Personalplanung: Der umfassende Leitfaden für moderne Teams
Erfahren Sie, wie Sie eine effektive Personalplanungsstrategie entwickeln. Dieser Leitfaden behandelt Prognosen, Ressourcenzuweisung, Tools und Best Practices für wachsende Teams.
Tatsache ist, dass viele Unternehmen nur reagieren, wenn es um ihre Mitarbeiter geht.
Aber was wäre, wenn Sie diesen Teufelskreis durchbrechen und stattdessen einem klaren Plan folgen könnten?
Was wäre, wenn Sie voraussehen würden, was auf Sie zukommt, großen Problemen ausweichen und Ihrem Personalbedarf immer einen Schritt voraus sein könnten, anstatt immer hinterherzuhinken?
Genau das kann die richtige Personalplanung leisten.
Es ist nicht nur ein neuer HR-Begriff oder eine langweilige Büroarbeit – es ist Ihr wichtigstes Werkzeug, um aus dem Chaos einen Sinn zu machen.
Gut umgesetzt, steigert Kapazitätsplanung nicht nur Ihren Gewinn; sie steigert die Arbeitsleistung, erhöht den Gewinn und verbessert die Lebensqualität Ihrer Mitarbeiter erheblich.
Dieser Leitfaden zur Personalplanung behandelt alles von Prognosetechniken bis hin zu praxisnahen Strategien, die Sie direkt anwenden können.
Wir werden auch sehen, wie moderne Tools wie TMetric die Datenerfassung vereinfachen und Ihnen die wichtigsten Erkenntnisse liefern, die Sie für fundierte Entscheidungen über die Weiterentwicklung Ihres Teams benötigen.
Ob Sie in der Personalabteilung arbeiten, ein Team leiten oder ein schnell wachsendes Unternehmen führen – TMetric ist eine unverzichtbare Ressource, die Ihnen hilft, eine intelligente, nachhaltige Belegschaft aufzubauen und die richtige Personalplanung zu erlernen.
Hören Sie auf, nur zu reagieren, und gestalten Sie Ihre Belegschaft aktiv mit.
Was ist Personalplanung?
Bei der Personalplanung geht es im Wesentlichen darum, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen.
Es geht um weitaus mehr, als nur Stellenangebote zu veröffentlichen, wenn jemand kündigt.
Stellen Sie sich vor, Sie blicken voraus und fragen sich:
Welches Team brauchen wir in sechs Monaten?
Wie sieht unser Personalplan in zwei Jahren aus?
Es geht darum, zu verstehen, welche Fähigkeiten Ihr Unternehmen benötigt, und herauszufinden, wie Sie diese erlangen – sei es durch die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Schulung bestehender Mitarbeiter oder die Umstrukturierung Ihres aktuellen Teams.
Die wirklich intelligenten Unternehmen reagieren nicht einfach auf Personalprobleme, sobald diese auftreten.
Stattdessen analysieren sie ständig ihre Daten, um Trends zu erkennen und zukünftige Entwicklungen vorherzusagen.
Sie denken über Dinge nach wie:
Brauchen wir mehr Kundendienstmitarbeiter, wenn wir das neue Produkt auf den Markt bringen?
Haben wir genügend erfahrene Manager, um unsere Expansionspläne umzusetzen?
Was passiert, wenn unser bester Verkäufer nächstes Jahr in den Ruhestand geht?
Es geht nicht nur darum, freie Stellen zu besetzen.
Eine gute Personalplanung bedeutet, den Arbeitsfluss in Ihrem Unternehmen zu verstehen und sicherzustellen, dass einige Teams nicht überlastet werden, während andere zu viele Ausfallzeiten haben.
Warum Personalplanung so wichtig ist
Personalplanung umfasst im Kern drei Dinge:
– Wissen, welche Talente Sie später benötigen
– Ihr Team auf die Zukunft vorbereiten
– Ihren Plan bei Bedarf ändern
Stellen Sie es sich wie den Bau eines Hauses vor. Ohne einen klaren Plan würden Sie doch nicht anfangen, oder? Sie müssen wissen, wie viele Zimmer Sie möchten, welche Ausstattung Sie benötigen und wer Ihnen bei jedem Schritt helfen kann.
Personalplanung ist Ihr Leitfaden für den Aufbau und die Bindung eines Teams, das Ihre Arbeit voranbringt.
Aber hier ist der Grund, warum sie so wichtig ist – der wichtigste Grund, darauf zu achten:
Krisen vermeiden: Keine Panik mehr, wenn jemand geht oder ein neuer Job fehlende Fähigkeiten erfordert – Sie sind vorbereitet. Sie haben es kommen sehen und einen Plan.
Strategischer Vorteil: Ihre Mitarbeiter sind ein strategischer Vorteil, kein Hindernis. Während Sie weiterhin auf die richtigen Mitarbeiter zählen, arbeiten andere intensiv daran, die richtigen Mitarbeiter zu finden.
Kostenersparnis: Überstürzte Personalbeschaffung ist sehr teuer. Schnelle Rekrutierung, zeitintensive Schulungen und der Verlust von Chancen am Arbeitsplatz summieren sich. Gute Planung spart Ihnen Geld bei der Einstellung, Schulung und Bindung von Mitarbeitern.
Zufriedene Mitarbeiter: Nichts ermüdet gute Mitarbeiter mehr, als ständig zu viel oder zu wenig zu tun zu haben. Mit einem guten Plan schaffen Sie faire Arbeitsbelastungen und echte Aufstiegschancen.
Alla Chernets
Und das Beste daran? Sie brauchen weder von Anfang an alle Antworten noch ein großes HR-Team, um dies erfolgreich umzusetzen. Sie brauchen lediglich die richtigen Schritte und Daten – dabei unterstützen wir Sie.
Schlüsselkomponenten der Personalplanung
1. Personalbedarfsprognose
Die Personalbedarfsprognose ist das Rückgrat strategischer Personalentscheidungen.
Die Schätzung des zukünftigen Personalbedarfs auf Grundlage einer umfassenden Analyse der Projektpipelines ist die beste Arbeitstaktik für das Teamressourcenmanagement und die Visualisierung des Wachstums Ihres Unternehmens, da dabei historische Fluktuationsmuster berücksichtigt werden.
Dieser Prozess erstellt realistische Personalplanungen und kombiniert:
- Quantitative Datenanalyse
- Strategische Business Intelligence zur Erstellung realistischer Personalplanungen
Die Mitarbeiterprognose basiert auf:
- historischen Daten
- Geschäftszielen
- Marktbedingungen
Unternehmen müssen Trends in folgenden Bereichen analysieren:
- Mitarbeiterfluktuation
- Saisonale Nachfragemuster
- Konjunkturzyklus
Bei der modernen Personalbedarfsprognose werden auch Faktoren wie die technologische Automatisierung, die Entwicklung von Fähigkeiten und sich ändernde Kundenanforderungen berücksichtigt, um eine langfristige Relevanz sicherzustellen.
Umsetzung in der Praxis:
Geschäftsorientierter Ansatz: Umsatzwachstumsprognosen × Produktivitätskennzahlen, neue Produkte, die spezielle Fähigkeiten erfordern, Expansionspläne in neue Märkte und Standortfaktoren
Datenbasierte Berechnungen: Personalbedarf (aktuelle Mitarbeiterzahl × Fluktuationsrate) + Wachstumsbedarf (erwartetes Geschäftswachstum × Mitarbeitermultiplikator) + Saisonale Schwankungen
Beispielrechnung:
Aktuelles Vertriebsteam: 20 Mitarbeiter
Jahresumsatz: 15 %
Umsatzwachstumsziel: 25 %
Produktivitätsannahme: 1,2-fach mit neuen Tools
Ersatzbedarf: 20 × 0,15 = 3 Mitarbeiter
Wachstumsbedarf: (20 × 1,25) ÷ 1,2 = 21 gesamt - 20 aktuell = 1 Netto-Neueinstellung
Gesamteinstellungsbedarf: 3 + 1 = 4 Mitarbeiter2. Qualifikationslückenanalyse
Die Qualifikationslückenanalyse ist eine der wichtigsten Komponenten moderner Personalplanung.
Sie umfasst:
- Vergleich der aktuellen Teamfähigkeiten mit den zukünftigen betrieblichen Anforderungen.
Dieser Prozess unterstützt das Wachstum von Unternehmen. Er umfasst die Identifizierung spezifischer Bereiche für:
- Schulung
- Strategische Personalbeschaffung
- Interne Ressourcenumverteilung
Der Analyseprozess beginnt mit einer umfassenden Bestandsaufnahme der vorhandenen Kompetenzen aller Teams und Abteilungen.
Vorlage für die Kompetenzerfassung:
Rolle: ________________
Erforderliche Fähigkeiten (Bewertung 1–5):
– Fachliche Fähigkeit A: Aktuell ___ Ziel ___
– Fachliche Fähigkeit B: Aktuell ___ Ziel ___
– Soft Skill C: Aktuell ___ Ziel ___
Entwicklungspriorität: Hoch/Mittel/Niedrig
Zeitrahmen bis zur Kompetenz: _____ Monate
Interne Entwicklung vs. externe Einstellung: _______
Prozess der Lückenanalyse:
- Listen Sie alle wichtigen Fähigkeiten für jede Rolle auf
- Bewerten Sie die aktuellen Teamfähigkeiten (Skala 1–5)
- Identifizieren Sie den zukünftigen Kompetenzbedarf
- Berechnen Sie den Entwicklungsaufwand im Verhältnis zu den Einstellungskosten
- Erstellen Sie Roadmaps zur Kompetenzentwicklung.
Rahmen für die Kompetenzbewertung:
- Listen Sie alle wichtigen Kompetenzen für jede Rolle auf und bewerten Sie die aktuellen Teamfähigkeiten auf einer Skala von 1 bis 5.
- Identifizieren Sie den zukünftigen Kompetenzbedarf basierend auf strategischen Geschäftsplänen.
- Berechnen Sie den Entwicklungsaufwand im Verhältnis zu den Einstellungskosten für jede Lücke.
- Erstellen Sie Entwicklungspläne mit konkreten Zeitplänen und Erfolgskennzahlen.
Die detaillierte Bewertung des zukünftigen Qualifikationsbedarfs muss auf strategischen Geschäftsplänen basieren.
Unternehmen müssen sowohl technische Kompetenzen als auch soziale Kompetenzen berücksichtigen und auch den Zeitaufwand berücksichtigen, der für die Entwicklung oder den Erwerb fehlender Fähigkeiten durch Schulungen oder Personalbeschaffung erforderlich ist.
3. Szenarioplanung
Eine effektive Personalstrategie umfasst eine komplexe Szenarioplanung, die Unternehmen bei der Bewältigung verschiedener Zukunftsszenarien unterstützt.
Effektive Szenarioplanung führt zu detaillierten Notfallplänen für den Personaleinsatz, die Antworten auf einige zentrale Herausforderungen bieten:
Was passiert, wenn sich der Umsatz unerwartet verdoppelt?
Was passiert, wenn wir aufgrund der Kündigung eines Großkunden einen unerwartet hohen Verlust erleiden?
Was passiert, wenn die kritische Technologie, auf die wir angewiesen sind, aufgrund anderer Lieferquellen ausfällt?
Die Entwicklung von Szenarien stellt Arbeitgeber vor die Herausforderung, sich von rein linearen Wachstumsprognosen zu lösen und stattdessen die Dutzenden möglichen Ergebnisse zu berücksichtigen, die ein Unternehmen bei veränderten Ergebnissen erleben kann und tatsächlich erlebt.
Mit der entwickelten Planung können Unternehmen schneller auf veränderte Bedingungen reagieren und in Zeiten von Unsicherheit und schnellem Wandel produktiv bleiben.
Wichtige Szenarien für die Planung:
- Wirtschaftlicher Abschwung (10–30 % Geschäftsrückgang)
- Schnelles Wachstum (50 %+ Expansion)
- Abgang wichtiger Talente (Führungskräfte, wichtige Experten)
- Technologischer Umbruch (Automatisierung, KI-Einfluss)
- Markteintritt oder Akquisition
4. Ressourcenallokation
Bei der strategischen Ressourcenallokation werden Mitarbeiter entsprechend ihrer jeweiligen Fähigkeiten, ihrer aktuellen Kapazität, ihrer abrechenbaren Stundensätze oder Produktivitätskennzahlen in Rollen und Projekte eingeteilt.
Diese Vorgehensweise basiert auf der Fähigkeit einer oder mehrerer Disziplinen – Projektmanagement, Personalwesen und Finanzen –, dies so zu unterstützen, dass die individuelle Leistung im Kontext der gesamten Organisation maximiert wird.
Durch eine effektive Ressourcenzuweisung können Unternehmen Ressourcenengpässe minimieren, die Zeitpläne stören oder zu erhöhter Kundenunzufriedenheit führen.
Höherwertige Mitarbeiter können sich so auf Initiativen konzentrieren, die mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen, anstatt sich mit Verwaltungsaufgaben zu beschäftigen – einem der vielen unvorhersehbaren Aspekte der Arbeit, die von weniger teuren Ressourcen erledigt werden könnten.
5. Budgetierung und Kostenprognosen
Personalplanung muss eng mit der Budget- und Finanzplanung verknüpft sein.
Dadurch werden Personaleinstellungen mit den tatsächlichen Gehaltsplänen, den Kosten für die Stellenbesetzung und der erwarteten Kapitalrendite verknüpft.
Diese Integration stellt sicher, dass die Personalstrategie die Gesamtrentabilität des Unternehmens unterstützt, anstatt sie zu beeinträchtigen.
Die Budgetierung in der Personalplanung muss Folgendes umfassen:
- Grundgehaltskosten
- Zusatzleistungen
- Einarbeitung
- Schulungen
- Potenzielle Abfindungskosten
Die Personalabteilung muss eng mit der Finanzabteilung zusammenarbeiten, um finanzielle Engpässe zu verstehen und strategische Prioritäten festzulegen.
Planen Sie für die ersten 90 Tage
Schritt 1: Vorbereitung (Woche 1–2)
Woche 1: Alle einbeziehen und Informationen sammeln
Erfassen Sie jetzt Mitarbeiterdaten aus allen Bereichen.
Sehen Sie sich die Unternehmenspläne für die nächsten 12 bis 24 Monate an.
Identifizieren Sie die wichtigsten Stakeholder und organisieren Sie ein Meeting zur Zielabstimmung.
Überprüfen Sie Ihre HR-Tools.
Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendeten Daten verifiziert und korrekt sind.
Woche 2: Ist-Beurteilung
Fluktuationsraten berechnen (nach Rollen und Abteilungen)
Aktuellen Kompetenzbestand erfassen, um die Beurteilung zu standardisieren
Kritische Rollen identifizieren
Nachfolgelücken auflisten
Arbeitslastverteilung analysieren
Muster in der Arbeitslast prüfen
Schritt 2: Analysieren (Wochen 3–4)
Woche 3: Aktionsplan
Festlegen von Fristen für die Einstellung
Erstellen Sie anhand von Lückenanalysen Pläne zur Kompetenzentwicklung.
Planen Sie große Veränderungen im Unternehmen.
Setzen Sie sich Ziele und erstellen Sie Kontrollpläne.
Woche 4: Integrationen planen
Personalplanung in die Finanzplanung integrieren
Ressourcenzuweisungsrahmen erstellen
Nachfolgeplanungsmatrizen für Schlüsselpositionen entwickeln
Monatliche und vierteljährliche Überprüfungsprozesse etablieren
Schritt 3: Tools vorbereiten (Wochen 5–6)
Woche 5: Prozessdesign
Personalplanungstools auswählen
Datenerfassung organisieren
Berichtsprozesse dokumentieren
Berichtsvorlagen erstellen
Kommunikationspläne entwickeln
Woche 6: Optimierung
Testen Sie den Prozess mit einem Pilotprogramm in einer Abteilung.
Holen Sie sich Feedback ein.
Optimieren Sie den Prozess.
Planen Sie eine Skalierungsphase ein (was ist zu tun, wenn das Unternehmen wächst).
Legen Sie ein Auditverfahren fest.
Tools zum Ausprobieren: Vorlage für die Ist-Beurteilung
Abteilungsdatenerfassung:
Abteilung: ________________
Aktueller Personalbestand: _________
Geplante Abgänge (bekannt): _______
Historische Fluktuationsrate: _______%
Vorhandene Schlüsselqualifikationen: ________________
Kritische Qualifikationslücken: _______________
Spitzenarbeitszeiten: ___________Zentrale Analysefragen:
Wie viele Mitarbeiter sind tatsächlich und wie viele im Budget?
Welche Positionen sind am schwierigsten zu besetzen und warum?
Gibt es bei uns Redundanzen oder Qualifikationslücken?
Wann ist unser Arbeitspensum ausgeschöpft und wo liegen die Grenzen?
Tools zum Ausprobieren: Nachfolgeplanungsmatrix
Implementieren Sie ein explizites Nachfolgeplanungssystem mit einem 9-Felder-Raster, das die Bewertung der Leistung und des Potenzials Ihrer Mitarbeiter erleichtert:
Performance
Low Med High
Potential High C B A
Med F E D
Low I H GTools zum Ausprobieren: Entwicklungsmaßnahmen nach Kategorie
A (Hoch-Hoch): Erweiterungsaufgaben, Führungstraining
B (Hoch-Mittel): Leistungscoaching, gezielte Kompetenzentwicklung
D (Mittel-Hoch): Schnellere Trainings- und Entwicklungsprogramme, Coaching
E (Mittel-Mittel): Standardentwicklung, genaue Fortschrittsüberwachung
Tools zum Ausprobieren: Monatlicher Personalplanungskalender
Woche 1: Überprüfung der Einstellungen, Abgänge und Prognosegenauigkeit des letzten Monats
Woche 2: Anpassung der Prognosen an geschäftliche Änderungen im Projektverlauf
Woche 3: Kompetenzchecks und Planungsentwicklungsmeetings
Woche 4: Treffen mit Stakeholdern und entsprechende Anpassung der Pläne
Vierteljährliche Vertiefung:
Überarbeitung der Geschäftsprognosen und damit der gesamten Bedarfsprognose
Umfassender Überblick über die Entwicklung der Qualifikationslücken
Überprüfung der Nachfolgeplanung sowie Bewertung der Kandidatenentwicklung
Optimierung der Budget- und Ressourcenallokation.
- Zeigen Sie großes Interesse an der Einführung der Personalplanung – nicht als umfassende, flächendeckende Veränderung, sondern als schrittweise Umsetzung.
- Wählen Sie eine Abteilung oder einen Leistungsbereich aus, für den Sie über umfangreiche Daten und die Unterstützung der Stakeholder verfügen.
- Ein gewisser Mehrwert muss durch präzisere Einstellungen, kürzere Besetzungszeiten und einen effizienteren Ressourceneinsatz nachgewiesen werden, bevor die Ausweitung auf die gesamte Organisation erfolgt.
- Die Personalplanung sollte sich auf einen guten Start mit den richtigen Daten und der richtigen Geschäftsausrichtung konzentrieren, nicht auf perfekte Abläufe.
- Fangen Sie klein an und steigern Sie Ihre Dynamik durch eine Reihe von Erfolgen, bevor Sie mit dem Aufbau von Personalplanungskompetenzen und einer entsprechenden Kultur in Ihrem Unternehmen in die Breite und Tiefe gehen.
- Personalplanung ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess.
Als strategischer Prozess muss er regelmäßig überprüft, angepasst und optimiert werden. Denn der Erfolg beruht auf der engen Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung, Finanzabteilung und Unternehmensleitung, um sich an veränderte Marktbedingungen anpassen zu können.
So erstellen Sie eine Personalplanungsstrategie: Schritt für Schritt
Eine ordnungsgemäße Personalplanung basiert auf einem umsetzbaren, schrittweisen Arbeitsrahmen.
Es empfiehlt sich, die Planung in fünf überschaubare Schritte zu unterteilen.
Schritt 1: Ausrichtung auf die Geschäftsziele
Bevor Sie Ihr Team zusammenstellen, sollten Sie sich klarmachen, wohin Ihre Arbeit geht. Das bedeutet, dass Sie über die nächsten Monate hinausblicken und an die nächsten ein bis fünf Jahre denken.
- Welche großen Ziele haben Sie?
- Wollen Sie neue Bereiche erschließen?
- Wollen Sie neue Dinge oder Arbeitsweisen einführen?
- Planen Sie, zu wachsen oder vielleicht die Dinge zusammenzulegen?
So geht's: Beginnen Sie mit der Arbeit an Ihren Einstellungsplänen. Sehen Sie sich die Liste Ihrer Ziele an, beobachten Sie die Marktentwicklung und prüfen Sie, wie Ihre Ziele Ihren Anforderungen an die Mitarbeiter entsprechen. Wenn Sie als Tech-Team eine Smartphone-App entwickeln möchten, benötigen Sie erstklassige App-Entwickler.
Hier hilft TMetric: TMetric kann zwar Ihre großen Ziele nicht bestimmen, liefert aber Daten aus der Vergangenheit, die Ihnen helfen, Ihren zukünftigen Bedarf abzuschätzen. Indem Sie den Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben und Projekte betrachten, können Sie Ihre Schätzungen zu Wachstum oder neuen Anforderungen überprüfen. Wenn TMetric beispielsweise anzeigt, dass Sie im letzten Jahr 40 % mehr Zeit für Forschung und Entwicklung neuer Produkte aufgewendet haben, bedeutet dies, dass Sie wahrscheinlich mehr technisches Know-how benötigen.
Ein kurzer Tipp: Spielen Sie das „Was wäre wenn“-Spiel. Erstellen Sie verschiedene Teampläne, je nachdem, wie Ihre Arbeit ausfallen könnte. Was wäre, wenn Sie 20 % schneller wachsen als gedacht? Was wäre, wenn ein großer Bereich nicht ausreicht? Wenn Sie mehrere Möglichkeiten planen, bleiben Sie schnell und bereit.
Schritt 2: Aktuelle Personaldaten erfassen und analysieren
Die meisten Unternehmen stecken fest, da sie nur grundlegende Daten über ihre Mitarbeiter kennen. Sie müssen nicht nur wissen, wer da ist, sondern auch, wie realistisch Ihre Arbeitszeiten sind, wie gut die Teams arbeiten, welche Fähigkeiten sie haben und wo mögliche Risiken liegen.
Was Sie tun sollten: Überprüfen Sie das Qualifikationsniveau, beobachten Sie die Leistung, finden Sie heraus, warum Mitarbeiter kündigen, und überlegen Sie, wer als Nächstes Führungspositionen übernehmen kann. Aber hier ist ein kleiner Tipp: Verwenden Sie nicht nur Stellenbeschreibungen und Diagramme.
Wo TMetric der Schlüssel ist: Hier wird die Zeiterfassung zu Ihrem Geheimtipp, um Ihr Team zu kontrollieren.
Arbeitsüberwachung: TMetric zeigt die tatsächliche Arbeit durch Projekt- und Aufgabenverfolgung. So stellen Sie beispielsweise fest, dass Sarahs Team ständig überlastet ist, während Johns Team oft freie Zeit hat. Dies zeigt, wo Arbeit geteilt werden könnte oder wo Sarahs Team möglicherweise mehr Mitarbeiter benötigt.
Kompetenzeinsatz: Mit TMetric werden Aufgaben und Projekte mit Kompetenzen versehen. Dies zeigt, welche Kompetenzen am häufigsten genutzt werden und wer sie nutzt. Dies hebt Schlüsselkompetenzen, unzureichend genutzte Kompetenzen und Kompetenzlücken hervor, die in den Stellenbeschreibungen nicht erkennbar sind.
Projektgeschwindigkeit und Mitarbeiterbeteiligung: TMetric zeigt Projektdauer und -kosten. So können Sie erkennen, wo es nicht so gut läuft oder wo qualifiziertere Mitarbeiter benötigt werden, um die Arbeit optimal zu erledigen.
Mehr als nur ein Diagramm: TMetric hilft Ihnen, die verborgenen Talente Ihrer Mitarbeiter zu erkennen. So stellen Sie beispielsweise fest, dass Ihr Marketingmitarbeiter viel Zeit mit Daten verbringt und darin hervorragend ist – nützliche Informationen für zukünftige Pläne.
Schritt 3: Zukünftigen Bedarf prognostizieren
Jetzt kommen wir zum schwierigen Teil: Vergleichen Sie, was Sie später benötigen (Schritt 1) mit dem, was Sie jetzt haben (Schritt 2), um herauszufinden, wo es Ihnen möglicherweise fehlt oder wo zu viel ist. Dabei geht es nicht darum, alles genau zu treffen – es geht um kluges Schätzen, das mit der Zeit immer besser wird.
Die Prognose sollte verschiedene Möglichkeiten und Zeiträume umfassen, von einem Quartal bis zu mehreren Jahren strategischer Personalbesetzung.
Bei der Erstellung ihrer Prognosen sollten Unternehmen auch den Zeitbedarf für Rekrutierungsprozess, Schulung und Kompetenzentwicklung berücksichtigen.
So geht's: Nutzen Sie die Daten für Prognosen (berücksichtigen Sie in der Analyse die Anzahl der Mitarbeiter, die Fluktuationsraten und erwartete Veränderungen bei Qualifikationen oder Technologien). Denken Sie beispielsweise darüber nach, wann Mitarbeiter in den Ruhestand gehen, wie sie im Beruf aufsteigen und was in Ihrer Branche aktuell ist.
Wo TMetric Ihnen hilft, Ihre Schätzungen zu überprüfen: TMetric-Daten aus der Vergangenheit dienen Ihnen als Prüftool. Wenn Sie glauben, dass Sie für eine neue Stelle mehr Programmierer benötigen, wie lange hat die Einstellung zuvor gedauert? So können Sie nicht mehr nur raten, sondern anhand realer Daten präzise Kosten schätzen.
Schritt 4: Schwachstellen und Risiken identifizieren
Sobald Sie Ihre Schwachstellen kennen, ist es an der Zeit, konkrete Pläne zu deren Behebung zu schmieden. Sie haben die Wahl zwischen vier Hauptoptionen: „Kaufen“, „Bauen“, „Leihen“ oder „Bot“.
Ihre wichtigsten Optionen:
- Rekrutieren (Kaufen): Stellen Sie Mitarbeiter mit neuen Fähigkeiten ein.
- Entwickeln (Aufbau): Schulen, fördern und schulen Sie Ihre Mitarbeiter.
- Auslagern/Leihen (Ausleihen): Nutzen Sie Freelancer, Berater oder Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben.
- Automatisieren (Bot): Nutzen Sie Technologie, um den Personalbedarf zu reduzieren.
Wie TMetric Sie bei Ihren Entscheidungen unterstützt:
Schulungsbedarf ermitteln: TMetric-Daten zeigen, wo Schulungsbedarf besteht. Benötigt Ihr Team für bestimmte Aufgaben oft mehr Zeit als geplant, ist das ein klares Zeichen für mehr Schulungsbedarf.
Leistung nach dem Training beobachten: Erfassen Sie die Zeit, die Sie nach dem Training für Aufgaben aufwenden, um die Effektivität der Programme zu beurteilen. Erledigen Mitarbeiter Aufgaben nach dem Training schneller? TMetric ermittelt die Rentabilität Ihrer Schulungsinvestitionen.
Automatisierung unterstützen: Wenn TMetric feststellt, dass viel Zeit für Aufgaben aufgewendet wird, die immer wieder und ohne großen Mehrwert erledigt werden, liefert es fundierte Daten, die die Ausgaben für Automatisierungstools oder -methoden begründen.
Mehr als nur Personal einstellen: Bedenken Sie, dass Personal einstellen nicht immer der richtige Weg ist. Manchmal ist es die beste Option, eigene Talente zu fördern, Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben einzustellen oder Technologie für alltägliche Aufgaben einzusetzen.
Ebenso wichtig ist die Risikoidentifizierung. Dabei sollten Aspekte wie die übermäßige Abhängigkeit von bestimmten Mitarbeitern, ein mögliches Burnout durch Überbeanspruchung sowie die Veralterung von Fähigkeiten im Zuge des technologischen Wandels berücksichtigt werden.
Durch diese Analyse ist es möglich, proaktiv statt reaktiv zu arbeiten.
Schritt 5: Aktionsplan implementieren, überwachen und anpassen
Auf Grundlage der Lückenanalyse und Risikobewertung sollten unternehmensintern Aktionspläne erstellt werden, um identifizierte Probleme durch strategische Neueinstellungen, gezielte Schulungen oder die Umverteilung interner Ressourcen zu lösen.
Der Aktionsplan muss realistische Zeitpläne, Budgetvorgaben und Erfolgsmesswerte enthalten.
Er muss abteilungsübergreifend koordiniert und während der Umsetzung regelmäßig überwacht werden.
Unternehmen können Berichtsmechanismen einrichten, um den Fortschritt im Hinblick auf die gesetzten Ziele zu überwachen und gegebenenfalls Strategien anzupassen.
Personalplanung findet nicht nur einmal im Jahr statt. Sie ist fortlaufend und muss ständig überprüft und optimiert werden. Veränderungen im Unternehmen, Schwerpunkte ändern sich, und es ergeben sich neue Chancen.
So geht's: Planen Sie Besprechungstermine ein, schaffen Sie Möglichkeiten für Feedback und lassen Sie Raum für Änderungen in Ihren Plänen. Überprüfen Sie monatlich kleine Änderungen, vierteljährlich große Veränderungen und halten Sie einmal im Jahr eine große Planungssitzung ab. Das funktioniert für die meisten Gruppen.
Wo TMetric kontinuierlich Mehrwert schafft
Ständiges Feedback: TMetric liefert Ihnen kontinuierlich Daten und überprüft die Arbeit, den Projektfortschritt und die Ressourcenauslastung. So finden Sie Probleme schnell und beheben sie, bevor sie sich verschärfen.
KPI-Tracking: Nutzen Sie TMetric, um wichtige Punkte für die Team-Arbeitslastplanung zu verfolgen – Projektdauer, Arbeitsaufwand, Arbeitsgeschwindigkeit und Ressourcennutzung.
Anpassung an Veränderungen: Wenn neue Aufträge anlaufen oder sich Dinge ändern müssen, helfen Ihnen TMetric-Daten, Dinge schnell umzusetzen und Pläne basierend auf Ihren tatsächlichen Möglichkeiten und Ressourcen anzupassen.
Agile Mitarbeiter: Nutzen Sie schnelle Aktualisierungen in Ihrer Personalplanung. So wie agile Methoden ständige Änderungen und Upgrades erfordern, sollte auch Ihre Personalplanung flexibel auf Veränderungen und Wachstum reagieren können.
Tools zur Unterstützung der Personalplanung
Die heutige Planungspraxis ist ohne intelligente Tools nicht denkbar, die Rohdaten in klare Erkenntnisse umwandeln.
Zeiterfassungssysteme wie TMetric unterstützen die Wahl einer optimalen Personalstrategie. Sie helfen Teams, ihre Zeit einzuteilen und zu sehen, an welchen Projekten sie arbeiten und wo Zeitengpässe auftreten könnten – all dies ist entscheidend für die Bedarfsprognose.
HR-Systeme wie BambooHR vereinfachen die Speicherung von Mitarbeiterinformationen, die Leistungsüberwachung und die Erkennung von Trends innerhalb der Belegschaft und bilden so eine solide Planungsgrundlage.
Alla Chernets
Asana und Jira sind Projektmanagement-Apps, die die Arbeitsverteilung, den Projektfortschritt und die Ressourcenverteilung darstellen, sodass Teams Engpässe erkennen können, bevor sie auftreten.
Alla Chernets
Nischenorientiertere Planungstools wie Float oder Resource Guru gehen noch einige Schritte weiter und ergänzen die Szenarienplanung, Personalplanung und Kapazitätsmodellierung für die Zukunft.
Anwendungsfälle der Personalplanung
Agenturen und professionelle Dienstleistungen
Im Gegensatz zu anderen Dienstleistern erfordern Marketingagenturen, Beratungsunternehmen und professionelle Dienstleistungsunternehmen eine spezielle Personalplanung. Dies liegt an:
- dem projektbasierten Geschäftsmodell
- dem kundenorientierten Nachfragemuster
Solche Organisationen müssen die verfügbare abrechenbare Zeit sorgfältig mit den Kundenverpflichtungen abwägen und stets flexibel auf die Anforderungen eines Projekts reagieren.
Die Personalplanung einer Agentur erfordert ein umfassendes Verständnis der Auslastung, der Projektpläne und der Saisonalität der Kunden.
Unternehmen müssen den Bedarf an spezifischen Fähigkeiten und die Ressourcenmobilität im Laufe der Projekte berücksichtigen.
Dies umfasst in der Regel die Entwicklung bereichsübergreifender Schulungsprogramme und die Einhaltung flexibler Personalmodelle, die sich flexibel an veränderte Kundenanforderungen anpassen.
Startups und wachstumsstarke Unternehmen
Kleine und schnell wachsende Unternehmen stehen vor besonderen Herausforderungen bei der Personalplanung, wenn sie von kleinen Gruppen zu größeren Unternehmen heranwachsen.
Solche Unternehmen müssen ihre Rekrutierungsprozesse eng mit Finanzierungsterminen und Umsatzprognosen abstimmen und sich schnell an schwankende Branchentrends anpassen können.
In Startups muss die Personalplanung auf einer komplexen Ebene erfolgen, die Wachstumsmuster, Finanzierungsmuster und die Marktdynamik berücksichtigt.
Unternehmen riskieren, dass die beschleunigte Expansion mit unerwarteten Überbesetzungen einhergeht. Dies geschieht meist durch flexible Personalvereinbarungen und die enge Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitern oder Vertragsmitarbeitern.
Remote- und verteilte Teams
Verteilte und verteilte Teams bringen besondere Herausforderungen bei der Personaleinsatzplanung mit sich, insbesondere hinsichtlich Zeitzonenanpassung, kultureller Unterschiede und Kommunikationseinschränkungen.
Unternehmen müssen die richtige Balance zwischen globaler Kapazität in verschiedenen Zeitzonen, Zusammenarbeit und Projektkoordination finden.
Der Talentmarkt, kulturelle Faktoren und die Kommunikationsdynamik sind sehr komplex und erfordern eine genaue Berücksichtigung für eine effektive Personalplanung im Zusammenhang mit Remote-Teams.
Unternehmen müssen Wege finden, um sicherzustellen, dass die verteilte Belegschaft den Teamzusammenhalt und die Produktivität aufrechterhält und gleichzeitig die Ertragskraft und die Talente globaler Mitarbeiter nutzt.
Einzelhandel und Saisonbetriebe
Einzelhandelsunternehmen und andere Saisonbetriebe erleben drastische Veränderungen des Arbeitsbedarfs entsprechend der saisonalen Nachfrage.
Solche Unternehmen müssen sich für Spitzenzeiten gut eindecken, allerdings in einem Umfang, den sie sich zu anderen Zeiten nicht leisten können.
Saisonbetriebe benötigen fundierte Kenntnisse über Nachfragemuster, den lokalen Arbeitsmarkt und den Schulungsbedarf in der Personalplanung.
Unternehmen müssen eine Strategie entwickeln, um in der Hochsaison schnell Personal aufzubauen und diese effektiv zu nutzen, ohne Kompromisse bei Qualität und Kundenservice einzugehen.
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt
Die Personalplanungsstrategie ausschließlich auf technische Fähigkeiten zu reduzieren, ist einer der größten Fehler, den Unternehmen machen können.
📛 Obwohl technische Fähigkeiten wichtig sind, sind sie nicht ausschlaggebend für langfristigen Erfolg und Teamleistung: Soft Skills wie Kommunikation, Flexibilität und Führungsqualitäten sind in der Regel entscheidend.
📛 Weitere potenzielle Fallstricke sind die Verwendung veralteter oder unvollständiger Informationen bei der Personalplanung.
In der modernen, dynamischen Geschäftswelt müssen Unternehmen in zuverlässige Datenerfassung, -erkennung und -analyse investieren, auch unter Berücksichtigung von Zeitfaktoren, da der Mensch heute hart darum kämpft, im eigenen Unternehmen relevant zu bleiben.
Dazu gehört die regelmäßige Aktualisierung von Stellenbeschreibungen, Qualifikationsanforderungen und Leistungsindikatoren.
📛 Die häufigste Falle, in die die meisten Unternehmen tappen, ist die Annahme, Personalplanung sei ein einmaliges Projekt. Erfolgreiche Personalplanung erfordert die Nachverfolgung, Korrektur und Verbesserung entsprechend veränderter Geschäftsbedingungen und Leistungsergebnisse.
📛 Und schließlich gelingt es Unternehmen nicht, die Personalplanung angemessen mit den Finanzen und dem operativen Geschäft abzustimmen. Dies führt zu unrealistischen Erwartungen und einer schlechten Ressourcenallokation.
Um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen, muss die Personalplanung eng mit der Finanzplanung und den betrieblichen Zwängen verknüpft sein.
Abschließende Gedanken
Bei der Personalplanung geht es darum, einen Talentpool aufzubauen, damit Sie nicht in Schwierigkeiten geraten, wenn wichtige Mitarbeiter abwandern. Gleichzeitig geht es darum, flexibel genug zu sein, um sich an unerwartete Marktbedingungen anzupassen.
Letztendlich geht es bei der Personalplanung vor allem darum, vorbereitet zu sein.
Es macht den Unterschied zwischen ständigem Problemlösen und einer Strategie, die Ihrem Unternehmen nachhaltiges Wachstum ermöglicht.
Starten Sie noch heute Ihre kostenlose TMetric-Testversion und machen Sie den ersten Schritt zu einer erfolgreichen strategischen Personalplanung.
