Wie erfassen Sie die für Aufgaben am Arbeitsplatz aufgewendete Zeit: Die besten Methoden und Tools
Erfahren Sie, wie Sie Aufgaben am Arbeitsplatz am besten erfassen können. Entdecken Sie, wie Sie die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter verfolgen, die für Aufgaben aufgewendete Zeit erfassen und mit modernen Tools die Produktivität steigern können.
„Wenn man es nicht messen kann, kann man es nicht verbessern.“ – Peter Drucker
Dieser Satz erklärt, warum 52 % der leistungsstarken Teams eine Form der täglichen Zeiterfassung durchführen, während dies bei den leistungsschwachen Teams nur 29 % tun (Deloitte, 2024).
In den nächsten zehn Minuten erfahren Sie, warum Sie die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter erfassen müssen, was schiefgeht, wenn Sie dies vernachlässigen, und wie Sie ein reibungsloses System zur Aufgabenverfolgung einrichten – egal, ob Sie ein fünfköpfiges Marketingstudio oder eine Softwareagentur mit 200 Mitarbeitern leiten.
Alles ist praxiserprobt, wenn möglich werkzeugunabhängig und wird anhand konkreter Beispiele veranschaulicht, die Sie sofort umsetzen können.
Was passiert, wenn Sie den Zeitaufwand für Aufgaben nicht erfassen?
Es geht nicht darum, wie viel Zeit Ihnen zur Verfügung steht, sondern wie Sie jede Aufgabe innerhalb dieser Zeit gestalten.
Verpasste Termine und Budgetüberschreitungen
Ohne echte Daten sind Projektschätzungen reine Spekulation.
Eine Kreativagentur stellt möglicherweise fest, dass die durchschnittliche „schnelle Logo-Aktualisierung“ deutlich länger dauerte als angegeben.
Die Frage, wie man Arbeitszeiten erfasst, wird plötzlich ganz praktisch: Multipliziert man das mit 120 Projekten pro Jahr, vernichtet die Überschreitung die gesamte Gewinnspanne.
Wenn man die Zeit erfasst, erfährt man, dass „15-minütige Kundenfeedback-Gespräche“ im Durchschnitt 42 Minuten dauern können – Informationen, die man in den nächsten Vertrag einfließen lassen kann.
Kate Hondarovska
Überlastete Teams und Burnout
Wenn die Arbeitsbelastung unsichtbar ist, erhält oft die lauteste Stimme oder die letzte E-Mail im Posteingang die nächste Aufgabe.
Die Folge ist die gefürchtete 80/20-Aufteilung der Arbeitsbelastung: 20 % der Mitarbeiter tragen 80 % des kritischen Pfades.
Zwei Sprints später ist Ihr bester Entwickler krankgeschrieben, und der Junior, der freie Zyklen hatte, ist am Ende.
Echtzeit-Dashboards decken das Ungleichgewicht auf, bevor die Mitarbeiter zusammenbrechen.
Denis Yanov
Fehler bei Abrechnung und Gehaltsabrechnung
Manuelle Tabellenkalkulationen sind so lange sinnvoll, bis ein Kunde einen Rechnungsposten über 7,25 Stunden in Frage stellt und man drei Stunden damit verbringt, Slack-Threads zu durchsuchen.
Die Umstellung auf einen Task-Timer kann die Produktivität deutlich steigern, da er die Konzentration fördert, Ablenkungen eliminiert und zu einem effektiveren Zeitmanagement beiträgt.
Studien zeigen, dass Timer zu einer Leistungssteigerung von 4–20 Prozent führen können. Einige Unternehmen sparen aufgrund der Effizienz Tausende von Dollar pro Mitarbeiter und Jahr.
Mangelnde Transparenz in Remote-/Hybrid-Teams
„Arbeitet Sarah tatsächlich an der Kampagnenaufgabe?“ Wenn die Antwort ein Achselzucken-Emoji ist, schwindet das Vertrauen schnell.
Gemeinsame Zeitprotokolle (für das gesamte Team sichtbar, nur vom Verantwortlichen bearbeitbar) schaffen eine einfache Form der Verantwortlichkeit, die sich fair und nicht orwellsch anfühlt.
Verpasste Chancen zur Workflow-Optimierung
Kein Reporting = keine Mustererkennung. Ein B2B-SaaS-Team überprüfte sechs Monate lang erfasste Daten und stellte fest, dass Code-Reviews der größte Engpass waren – obwohl sie in Retrospektiven nie besprochen wurden.
Eine Richtlinienänderung (Zuweisung von Reviewern bei der Story-Erstellung) kann die Zykluszeit erheblich verkürzen.
Marketingteams können dasselbe tun, um zu erkennen, welche Kampagnenaufgaben die meisten Stunden in Anspruch nehmen.
Die besten Möglichkeiten, Arbeitsaufgaben im Auge zu behalten
| Method | Best for | Hidden cost | Accuracy |
|---|---|---|---|
| Pen & paper | Personal to-do lists, no billing | Transcription time, lost notes | ★☆☆ |
| Spreadsheet template | 1–3-person teams, simple projects | Version-control chaos | ★★☆ |
| Project-management timers (Asana, Jira built-ins) | Teams already living in those tools | Manual start/stop fatigue | ★★☆ |
| Dedicated automatic tracker (TMetric, Toggl Track, Clockify) | Agencies, consultancies, remote teams | Subscription fee | ★★★ |
💡 Automatische Tracker erreichen eine Genauigkeit von ★★★, da sie Daten zu aktiven Fenstern und URLs erfassen – keine vergessenen Timer bei der Zeiterfassung für Aufgaben.
Manuelles Tracking (Vor- und Nachteile)
Vorteile: Keine Einarbeitung, keine Abhängigkeit von einem Anbieter. Sie können die Notizbuchseite täglich fotografieren und in einen gemeinsamen Slack-Kanal hochladen – minimale Digitalisierung ohne vollständige Transkription.
Nachteile: Hängt von menschlicher Disziplin ab, erstellt Schätzungen vom Typ „Freitag 16 Uhr“ und lässt sich bei mehr als fünf Personen schlecht skalieren.
Digitale Zeiterfassungstools
Sofortiger Start/Stopp, Live-Dashboards, automatische Synchronisierung – digitale Timer verwandeln Zeit in Erkenntnisse.
- Echtzeit-Aufgabentimer starten/stoppen mit einem Klick oder einer Tastenkombination und ermöglichen Ihnen so die Erfassung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit.
- Projekt-Dashboards fassen einzelne Protokolle in Burndown-Diagrammen, Budgetverbrauchs- und Earned-Value-Berichten zusammen.\
- Die Integration von Lohn- und Gehaltsabrechnung und Rechnungsstellung überträgt die genauen Stunden in QuickBooks, FreshBooks oder Xero – kein CSV-Jonglieren mehr.
Beachten Sie, dass viele hybride Teams zwei verschiedene Funktionen kombinieren: z. B. ein PM-Tool für die Aufgabenstruktur und einen automatischen Zeit-Tracker, der über native Integrationen synchronisiert wird.
👉 Wenn Sie einen reibungslosen Einstieg wünschen, installieren Sie die kostenlose TMetric-Browsererweiterung, verbinden Sie sie mit Trello/Asana/Jira und erfassen Sie Ihre Zeit in nur zwei Minuten.
Schritt für Schritt: So erfassen Sie die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter effektiv
Schritt 1 – Aufgaben definieren und aufschlüsseln
Nutzen Sie die 3-D-Regel: Jede Aufgabe muss
- definiert (ein Verb + ein Ergebnis),
- in ≤ 90 Minuten machbar und
- im selben Tool dokumentiert sein, in dem auch die Zeiterfassung erfolgt.
Beispiel: Statt „Website-Redesign“ erstellen Sie „Homepage-Hero-Bereich-Mockup v1 gestalten“. Ein großes Ergebnis wird in 8–12 nachverfolgbare Abschnitte unterteilt.
Schritt 2 – Aufgabentimer starten
- Tastaturkürzel: Strg + Umschalt + T (Standardeinstellung von TMetric).
- Mobil: Wischen Sie über die Benachrichtigung → tippen Sie auf „Starten“.
- Sprachausgabe: „Hey Google, starte den Timer für Wireframes von Kunde X.“
Sobald der Timer startet, werden Aufgabenname und Projekt eingefroren. Wenn Sie zu Twitter wechseln, fragt die Leerlauferkennung, ob die Zeit beibehalten oder verworfen werden soll.
Schritt 3 – Integrieren Sie Tracking in Ihren Workflow
- Die Chrome-Erweiterung fügt einen Timer-Button in Jira-Karten, Trello-Checklisten, GitHub-Problemen, Zendesk-Tickets, Google Docs-Kommentaren und über 50 weiteren Tools hinzu.
- Die Kalendersynchronisierung wandelt Besprechungstitel automatisch in abrechenbare Einträge um.
- Der Slack-Schrägstrich-Befehl /tmetric startet „Stand-up-Notizen“ und hält Entwickler im Flow.
Schritt 4 – Regelmäßige Berichte prüfen
- Täglich: 60-sekündige Überprüfung der „Heute“-Ansicht, um vergessene Timer zu erkennen.
- Wöchentlich: 15-minütige Überprüfung der Heatmap durch den Manager (rot = > 45 Stunden/Woche).
- Monatlich: 30-minütige Retrospektive mithilfe des Aufgabenübersichtsberichts zur Neubewertung zukünftiger Sprints.
Warnsignale:
Programme mit > 30 % Leerlaufzeit → Kontextwechsel prüfen.
Freitags gibt es wöchentlich Überstundenspitzen → Scope Creep oder ungeeignete Planung.
Alla Chernets
Schritt 5 – Arbeitsauslastung und Planung automatisch anpassen
Exportieren Sie die CSV-Datei, sortieren Sie nach „Gesamtstunden der letzten 7 Tage“ und gleichen Sie die Verteilung in nur 5 Minuten aus:
- Tickets mit geringer Komplexität werden Junior-Mitarbeitern mit weniger als 30 Stunden pro Woche zugewiesen.
- Reservieren Sie Zeitblöcke mit Fokus für Senior-Mitarbeiter mit mehr als 40 Stunden.
- Lösen Sie ein Einstellungsgespräch aus, wenn > 10 % der Aufgaben die Schätzung drei Sprints hintereinander um 50 % überschreiten.
Wie wählen Sie die optimale Methode zur Arbeitszeiterfassung
Für KMU und Agenturen
Die vier Entscheidungsfaktoren
- Teamgröße – Manuelle Tabellen werden ab ca. 10–15 Personen unübersichtlich; automatisierte Tools lassen sich mit wenigen Klicks skalieren.
- Kosten – Tabellenkalkulationen sind zwar kostenlos, verbergen aber Fehler in der Gehaltsabrechnung und verursachen Verwaltungskosten. Für die Automatisierung fällt eine Abonnementgebühr an, die sich jedoch oft innerhalb eines Abrechnungszeitraums durch eingesparte Arbeitskraft und weniger Streitigkeiten amortisiert.
- Integrationen – Apps für Gehaltsabrechnung, Projektmanagement (z. B. Asana, Jira) und Rechnungsstellung lassen sich direkt in moderne Tracker integrieren, wodurch doppelte Dateneingabe vermieden wird.
- Berichtsanforderungen – Wenn Sie Kunden abrechnen, Kapazitäten prognostizieren oder Prüfpfade benötigen, liefern automatisierte Dashboards exportierbare Berichte in Echtzeit; die manuelle Zusammenstellung ist eine wöchentliche, fehleranfällige Plackerei.
Manuell vs. automatisiert: Warum kleine und mittelständische Unternehmen sowie Agenturen Automatisierung fördern sollten
- Weniger Fehler, verbesserte Abrechnungskorrektheit – Start/Stopp und Aufgabenwechsel werden automatisch erfasst. Dadurch werden sogenannte „Vergessen-Protokollierungsfehler“ und das Einstempeln von Kollegen vermieden, um den Gewinn an jedem Kundentag zu sichern.
- Leistung im Betrieb – Mitarbeiter nutzen Minuten statt Stunden auf Stundenzetteln; Manager erhalten Live-Ansichten des Projektverbrauchs, anstatt Tabellenkalkulationen hinterherzujagen.
- Regeln und Kompetenz – Arbeitsrecht und Überstundenregelungen sind festgeschrieben; klare Mitarbeiterdaten führen zu einer steigenden Mitarbeiterzufriedenheit, da Werbemaßnahmen der Bezahlung entsprechen.
- Skalierbarkeit – Die Gewinnung eines neuen Vertragspartners oder die Einstellung von drei Freelancern erfolgt über zusätzliche Arbeitsplätze, nicht über zusätzliches Verwaltungspersonal.
| If your team … | Recommended path |
|---|---|
| 1–2 freelancers, simple invoicing | Free TMetric tier or Harvest solo |
| 5–25 creative/marketing agency | TMetric Pro + QuickBooks integration |
| 50+ enterprise, compliance needs | TMetric Enterprise + SSO + on-prem option |
| Heavy Jira/Asana/Trello usage | Browser extension + native timer buttons |
| Field staff (iOS/Android) | Mobile app with GPS-based check-in |
Manuelle vs. automatisierte ROI-Analyse
Eine Designagentur mit 12 Mitarbeitern wechselte von wöchentlichen Excel-Tabellen zu automatischem Tracking:
- Vorher: 2 Stunden/Woche/Person für Protokollierung + 1 Stunde Manager-Konsolidierung = 36 Stunden/Monat
- Nachher: 0,2 Stunden/Woche/Person für Überprüfung + 0,5 Stunden Manager-Analyse = 6,2 Stunden/Monat
- Nettogewinn: 29,8 Stunden/Monat ≈ 4.470 USD an abrechenbarer Zeit (bei 150 USD/h).
Amortisationszeit: 9 Tage.
Kurzanleitung zur Kopplung
- Einzelner Wissensarbeiter → Todoist oder TMetric + Google Kalender.
- Kleines Team mit agiler Arbeitsweise → Trello Kanban mit TMetric Timer-Plugin.
- Funktionsübergreifendes Projekt → Monday.com oder Wrike mit integriertem Gantt-Diagramm und Zeiterfassung.
- Verteiltes oder hybrides Team → TMetric Analytics plus Asana Task Boards für mehr Transparenz.
Unabhängig von der gewählten Kombination sollten Sie mindestens wöchentlich den tatsächlichen Zeitaufwand mit dem geschätzten vergleichen. Entfernen oder automatisieren Sie alle Schritte, deren Aktualisierung länger dauert als die eigentliche Aufgabe.
Nächste Aktion (2-Minuten-Regel)
- Öffnen Sie tmetric.com/task-timer
- Installieren Sie die Erweiterung und verbinden Sie Ihr PM-Tool.
- Starten Sie jetzt EINEN Timer für Ihre aktuelle Aufgabe.
Wenn Sie diesen Artikel zu Ende gelesen haben, verfügen Sie bereits über Ihren ersten präzisen Datenpunkt – und einen kleinen Dopaminschub, der das Tracking süchtig macht, anstatt lästig zu sein.
Lassen Sie die Zeit für sich arbeiten, nicht umgekehrt.
FAQ: Erfassen der für Aufgaben aufgewendeten Zeit
Wie behält man am besten den Überblick über Arbeitsaufgaben?
Die Methode, die Sie tatsächlich täglich nutzen.
Für die meisten Wissensteams bedeutet das einen automatischen Timer in den Tools, die sie bereits nutzen (Jira, Asana, Trello), sowie wöchentliche Dashboards.
Wie kann ich die Arbeitszeit erfassen, ohne mein Team zu mikromanagen?
Machen Sie Daten für das Team sichtbar, nicht nur für Manager.
Jeder Mitarbeiter sollte sein eigenes Protokoll haben, zusammenfassende Statistiken in Freitagsdemos teilen und Retrospektiven auf systematische Lösungen statt auf individuelle Bloßstellung konzentrieren.
Kann Software die tägliche Arbeit der Mitarbeiter automatisch erfassen?
Ja. Tools wie TMetric erkennen aktive Fenstertitel, URLs und Dokumentnamen; Leerlaufzeiten werden zur Bestätigung markiert. Keine Screenshots, keine Tastatureingaben – nur Metadaten, die intelligent genug sind, um die richtige Aufgabe zuzuweisen.
Wie verbessert die Erfassung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit die Projektabrechnung?
Genaue Protokolle vermeiden Rundungen, decken frühzeitig den Umfang auf und ermöglichen Ihnen, jedem Eintrag detaillierte Notizen hinzuzufügen.
Kunden vertrauen auf detaillierte Rechnungen, und Sie vermeiden die bei manuellen Systemen üblichen Umsatzverluste von 10–15 %.
Ist Tracking für kleine Teams oder Freiberufler notwendig?
Absolut. Ein Einzelberater, der 100 USD/h berechnet und täglich 45 Minuten verpasst, verliert jährlich über 18.000 USD – mehr als die Kosten der meisten Premium-Tracker.
Frühe Disziplin lässt sich auch problemlos skalieren, wenn Sie Ihren ersten Teamkollegen einstellen.