Die 5 besten Zeiterfassungstools für Designer im Jahr 2026
Kreative Arbeit lässt sich leicht schätzen, aber schwer messen. Das richtige Zeiterfassungstool zeigt, wo Zeit verloren geht, verbessert die Kundenabrechnung und macht zukünftige Kostenvoranschläge genauer. Entdecken Sie die fünf besten Tools.
Designarbeit verläuft selten geradlinig. Projekte durchlaufen verschiedene Phasen – von Konzepten über Überarbeitungen, Kundenfeedback und Besprechungen bis hin zu Freigaben –, wodurch es schwieriger ist, den Zeitaufwand zu erfassen, als dies bei einer einfachen Aufgabenliste der Fall wäre. Das hat konkrete finanzielle Folgen: Laut TimeChamp entgehen 41 % der Freiberufler Einnahmen aufgrund mangelhafter Zeiterfassungsgewohnheiten.
In diesem Leitfaden stellen wir die beste Zeiterfassungssoftware für Designer im Jahr 2026 vor und zeigen Ihnen, welche Lösungen sich am besten für Freiberufler, Agenturen und Kreativteams eignen.
Unsere Top-Empfehlungen:
- TMetric
- Hubstaff
- Harvest
- Toggl Track
- QuickBooks Time
Warum Designer eine spezielle Zeiterfassungssoftware benötigen
Die Besonderheiten der Designarbeit bringen einige Herausforderungen mit sich, die mit herkömmlichen Arbeitszeitblättern nicht immer gut bewältigt werden können.
Kreative Arbeit verläuft nicht linear
Die meisten Designer arbeiten nicht acht Stunden am Stück an einem Projekt. Der Tag wird in der Regel durch Überarbeitungen, Feedback, Besprechungen, Nachrichten, Verwaltungsaufgaben und spontane Kundenanfragen unterbrochen. Am Freitag wird es dann zu einem Chaos, wenn man versucht, sich daran zu erinnern, wohin all die Stunden geflossen sind.
Die Zeiterfassung sollte die Konzentration nicht beeinträchtigen
Designarbeit erfordert ohnehin schon genug Konzentration. Wenn die Zeiterfassung als lästig empfunden wird, hören die Leute auf, sie ordnungsgemäß durchzuführen. Deshalb funktionieren einfache Timer, Browser-Erweiterungen und automatische Erfassungsfunktionen für Kreativteams in der Regel besser.
Bessere Zeiterfassung bedeutet bessere Abrechnung
Eine mangelhafte Zeiterfassung führt in der Regel zu zu niedrigen Rechnungsbeträgen. Kleine Aufgaben, Überarbeitungen und schnelle Kundenanfragen verschwinden oft aus den Rechnungen, obwohl sie dennoch Zeit in Anspruch nehmen. Eine bessere Zeiterfassung macht es einfacher zu erkennen, welche Projekte rentabel sind und welche still und leise Arbeitsstunden verschlingen.
Die 5 besten Zeiterfassungsprogramme für Designer im Jahr 2026
Hier finden Sie einen ausführlichen Überblick über die sechs besten Zeiterfassungstools für Designer im Jahr 2026. Sie alle bieten eine unterschiedliche Kombination aus Funktionen für Zeiterfassung, Abrechnung, Berichterstellung und Teammanagement, die auf verschiedene Arten kreativer Arbeit zugeschnitten sind.
1. TMetric
Rating: 4.6/5 (G2)
TMetric ist ein Zeiterfassungstool, das sich an Freiberufler, Agenturen und Kreativteams richtet. Neben der Zeiterfassung deckt es auch die Bereiche Budgetierung, Rechnungsstellung, Arbeitsauslastung und Berichterstellung ab, wodurch Teams ihre Projekte im Griff behalten und Abrechnungsfehler vermeiden können.
Wichtigste Funktionen
- Zeiterfassung am Desktop, auf Mobilgeräten oder im Browser.
- Filterung der Arbeit nach Kunde, Projekt und Aufgabe.
- Verfolgung von Projektbudgets und Rentabilität.
- Erstellung von Rechnungen aus erfassten Stunden und Ausgaben.
- Echtzeit-Einblick in Projektfortschritt, abrechnungsfähige Zeit und Arbeitsaufwand.
- Integration mit Tools wie Asana, Trello, Jira, GitHub und QuickBooks Online.
- Die Inaktivitätserkennung hilft, fehlende oder fehlerhafte Einträge zu vermeiden.
Vorteile
- Zeiterfassung, Budgetierung, Rechnungsstellung und Berichterstellung – alles aus einer Hand.
- Eignet sich gut für Freiberufler und Agenturen.
- Verfügbar auf Desktop-, Mobil- und Browser-Plattformen.
- Gute Integration mit gängigen Produktivitäts-Tools.
Nachteile
- Einige der höherwertigen Tarife enthalten erweiterte Funktionen für das Personalmanagement.
- Die Funktionen können überladen wirken, wenn Sie lediglich nach einem einfachen Timer suchen.
Preise
Es gibt einen kostenlosen Tarif. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei 5,83 $ pro Nutzer und Monat.
Was Nutzer sagen
2. Hubstaff
Rating: 4.4/5 (G2)
Hubstaff ist ein Tool zur Zeiterfassung, das von vielen Agenturen und Remote-Teams genutzt wird. Neben der Zeiterfassung deckt es auch Bereiche wie Projektbudgets, Rechnungsstellung, Berichterstellung, Lohnabrechnung sowie optionale Funktionen zur Mitarbeiterüberwachung ab.
Wichtigste Funktionen
- Automatische Zeiterfassung.
- Optionale Screenshots und Tools zum Nachweis der geleisteten Arbeit.
- Projektbudgets und Benachrichtigungen.
- Mitarbeiterplanung.
- Genehmigung von Stundenzetteln.
- Automatisierung der Lohnabrechnung.
- Erfassung von abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Stunden.
- Projekt- und Aufgabenmanagement.
- Dashboards und Berichte zur Teamaktivität.
- Integrationen mit Projektmanagement- und Buchhaltungstools.
Vorteile
- Gute Übersicht über den Projektfortschritt und die Arbeitsauslastung des Teams.
- Integrierte Tools für Budgetierung, Rechnungsstellung und Lohnabrechnung.
- Nützliche Auswertungen zu Kosten, Arbeitsstunden und Rentabilität.
- Eignet sich gut für Agenturen und verteilte Designteams.
Nachteile
- Die optionalen Überwachungsfunktionen sprechen möglicherweise nicht jedes Kreativteam an.
- Eher auf das Management als auf Freiberufler ausgerichtet.
- Kann sich schwerfälliger anfühlen als einfache Zeiterfassungstools.
Preise
Kein kostenloser Tarif. Eine kostenlose 14-tägige Testversion ist verfügbar. Bezahlte Tarife beginnen bei 4,99 $ pro Nutzer und Monat.
Was Nutzer sagen
3. Harvest
Rating: 4.3/5 (G2)
Harvest ist ein Tool zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung, das speziell für Freiberufler, Agenturen und Kreativteams entwickelt wurde. Es konzentriert sich auf das Wesentliche: Arbeitszeiten erfassen, erkennen, wofür Zeit aufgewendet wird, und diese Zeit in Rechnungen umwandeln, die Kunden online bezahlen können. Für Designer, die mehrere Kunden gleichzeitig betreuen oder nach Stundensatz abrechnen, sorgt Harvest dafür, dass die administrative Seite der Arbeit relativ einfach bleibt.
Wichtigste Funktionen
- Timer und manuelle Zeiterfassung.
- Zeit- und Spesenabrechnung.
- Automatische Rechnungserstellung.
- Online-Zahlungen über Stripe und PayPal.
- Projektbudgets und Budgetwarnungen.
- Team- und Projektberichte.
- Kapazitätsplanung und -prognose.
- Integrationen mit Projektmanagement- und Buchhaltungstools.
Vorteile
- Enge Verknüpfung zwischen Zeiterfassung und Rechnungsstellung.
- Einfach zu erlernen und zu bedienen.
- Nützliche Auswertungen, um zu verstehen, wie die Zeit genutzt wird.
- Unterstützt Online-Zahlungen von Kunden über Stripe und PayPal.
- 30-tägige kostenlose Testversion mit vollem Funktionsumfang.
Nachteile
- Weniger Funktionen für das Personalmanagement als bei Hubstaff.
- Weniger Fokus auf Teamüberwachung und Produktivitätskontrolle.
- Nicht als vollwertige Projektmanagement-Plattform konzipiert.
Preise
Es gibt einen kostenlosen Tarif. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei 9 US-Dollar pro Nutzer und Monat und beinhalten eine 30-tägige kostenlose Testphase.
Was Nutzer sagen
4. Toggl Track
Rating: 4.6/5 (G2)
Toggl Track ist eines der einfacheren Tools zur Zeiterfassung auf dem Markt. Designer und Freiberufler nutzen es vor allem, um abrechnungsfähige Stunden zu erfassen und zu sehen, wie die Zeit auf die verschiedenen Projekte verteilt ist, ohne dabei viel zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu haben.
Wichtigste Funktionen
- Timer mit einem Klick und manuelle Zeiterfassung.
- Abrechnungssätze für Projekte, Aufgaben und Teammitglieder.
- Projektkalkulationen und Budgetwarnungen.
- Gespeicherte und teilbare Berichte.
- Wiederkehrende Projekte für laufende Kundenaufträge.
- Team-Erinnerungen bei fehlenden Zeiteinträgen.
- Gesperrte Zeiteinträge für eine genaue Berichterstellung.
- Web-, Desktop- und mobile Apps.
- Browser-Erweiterungen für Chrome und Firefox.
- Integrationen mit Asana, ClickUp, Trello, Basecamp, Google Kalender, Xero und Zapier.
Vorteile
- Einfach zu erlernen, schnell teamübergreifend einsetzbar.
- Datenschutzorientierter Ansatz, keine invasive Überwachung.
- Leistungsstarke Funktionen für Berichterstellung und Budgetüberwachung.
- Kostenloser Tarif für Einzelpersonen und kleine Teams.
- Funktioniert auf dem Desktop, im Web, auf Mobilgeräten und als Browser-Erweiterung.
Nachteile
- Die kostenpflichtigen Tarife umfassen erweiterte Funktionen für Berichterstellung und Budgetierung.
- Keine Tools zur Mitarbeiterüberwachung und Lohnabrechnung, wie sie Hubstaff bietet.
- Nicht so stark auf die Rechnungsstellung ausgerichtet wie Tools wie Harvest.
Preise
Es gibt einen kostenlosen Tarif. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei 9 US-Dollar pro Nutzer und Monat und beinhalten eine 30-tägige kostenlose Testphase.
Was Nutzer sagen
5. QuickBooks Time
Rating: 4.5/5 (G2)
QuickBooks Time eignet sich am besten für Teams, die bereits Teil des QuickBooks-Ökosystems sind. Neben der Zeiterfassung übernimmt es auch die Terminplanung, die Synchronisierung der Gehaltsabrechnung, die Berichterstellung und die Projektverfolgung, was die Verwaltung größerer Teams erleichtert, ohne zwischen zu vielen Tools hin- und herwechseln zu müssen.
Wichtigste Funktionen
- Erfassung und Genehmigung von Arbeitszeitnachweisen.
- Einsatzplanung für Mitarbeiter und Auftragnehmer.
- GPS-Ortung und Geofencing-Erinnerungen.
- QuickBooks Workforce-App für Mobilgeräte.
- Synchronisierung der Lohnabrechnung mit QuickBooks.
- Projektverfolgung mit Budgetüberwachung.
- Time Kiosk für das Ein- und Ausstempeln vor Ort.
- Berichte in Echtzeit und gespeicherte Berichte.
Vorteile
- Enge Integration mit den Lohnabrechnungs- und Buchhaltungstools von QuickBooks.
- Integrierte Workflows für die Terminplanung und die Genehmigung von Stundenzetteln.
- Nützliche Funktionen zur Projektverfolgung und Budgetüberwachung.
- Die mobile App und die GPS-Funktionalität unterstützen verteilte Teams.
Nachteile
- Am nützlichsten für Unternehmen, die QuickBooks bereits nutzen.
- Eher auf den operativen Betrieb als auf Designer ausgerichtet.
- Kann sich schwerfälliger anfühlen als einfachere Zeiterfassungstools wie Toggl Track oder Harvest.
Preise
Kein kostenloser Tarif. Kostenlose Testversion verfügbar. Bezahlte Tarife beginnen bei 8 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Es fällt eine Grundgebühr an.
Was Nutzer sagen
Wie wählen Sie das beste Tool zur Zeiterfassung aus
Welches Tool am besten geeignet ist, hängt davon ab, wie Sie arbeiten, wie Sie Ihren Kunden Rechnungen stellen und wie Sie Projekte verwalten.
Wählen Sie das Tool passend zu Ihrem Arbeitsablauf aus
Freiberufler wünschen sich in der Regel eine einfache Lösung. Agenturen benötigen oft zusätzliche Funktionen für Berichterstellung, Budgetierung und Teamtransparenz. Welches Tool das richtige ist, hängt wirklich davon ab, wie komplex Ihr Arbeitsablauf ist.
Konzentrieren Sie sich auf die Funktionen, die am wichtigsten sind
Für manche Teams ist eine genaue Stundenabrechnung am wichtigsten. Andere legen mehr Wert auf Budget, Arbeitsabläufe oder Berichte. Beginnen Sie zunächst mit dem Problem, das das Tool lösen soll.
Prüfen Sie die Integrationen und die Geräteunterstützung
Wählen Sie ein Tool, das mit den Apps kompatibel ist, die Sie bereits nutzen, wie beispielsweise Asana, Jira, Notion oder Slack. Stellen Sie außerdem sicher, dass es die Geräte unterstützt, mit denen Ihr Team arbeitet – egal, ob Desktop, Web oder Mobilgeräte.
Probieren Sie es aus, bevor Sie sich festlegen
Die meisten Tools zur Zeiterfassung für Designer bieten einen kostenlosen Tarif oder eine Testversion an. Führen Sie ein echtes Projekt mit der Software durch und prüfen Sie, ob sich die Zeiterfassung intuitiv anfühlt. Wenn dadurch zusätzlicher Aufwand entsteht, wird Ihr Team das Tool wahrscheinlich nicht konsequent nutzen.
Tipps zur Umsetzung der Zeiterfassung im Design-Workflow
Es ist oft schwieriger, die Mitarbeiter dazu zu bringen, ihre Arbeitszeit konsequent zu erfassen, als das richtige Tool auszuwählen. Ein paar einfache Gewohnheiten können den Prozess erheblich erleichtern.
Verwenden Sie klare Projektkategorien
Unterteilen Sie die Arbeit in Kategorien wie Konzepte, Überarbeitungen, Kundengespräche und Produktion. Klare Kategorien machen Berichte verständlicher und helfen dabei, zu erkennen, wofür Zeit aufgewendet wird.
Trennen Sie abrechnungsfähige von nicht abrechnungsfähigen Tätigkeiten
Erfassen Sie Kundenaufträge getrennt von internen Besprechungen, Verwaltungsaufgaben und der Geschäftsentwicklung. Dies liefert einen genaueren Überblick über die Rentabilität von Projekten und die Auslastung des Teams.
Überprüfen Sie die Berichte regelmäßig
Eine kurze wöchentliche Überprüfung kann Projekte aufdecken, die das Budget überschreiten, Aufgaben, die länger dauern als erwartet, sowie Möglichkeiten zur Verbesserung zukünftiger Schätzungen.
Halten Sie es einfach
Je einfacher die Zeiterfassung ist, desto eher werden die Mitarbeiter sie nutzen. Setzen Sie nach Möglichkeit Timer, Browser-Erweiterungen und Automatisierung ein und vermeiden Sie zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Das Fazit
Die Wahl der richtigen Zeiterfassungssoftware für Designer hängt vor allem davon ab, wie Sie Ihre Arbeit im Alltag organisieren. Manche Designer wünschen sich lediglich einen einfachen Timer wie Toggl Track, während Agenturen in der Regel mehr Transparenz in Bezug auf Budgets, Arbeitsaufkommen und Berichterstellung benötigen.
TMetric bietet für die meisten Teams wahrscheinlich die beste Gesamtbalance. Die Software deckt Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Berichterstellung, Budgetierung und Projekttransparenz ab, ohne dabei übermäßig schwerfällig oder kompliziert zu wirken.
Über 3.000 Unternehmen, Teams und Einzelpersonen weltweit nutzen TMetric, um Arbeitszeiten zu erfassen, Aufgaben zu verwalten und Rechnungen zuverlässig zu erstellen.
Häufig gestellte Fragen
Benötigen Designer eine automatische oder manuelle Zeiterfassung?
Beides ist möglich. Die automatische Zeiterfassung hilft dabei, die Arbeitszeit während der Arbeit zu erfassen, während die manuelle Eingabe nützlich ist, um Zeiten später hinzuzufügen oder anzupassen. Die meisten Tools unterstützen beide Optionen.
Können Zeiterfassungs-Apps bei der Rechnungsstellung an Kunden helfen?
Ja. Mit den meisten Zeiterfassungstools können Sie abrechnungsfähige Stunden erfassen, Stundensätze anwenden und die erfassten Zeiten in Rechnungen umwandeln, was bei der Rechnungsstellung viel manuelle Arbeit erspart.
Was ist die beste Zeiterfassungssoftware für Webdesigner?
Viele freiberufliche Webdesigner nutzen Tools wie TMetric, Harvest oder Toggl Track, da diese im Alltag einfach zu bedienen sind und Aufgaben wie abrechnungsfähige Stunden, Berichterstellung und Kundenprojekte ohne großen Einrichtungsaufwand bewältigen.
Was ist die beste Zeiterfassungssoftware für Grafikdesigner?
Grafikdesigner benötigen in der Regel eine schlanke Lösung, mit der sie problemlos zwischen Projekten wechseln und abrechnungsfähige Zeiten erfassen können, ohne den kreativen Arbeitsfluss zu unterbrechen. Tools wie TMetric und Harvest sind aus diesem Grund sehr beliebt.
Wie hilft TMetric Designern dabei, abrechnungsfähige Stunden zu erfassen?
Mit TMetric können Designer abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Arbeiten voneinander trennen, Projektbudgets im Blick behalten, Stundensätze festlegen und Rechnungen auf Basis der erfassten Zeiten erstellen, anstatt all dies manuell erledigen zu müssen.