiempo y la asistencia para:

✅ Analizar el rendimiento de los empleados

✅ Asegurar la transparencia de las nóminas

✅ Identificar áreas de mejora empresarial

✅ Desarrollar políticas de promoción respaldadas por métricas específicas

✅ Configurar el trabajo a distancia y la creación de un flujo de trabajo ininterrumpido tanto para equipos presenciales como remotos híbridos.

Formas de establecer la gestión de la asistencia

Hay muchas maneras de establecer un sistema de gestión de la asistencia. Por ejemplo, las empresas utilizan activamente:

• Sistemas biométricos: Registran la presencia de los empleados utilizando datos biométricos (huellas dactilares, reconocimiento facial, etc.). Los sistemas de este tipo pueden usarse en combinación con una hoja de Google Sheets para procesar la información almacenada.
• Tarjetas e insignias de proximidad: Indican la presencia de los empleados en las instalaciones de la empresa.
• Sistemas manuales de control horario: Se presentan con hojas de horas, hojas de cálculo (por ejemplo, en forma de utilizar varias plantillas de Excel de seguimiento de asistencia de empleados para equipos).
• Sistema de control de presencia: Implica el control de entradas y salidas y la posterior transferencia de datos a las hojas de cálculo de control de asistencia.
• Software de control del tiempo que incluye funciones de gestión de la asistencia: Es introducido por los controladores de tiempo avanzados como TMetric que tiene un conjunto completo de funciones de gestión de asistencia.

Ya no tenemos que lidiar con las engorrosas revisiones de las hojas de horas y los errores en las nóminas provocados por los sistemas manuales de control horario.

Aunque las ventajas de los sistemas manuales de control horario y las hojas de cálculo parecen estar probadas, no pueden competir con un software avanzado de gestión de asistencia, además de un control riguroso del tiempo.

Veamos ahora por qué son beneficiosos los controladores de asistencia en línea y cuáles son las funciones obligatorias de los mejores sistemas de gestión de asistencia.

Ventajas de la gestión del tiempo y la asistencia

Al comparar las horas presupuestadas y las horas reales trabajadas, los sistemas de gestión de presencia basados en web ayudan a reducir los costes laborales y a eliminar las horas extraordinarias excesivas.

Reducción del riesgo de errores humanos

Con las funciones de fichaje de entrada y salida del sistema de gestión de asistencia en línea, el departamento de recursos humanos tendrá bajo control la supervisión de la asistencia. No solo les ayudará a realizar un seguimiento de las entradas y salidas de los empleados, sino que también evitará el fichaje por compañeros y, en la práctica, minimizará los errores humanos.

Los responsables de RR. HH. pueden asignar el tiempo de forma precisa

Las empresas suelen contratar gestores de presencia que se encargan de supervisar la asistencia de los empleados y controlar su productividad. Los gestores de presencia se encargan de proporcionar datos relacionados con las nóminas, así como de velar por el cumplimiento de las normas.

Para cumplir esta larga lista de obligaciones, los gestores de asistencia tienen que estar en constante cooperación con otros profesionales de RR. HH.. Evidentemente, los sistemas manuales, en estas condiciones, podrían quedarse cortos y no ayudar a los atareados responsables.

Aumento de la productividad empresarial

Si la gestión de la asistencia se organiza a nivel de eficiencia, las empresas tienen garantizados los mejores resultados en términos de rendimiento y productividad de los empleados.

Unas políticas de comunicación claras en materia de asistencia, respaldadas por herramientas de automatización, permiten a empresarios y empleados establecer relaciones de confianza y alcanzar los objetivos fijados sin estrés.

Facilitación del proceso de nóminas

Un buen sistema de gestión de la asistencia agiliza el proceso de pago de nóminas y elimina la posibilidad de errores humanos, de modo que las nóminas se emitan siempre correctamente.

Cumplimiento de los requisitos legales

El pago de horas extraordinarias puede resultar costoso si los registros son inexactos. Además, puede dar lugar a una infracción de la legislación laboral y, en consecuencia, a costosas costas judiciales y sanciones.

En aras de la equidad, las empresas están obligadas a controlar la asistencia y compensar a los empleados por el exceso de horas trabajadas. Un sistema de gestión de presencia integrado en la nómina simplifica y agiliza este proceso.

Facturación precisa del tiempo

Otra ventaja de la automatización del control de asistencia es la posibilidad de facturar sin errores, ya que proporciona un método sencillo y preciso de controlar el tiempo facturable de los empleados y garantiza una visión en tiempo real de los partes de horas en línea.

Visualización de métricas temporales en informes

Los datos de seguimiento de asistencia encapsulados en diversos informes sobre tiempo de trabajo, tiempo libre, actividad, asistencia, resúmenes de tareas y proyectos pueden proporcionar información valiosa sobre los indicadores de tiempo y rendimiento de los empleados.

Significa que los responsables de RR. HH. pueden operar con métricas específicas a la hora de aprobar y desarrollar las políticas corporativas de vacaciones, incluidas las políticas de promoción, vacaciones, compensación, horas extraordinarias, etc.

Características principales de un sistema de gestión de asistencia

Con la funcionalidad de TMetric como ejemplo, ilustraremos las mejores características del software de control de asistencia para una experiencia óptima.

En esta realidad de escasez de tiempo, es de suma importancia crear un entorno que fomente la creatividad de los trabajadores del conocimiento. TMetric dispone de un calendario ordenado con un botón de inicio/parada. Visualiza las actividades de la jornada laboral y mantiene las franjas horarias perfectamente organizadas.

La entrada y salida automáticas ayudan a desviar la atención de tareas mundanas, como el cálculo del tiempo de trabajo y el control de asistencia, hacia la realización de tareas de alto valor.

Solicitudes de vacaciones

Introducir la automatización en la rutina administrativa nunca falla, y lo mismo ocurre con la gestión de la asistencia y las vacaciones.

Gracias a la funcionalidad avanzada de PTO de TMetric, no hay días perdidos: se anima a los empleados a solicitar el tiempo libre de acuerdo con la configuración de las políticas de la empresa que RR. HH. puede modificar y editar, ya que TMetric es un software fácil de aplicar con curva de aprendizaje cero.

Además de solicitar tiempo libre, los empleados siempre pueden acceder a la información del saldo de descansos remunerados y solicitar tiempo libre en horas. Los gestores pueden aprobar o rechazar las solicitudes de tiempo libre: en ambos casos, se enviarán al instante notificaciones por correo electrónico al empleado.

Racionalizar el proceso de seguimiento del tiempo libre de los empleados funciona como una medida eficaz de prevención del agotamiento y garantiza los principios de equidad.

Integración de la nómina

El software TMetric admite cálculos de tiempo facturable, lo que demuestra un alto nivel de flexibilidad en los pagos.

Su funcionalidad de gestión de nóminas y asistencia no solo puede calcular la compensación en función de las métricas de tiempo almacenadas, incluidos los permisos aprobados o el tiempo libre remunerado (PTO), sino que se integra con sistemas de gestión de pagos como QuickBooks.

Cumplimiento de políticas e informes

La responsabilidad de RR. HH. de una organización es llevar un control de la asistencia de los empleados. Para llevar a cabo estas tareas, el departamento desarrolla políticas corporativas, supervisa su cumplimiento de las normas legales vigentes y elabora informes para analizar los flujos de trabajo y las operaciones empresariales.

El servicio autoalojado de seguimiento del tiempo de TMetric se adapta a empresas de cualquier tamaño para satisfacer estos requisitos. Sus opciones de elaboración de informes implican la generación instantánea de resúmenes e informes detallados.

La generación de diversos informes, incluyendo el número de horas de trabajo diarias/semanales/mensuales, informe de horas extras, días libres, etc., está disponible en formatos exportables.

Integración del calendario

La funcionalidad de gestión de tiempo y asistencia de TMetric permite sincronizar los datos de seguimiento del tiempo con calendarios en línea como Google Calendar, etc. Permite a los equipos programar fácilmente y ver la disponibilidad de los miembros del equipo.

Con el éxodo al trabajo totalmente a distancia, esta opción se ha convertido en un cambio de paradigma para muchas empresas de todo el mundo, ya que permite el control de la asistencia de un empleado y facilita la comunicación a través de un calendario compartido.

Otra opción digna de mención es el acceso al calendario de tiempo libre. Mejora la experiencia de la gestión racionalizada del PTO y la asistencia y permite a los gestores ahorrar tiempo y esfuerzo.

Conclusión

Las empresas que se esfuerzan por seguir el ritmo de la digitalización implantan sistemas de gestión del tiempo y la asistencia en línea, ya que agilizan el proceso de registro de las horas de trabajo de los empleados y automatizan los procedimientos administrativos.

Así, se alivia la carga de los empresarios y los responsables de RR. HH. para que los trabajadores puedan tener una mejor experiencia laboral evitando el exceso de trabajo y el agotamiento.

En general, mediante la aplicación de sistemas de control de presencia como TMetric, las empresas garantizan una mayor motivación y un compromiso más profundo para empleadores y empleados:

• Minimización del riesgo de errores humanos
• Asignación precisa del tiempo de los directivos
• Ahorro de tiempo a los responsables de RR. HH
• Aumento de la productividad de una organización
• Facilitación del proceso de pago de nóminas
• Cumplimiento de los requisitos legales
• Facturación del tiempo con precisión
• Visualización de informes de medición del tiempo
• Mejor acceso al calendario de tiempo libre

Existen muchos sistemas diferentes de gestión de asistencia en el mercado hoy en día. Si estás interesado en saber más sobre la asistencia de tus empleados, asegúrate de tener TMetric en mente.

Está diseñado para que tu jornada laboral se desarrolle con la mayor fluidez posible, al tiempo que facilita la obtención de una imagen precisa de la asistencia y la productividad de tus empleados.