Projektfinanzmanagement: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Teams und Agenturen

Wir alle kennen das.

Man sitzt in einer großen Besprechung, und plötzlich fallen diese schwer zu überhörenden Worte: Die Projektkostenrechnung zeigt, dass sie 40 Prozent über unserer Schätzung liegt.

Die Leute starren einen an, beginnen zu überlegen, was die Ursache für eine solche Rentabilitätsanalyse sein könnte, und jeder glaubt zu wissen, warum es schiefgegangen ist.

Doch das bringt eine schmerzhafte Realität mit sich: Meistens liegt das Scheitern von Projekten nicht an schlechten Ideen oder mangelhafter Ausführung.

Sie scheitern, weil sie ihr Geld schlecht verwalten.

Sie können zwar gerade noch rechtzeitig etwas Tolles produzieren, aber da Ihre Finanzen erschöpft sind, werden die Leute Ihr intelligentes Vorhaben nicht berücksichtigen.

Schlechte Ergebnisse erinnern an das finanzielle Chaos.

Manchmal kann es lebensverändernd sein. Ihr Name, Ihre Zukunftschancen und Ihr Arbeitsplatz können aufgrund Ihres Projektfinanzmanagements auf dem Spiel stehen.

In diesem Leitfaden zum Projektfinanzmanagement ändern wir das.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Projektfinanzen verwalten und die Situation mit Maßnahmen und Tools optimieren, die sich optimal für die Budgetverfolgung von Projekten eignen, damit Ihr Unternehmen seine Ziele erreicht und die Zeit- und Kostenmanagementziele erfüllt.

Wir besprechen leistungsstarke Planung, Live-Tracking, intelligente Prognosen und den Umgang mit Risiken.

Letztendlich sind Sie in der Lage, über Finanzen zu diskutieren und Ihre Projekte finanziell gut aufzustellen.

Fazit: Finanzmanagement ist entscheidend, um Projekte auf Kurs und profitabel zu halten. Mangelnde Kostentransparenz führt zu einer Ausweitung des Projektumfangs und verpassten Gewinnmargen. Ob Sie kurzfristige Kundenaufträge oder Großprojekte managen – ein erfolgreiches Projektfinanzmanagement sorgt für nachhaltiges Geschäftswachstum und die Zufriedenheit der Stakeholder.

Was ist Projektfinanzmanagement?

Projektfinanzmanagement umfasst die Planung, Verfolgung und Kontrolle der finanziellen Leistung eines Projekts über den gesamten Lebenszyklus.

Diese Disziplin umfasst alle finanziellen Aspekte von der Budgeterstellung bis zur abschließenden Rentabilitätsanalyse.

Zu den Kernkomponenten des Projektfinanzmanagements gehören:

• Umfassende Budgetierung
• Präzise Prognosen
• Sorgfältige Verfolgung der tatsächlichen Ausgaben
• Detaillierte Rentabilitätsanalyse

💡 Nutzen Sie ein zentrales Dashboard, das Echtzeit-Kostenverfolgung, Arbeitszeitnachweise und Ressourcenpläne kombiniert. So erkennen Sie sofort Überschreitungen und können Budget oder Personal neu verteilen, bevor Qualitäts- oder Terminüberschreitungen auftreten. Integrieren Sie wöchentlich dieselben Daten in rollierende Prognosen, um jede finanzielle Entscheidung mit dem Projektbudget und den Lieferzielen in Einklang zu bringen.

Warum es wichtig ist

Effektives Projektfinanzmanagement bildet die Grundlage für zwei wichtige Bereiche:

• Geschäftsbetrieb
• Kundenzufriedenheit

Ohne angemessene Finanzkontrolle überschreiten Projekte häufig die Budgets. Dies führt zu geringerer Rentabilität oder sogar zu Totalverlusten.

Daher ist effektives Kostenmanagement für das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung, da es sich direkt auf den Erfolg und die Rentabilität eines Projekts auswirkt.

Darüber hinaus stellt ein gutes Finanzmanagement sicher, dass Kundenprojekte profitabel umgesetzt werden und gleichzeitig wettbewerbsfähige Preise gewährleistet sind. Es erhöht die Transparenz bei der Abrechnung und Rechnungsstellung für Kundenaufträge und schafft so Vertrauen und langfristige Geschäftsbeziehungen.

Unternehmen, die umfassende Systeme zum Projektfinanzmanagement einsetzen, verbessern in der Regel ihre Projektlaufzeiten, ihre Kundenzufriedenheit und ihre Gesamtrentabilität.

Die Fähigkeit, Finanzergebnisse vorherzusagen, ermöglicht es uns, im Voraus Korrekturen vorzunehmen, anstatt erst auf eine Krise zu reagieren.

Schritt 1: Projektbudget festlegen

• Projektumfang definieren

Identifizieren Sie alle Projektleistungen. Teilen Sie diese in spezifische und messbare Aufgaben auf. Erstellen Sie einen geeigneten Projektstrukturplan (PSP), um eine Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern.

Unkontrollierte Ausweitung des Projektumfangs führt am schnellsten zu einer Budgetüberschreitung. Jede Änderung des Projektumfangs hat Auswirkungen auf die Kosten. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten diesen Zusammenhang verstehen: „Umfangsdisziplin ist Budgetdisziplin.“

The Best 7 Strategies to Control Scope Creep in Projects

To manage scope creep is important in project management. Check out the 7 best effective scope creep control and prevention strategies to succeed in project delivery…

TMetric Blog - Time Tracking Tips and Productivity HacksAlla Chernets

• Kostenschätzung

Schätzen Sie für jede Aufgabe:

Benötigte Stunden
Stundensätze für die Teammitglieder
Benötigte Materialien/Werkzeuge
15–25 % Gemeinkosten (Verwaltung, Bürokosten, Softwarelizenzen) hinzufügen

• Puffer für unvorhergesehene Ereignisse hinzufügen

Projektrisiken berücksichtigen:

10 % bei Routineprojekten
15 % bei Projekten mit mittlerer Komplexität
20–25 % bei Projekten mit hohem Risiko oder Neuland

• Historische Daten sollten verwendet werden

Erfassen Sie die tatsächlichen und geschätzten Ausgaben in einer einfachen Tabelle. Achten Sie auf Muster: Neigen Sie dazu, Tests zu unterschätzen? Designänderungen? Berücksichtigen Sie diese Schätzungen bei späteren Schätzungen.

• Budget-Tracking-Tools auswählen

Einsteiger: Excel/Google Tabellen mit Budgetvorlagen
Fortgeschrittene: TMetric, Asana (Zeiterfassung und Budgetverfolgung)

Kurze Checkliste:

Klar definierter Projektumfang
Alle Elemente der Kostenschätzung
Ein kleiner Puffer hinzugefügt
Vergangene Daten berücksichtigt
Auswahl und Installation der Tracking-Tools

Schritt 2: Ressourcen zuweisen und Preise festlegen

• Teamrollen zuweisen

Teammitglieder nach bestimmten Funktionen ordnen
Abrechenbare und nicht-abrechenbare Aufgaben klar voneinander unterscheiden
Name der ausführenden Person angeben, um Verwirrung zu vermeiden

• Tarifstrukturen festlegen

Staffeln Sie Tarife:

Junior: 50–75 €/Stunde
Mid-Level: 75–100 €/Stunde
Senior: 100–150 €/Stunde
Spezialist: 125–200 €/Stunde

Passen Sie die Tarife an Ihren Markt und Ihre Branche an.

• Kunden- statt interne Tarife ermitteln

Interne Tarife: Tatsächliche Kosten + Gewinn + Gemeinkosten
Kundentarife: Gewinnspanne + Marktwettbewerbsfähigkeit
Überwachung für eine fundierte Rentabilitätsanalyse

• Automatische Kostenberechnung

Verknüpfen Sie Ihre Tarife mit Zeiterfassungsprogrammen:

Automatisieren Sie die Berechnung der jährlichen Kosten (Stunden, Tarife)
Erleichtern Sie die Echtzeit-Budgetverfolgung
Minimieren Sie Fehler durch manuelle Berechnungen

• Überwachen Sie die Nicht-Arbeitskosten

Separates Budget für:

Softwarelizenzen
Hardware und Software
Reisekosten
Subunternehmerhonorare
Büromaterial

Kurze Checkliste:

Tarife und Rollen eines Teams sind festgelegt
Die Tarifstruktur wird intern entworfen bzw. die Tarifstruktur für den Kunden entwickelt
Einrichtung eines Zeiterfassungssystems
Kosten, die nicht zu den Arbeitskosten gehören
Die automatisierte Kostenkalkulation ermöglichte dies

Schritt 3: Zeit und Ausgaben in Echtzeit verfolgen

• Erfassen Sie täglich Arbeitszeiten und Ausgaben

Lassen Sie Ihre Teammitglieder ihre Arbeitszeiten täglich erfassen, um präzise Wochen- und Monatsberichte zu erstellen.
Sie können einfache Zeiterfassungssoftware oder Excel-Tabellen verwenden.
Installieren Sie automatische Erinnerungen am Ende des Arbeitstages.

• Erfassen Sie Aufgaben außerhalb des Projektumfangs

Arbeiten an zusätzlichen Anfragen müssen separat kategorisiert werden.
Änderungen des Projektumfangs müssen umgehend dokumentiert werden, da sie sich auf das Budget auswirken.
Bei der Erfassung zusätzlicher Aufgaben geben Sie die Beschreibung der geleisteten Arbeit, den Zeitaufwand und die Person an, die sie angefordert hat.
Diese Daten sind für die zukünftige Rechnungsstellung und Projektbewertung hilfreich.

• Wählen Sie die passende Software

Empfohlene Tools:

TMetric – Automatischer Zeit-Budget-Vergleich und Echtzeit-Budgetnutzung

Folgende Eigenschaften sollten Sie berücksichtigen:

Automatische Zeiterfassung
Budgetwarnungen aufgrund von Limits drohen
Integrationen von Projektmanagement-Plattformen

• Alle Projektkosten im Blick

Neben den Arbeitskosten sollten Sie Folgendes im Auge behalten:

Abonnements und Softwarelizenzen
Gerätemieten
Reise- und Aufenthaltskosten
Auftragnehmer, Dienstleistungen/Werkzeuge/Dienstleistungen Dritter
Materialien und Zubehör

• Automatische Benachrichtigungen installieren

Budgetwarnungen bei 75 % und 90 % Verbrauch
Projektmanager erhalten wöchentlich Statusberichte zum Budget
Monatliche Ausgabenübersichten für Stakeholder

Kurze Checkliste:

Überprüfen Sie täglich die Spesen- und Zeiterfassung in Ihrem Betrieb
Erfassen Sie Änderungen und Mehraufwand
Wählen Sie die Budget-Tracking-Software
Legen Sie alle Spesenkategorien fest
Automatische Warnungen müssen ausgelöst werden

Schritt 4: Budget im Vergleich zum Ist-Zustand überwachen

• Echtzeit-Tracking einrichten

Dashboards erstellen, die Folgendes anzeigen:

Wöchentlicher/monatlicher Budgetverbrauch
Ungenutzte Budgetkapazität
Geschätzte Kosten für die Projektabwicklung
Tatsächliche und geschätzte Stunden pro Aufgabe

• Warnsysteme konfigurieren

Automatische Warnmeldungen einrichten bei:

75 % Budgetauslastung – Gelbe Warnung
90 % Budgetauslastung – Rote Warnung
100 % Budgetauslastung – Kritische Warnung

• Ausgabenverhalten analysieren

Verfolgen Sie Typologien von Kostenüberschreitungen (Scope Creep, unterschätzte Komplexität oder Probleme mit der Ressourcenverfügbarkeit). Notieren Sie die Trends, um künftig bessere Prognosen zu treffen.

• Änderungen während des Projektverlaufs zulassen

Nutzen Sie Tracking-Daten, um:

Zeit für Aufgaben neu zuzuweisen
Sich wieder auf die Hauptziele des Projekts zu konzentrieren
Verhandlungen über eine Änderung des Projektumfangs mit Kunden in Erwägung zu ziehen
Flexibilität für reibungslose Änderungen zu entwickeln

• Erstellen Sie passende Berichte

Für Stakeholder: Übersichtliche Zusammenfassungen mit wichtigen Kennzahlen und Status
Für Projektmanager: Detaillierte Aufschlüsselungen nach Aufgaben, Ressourcen und Zeitrahmen

Kurze Checkliste:

Installation des Echtzeit-Dashboards
Einstellung der Schwellenwerte für aktive Warnmeldungen
Regelmäßige Budgetprüfung auf wöchentliche Basis
Erfasste Muster von Budgetüberschreitungen
Automatisierung des Stakeholder-Berichts

Schritt 5: Finanzielle Ergebnisse prognostizieren

Bewahren Sie vergangene Daten und Leistungsmuster auf, um die Prognosegenauigkeit im Laufe der Zeit zu verbessern.

Untersuchen Sie bereits umgesetzte Projekte, um häufige Fehler bei der Prognose und Modellanpassung zu identifizieren. Diese iterative Verbesserungsmethode erhöht die Genauigkeit der Finanzprognosen für zukünftige Projekte.

Die Rentabilitätsanalyse von Projekten muss sowohl die direkten Kosten als auch die Opportunitätskosten, die Effizienz der eingesetzten Ressourcen und den langfristigen Kundennutzen berücksichtigen.

Eine gründliche Prüfung liefert Informationen zur Realisierbarkeit des Projekts und hilft bei der Priorisierung der weiteren Geschäftsexpansion.

• Berechnen Sie die wichtigsten Finanzkennzahlen

Vorausschätzung bei Fertigstellung (EAC) – Wählen Sie die für Ihren Fall passende Formel:

EAC = AC + (BAC - EV): Verwenden Sie diese Formel, wenn zukünftige Arbeiten wie ursprünglich geplant durchgeführt werden.
EAC = BAC ÷ CPI: Verwenden Sie diese Formel, wenn sich die aktuelle Kostenentwicklung fortsetzt.

Geschätzte Fertigstellung (ETC)

ETC = EAC - AC (wie viel Sie zusätzlich ausgeben müssen)

Abweichung bei Fertigstellung (VAC)

VAC = BAC - EAC (ob Sie über oder unter dem Budget abschließen)

• Prognosen regelmäßig aktualisieren

Projekte mit hohem Risiko: Wöchentliche Aktualisierung

Marktveränderungen können sich auf Ziele auswirken, oder technische Probleme können die Kosten verändern.
Wöchentliche Überprüfungen ermöglichen uns, schnell Anpassungen vorzunehmen und mit allen Beteiligten zu kommunizieren.
Beispiele: Start neuer Technologieprojekte, Expansion in neue Märkte oder anspruchsvolle Aufgaben.

Projekte mit geringem Risiko: Monatliche Aktualisierungen

Kontinuierliche Projekte mit planbaren Kosten und Zeitplänen
Keine großen Änderungen, die den Finanzplan durcheinanderbringen könnten.
Eine monatliche Aktualisierung reicht aus, um den Überblick zu behalten, ohne zu viel Kontrolle zu haben.

Beispiele: Routinemäßige Wartungsprojekte, etablierte Prozessverbesserungen oder Projekte mit bewährten Methoden.

Nutzen Sie stets aktuelle Daten, um Schätzungen anzupassen.

• Prüfen Sie, ob Projekte profitabel sind

Denken Sie darüber nach:

Aktuelle Kosten im Vergleich zu unseren Einnahmen
Wie gut nutzen wir, was wir haben?
Wert unserer langjährigen Kunden
Was verpassen wir?

• Berichte erstellen

Achten Sie auf:

Budget vs. tatsächliche Ausgaben
EAC und VAC
CPI und SPI
Wesentliche Abweichungen und Ursachen
Geplante Korrekturmaßnahmen

• Berichte auf die Zielgruppe zuschneiden

Team: Operative Details
Sponsor: Strategische Einblicke
Finanzen: Compliance-Informationen

• Visualisierungen nutzen

Burn-Down-Diagramme: Vergleichen Sie tatsächliche und geplante Ausgaben
S-Kurven: Zeigen Sie Leistungstrends auf einen Blick
Varianzdiagramme: Heben Sie Abweichungen vom Budget hervor

• Prognosetools auswählen

Basis: Excel für individuelle Modellierung
Erweitert: TMetric-Berichte für automatisierte Analysen

Komplex: Spezialisierte Prognosesoftware, die sich in Ihr Projektmanagementsystem integrieren lässt.

Kurze Checkliste:

Der erwartete Gesamtaufwand (EAC) wird in einer geeigneten Formel ermittelt
Zeitnahe Aktualisierung der Prognosen
Angepasste Finanzberichte für unterschiedliche Kunden
Visuelle Dashboards mit wichtigen Kennzahlen
Bestehende Systeme nutzen kombinierte Prognosetools

Schritt 6: Rechnung und Bericht

• Detaillierte Rechnungen erstellen

Erstellen Sie präzise Rechnungen auf Basis der erfassten Zeitdaten. Diese enthalten:

Die Anzahl der vom Teammitglied geleisteten Arbeitsstunden
Erledigte Aufgaben
Stundensätze
Spesenbelege und Beschreibungen

• Einzelpostenrechnung erstellen

Kostenaufschlüsselung:

Designer (8 Stunden) – Entwickler (12 Stunden)
Arbeitsgruppe (Forschung, Design, Entwicklung, Test)
Zeit (Woche 1, Woche 2 usw.)

• Regelmäßige Finanzberichte erstellen

Informieren Sie die Stakeholder in monatlichen Berichten, einschließlich:

Aktuelle Ausgaben im Vergleich zu tatsächlichen Ausgaben
Restbudgetprognose
Status der Projektrentabilität
Zukünftige Meilensteinausgaben

• Integration von Buchhaltungssystemen

Rechnungsdaten in QuickBooks, Xero oder andere ERP-Systeme exportieren
Datentransfer automatisieren, um manuelle Eingabefehler zu vermeiden
Projektkosten an die Gesamtfinanzen des Unternehmens anpassen

• Planen Sie Ihre Rechnungen strategisch, wann immer möglich

Kurze Projekte: Rechnung nach Abschluss.
Langfristige Projekte: Rechnung im 30-Tage-Rhythmus oder bei wichtigen Meilensteinen.
Auftragsarbeiten: Rechnung monatlich im Voraus.
Zahlungsbedingungen (Netto 15) festlegen und regelmäßig durchsetzen.

Kurze Checkliste:

Die Zeiterfassungsdaten sind vollständig und korrekt
Die Rechnungsform enthält eine Aufschlüsselung
Ein Zeitplan für die Kohortenberichterstattung wurde erstellt
Integration der Buchhaltungssysteme wurde installiert
Zahlungs- und Nachverfolgungsmethoden wurden festgelegt

Best Practices für den Erfolg

Der Schlüssel zum finanziellen Projektmanagement ist die regelmäßige Zeiterfassung.

Legen Sie feste Regeln für die Zeiterfassung fest und stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder die Bedeutung einer präzisen Zeiterfassung kennen. Regelmäßige Schulungen und die Stärkung hoher Standards tragen zu deren Einhaltung bei.

Führen Sie regelmäßige (wöchentliche) Überprüfungen des Budgetstatus ein, um frühzeitig Probleme zu identifizieren und weitere Verzögerungen oder Verluste zu vermeiden. Solche Überprüfungen sollten die Budgetauslastung, die Aktualisierung von Prognosen sowie die Ermittlung von Risiken und Chancen beinhalten.

Die regelmäßigen Überprüfungen stärken das Verantwortungsbewusstsein und behalten die finanzielle Entwicklung stets im Blick.

Führen Sie Finanzprüfungen nach Projektende durch, um Erkenntnisse zu gewinnen und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.

Die Analyse nach Projektende muss die Genauigkeit der Schätzungen, die Effektivität des Budgets und die finanzielle Entwicklung im Allgemeinen untersuchen.

Diese Studie kann einen wichtigen Beitrag zur zukünftigen Projektplanung und zum Lernen im Unternehmen leisten.

Wo Prozesse und Aufgaben automatisiert werden können, reduziert dies den manuellen Arbeitsaufwand und erhöht die Genauigkeit. Automatisieren Sie die Rechnungsstellung, Berichtserstellung, wöchentliche Zeiterfassung und Budgetbenachrichtigungen.

Automatisierung spart Zeit bei strategischen Analysen und Entscheidungsprozessen und minimiert das Risiko menschlicher Fehler.

Halten Sie alle Ausgabenentscheidungen, Umfangsanpassungen und Budgetänderungen übersichtlich fest. Eine solche Dokumentation ist hilfreich für die zukünftige Projektentwicklung und schützt vor Streitigkeiten und Meinungsverschiedenheiten.

Dokumentation ist entscheidend für organisatorisches Lernen und Verbesserung.

Tools und Technologielösungen

Modernes Projektfinanzmanagement basiert auf integrierten Softwarelösungen, da diese Zeiterfassung, Kostenmanagement und Finanzberichterstattung vereinen.

TMetric: Komplettlösung

Hauptfunktionen:

Zeit-Kosten-Konvertierung: Automatische Umrechnung von Arbeitszeit in Arbeitskosten.
Budgetüberwachung im laufenden Betrieb: Echtzeit-Budgetvergleich der Ausgaben.
Finanzberichte: Vergleich der Ist- und Plankosten.
Kundenabrechnung: Erstellen Sie Kundenrechnungen direkt aus Zeiteinträgen.
Teamzugriff: Fernerfassung von Arbeitszeiten und Ausgaben.
Integrationen: Integriert mit JIRA, Asana und QuickBooks.

Ideal für Teams, die umfassende Zeiterfassung und Finanzberichte benötigen.

Weitere Tools

Projektmanagement-Plattformen

Jira, Asana, Monday.com – Einfache Finanzverfolgung und Projektmanagement
Am besten geeignet für Teams, die diese Plattformen nutzen

Unternehmenslösungen

Oracle Primavera, Microsoft Project – Erweiterte Finanzsysteme
Am besten geeignet für große, komplexe Projekte mit hohen Budgets

Einfache Lösungen

Excel/Google Tabellen (individuelle Vorlagen mit Formeln)
Am besten geeignet für ein begrenztes Budget. Trotz ihrer grundlegenden Funktionalität bieten sie volle Kontrolle über die Implementierung.

Checkliste für funktionale Anforderungen

Achten Sie bei der Auswahl eines Tools auf folgende Funktionen:

Budgetplanung und -prognose
Kostenkontrolle vor Ort
Maßgeschneiderte Finanzberichte am Computer
Rechnungserstellung
Nutzung bestehender Tools (Integration mit bestehenden Tools)
Mobiler Zugriff für Remote-Teams

Schnellauswahlkarte 🗺️

Kleine Gruppe, unkomplizierte Arbeit: Excel/Google Tabellen
Teamerweiterung, Kundenabrechnung: TMetric
Unternehmenslösungen: Komplexe Projekte, große Organisationen
Bereits Projektmanagement-Tools nutzen: Prüfen Sie zuerst deren Finanzfunktionen

Abschließende Gedanken

Projektfinanzmanagement dient im Wesentlichen nicht nur der Vermeidung von Kostenüberschreitungen, obwohl auch diese wichtig ist.

Es geht um Wertmaximierung, strategische Erfolge und den Aufbau eines guten Rufs bei der Projektabwicklung.

Sobald Sie diese Fähigkeiten erlernt haben, sind Sie mehr als nur ein Projektmanager, sondern ein Geschäftspartner, mit dem Führungskräfte und Mitarbeiter der Finanzabteilung gut zurechtkommen.

Die besprochenen Prinzipien (solide Planung, sorgfältige Überwachung, positive Kontrolle, korrekte Prognosen und intelligentes Risikomanagement) sind untrennbar miteinander verbunden.

Lernen Sie, sie einzeln anzuwenden, aber vor allem, sie in einem umfassenden System zu kombinieren.

Bedenken Sie, dass jedes Projekt Ihnen die Chance bietet, Ihre finanzielle Leistungsfähigkeit unter Beweis zu stellen.

Sie verfügen nun über umfassende Tools wie TMetric zur Projektverfolgung und die in diesem Leitfaden erläuterten Ansätze, sodass Sie Projekte sicher umsetzen können, die operativ und profitabel sind.

Dies sind die Praktiken für Ihr nächstes Projekt. Ihr Team, Ihre Stakeholder und Ihre Karriere werden es Ihnen danken.