Ejemplos de timeboxing y aplicaciones para mejorar tu flujo de trabajo

Lee por qué el timeboxing funciona para completar las tareas difíciles más rápidamente y qué aplicaciones de seguimiento del tiempo son tu mejor opción para implementarlo.

Unsplash photo by Kaleidico

Dicen que nada hace que una persona sea más productiva que el último minuto.

Sin embargo, queremos cambiar la percepción de esta afirmación radical, desplazando el enfoque de la idea de presión a la idea de la importancia del minuto, o en otras palabras, del timeboxing.

Creemos que es un truco para ahorrar tiempo y esfuerzo que funciona para cualquiera.

En el estudio sobre los 100 trucos de productividad con respaldo científico, los tres primeros que obtuvieron la mejor puntuación fueron:

  • la capacidad de decir "no
  • la capacidad de priorizar
  • el arte del timeboxing como la técnica de productividad probada número uno.
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No es ninguna sorpresa porque es un método sencillo que brinda resultados inmediatos convirtiendo tu trabajo en un proceso nítido, rápido y ágil.

Timeboxing: cómo se hace

La descripción del timeboxing puede reducirse a un simple conjunto de pasos. Todo lo que tienes que hacer es:

  • Identificar la tarea que quieres realizar
  • Determinar el periodo de tiempo en el que vas a realizarla
  • Elegir una herramienta para establecer límites de tiempo
  • Poner en marcha el temporizador
  • Sumergirte en el trabajo.

Recuerda que, independientemente de los resultados, dejas de trabajar cuando el temporizador te avisa.

Beneficios del timeboxing

Entre otros grandes efectos del timeboxing en tu rendimiento general, esta técnica es especialmente útil si quieres evitar perder tiempo en las lagunas que se forman en la rutina de la oficina, ya que:

  • optimiza el tiempo que dedicamos a las tareas generales (el timeboxing simplemente hace imposible mantener una reunión de 15 minutos durante una hora)
  • ayuda a controlar las iteraciones al centrarse en el progreso de los puntos de referencia y al enumerar los detalles técnicos
  • ayuda a abordar la cuestión cuando estás atrapado en algún problema concreto, asignando periodos determinados (timeboxes) para una tarea concreta
  • excluye la pérdida de tiempo en la "prueba y error", porque una vez que estás "en la zona de timebox", simplemente no tienes tiempo para mirar la pantalla durante un periodo de tiempo indefinido.

Obviamente, el timeboxing es uno de los mejores métodos para hacer que cada minuto sea de importancia, ya que es excelente para contrarrestar las distracciones digitales y concentrarse en el trabajo.

Ejemplos de timeboxing

Los ejemplos de uso del timeboxing van desde asignar el tiempo a las tareas difíciles dentro de la gestión de un proyecto de varias fases, hasta convertir en norma el timeboxing de las tareas generales (revisiones del correo electrónico, reuniones, brainstorming), lo que ayuda a eliminar la pérdida de tiempo en trabajo no productivo.

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Timeboxing en el desarrollo de software

Los desarrolladores de software suelen construir iteraciones sobre el tiempo estimado, ya que se incorpora bien a un enfoque ágil para realizar proyectos y cumplir plazos ajustados. El timeboxing ayuda a abordar el flujo de trabajo centrado en el proyecto y pone freno al uso excesivo de tiempo y recursos de forma eficaz.

Timeboxing en las agencias de marketing

Aplicar el timeboxing es una práctica habitual en las agencias de marketing, especialmente bajo la presión de lanzar campañas de marketing o anunciar promociones.

El timeboxing garantiza que el equipo evalúe el tiempo en términos de "retorno de la inversión" y trabaje sobre una tarea concreta siendo consciente de su valor para el negocio.

En el caso de aplicar las listas de tareas tradicionales, se corre el riesgo de añadir demasiadas tareas de baja prioridad.

Timeboxing para estudiantes

Es un método inmejorable para los estudiantes que necesitan prepararse para los exámenes. Los exámenes suelen ser cronometrados, por lo que, al aplicar el timeboxing, los estudiantes pueden recrear la atmósfera de los exámenes y entrenar las habilidades que ayuden a realizar la prueba con éxito:

  • visión de túnel
  • concentrarse en una pregunta
  • mantener un ritmo de movimiento constante.

Timeboxing en la vida diaria

Por último, pero no menos importante, el timeboxing es ampliamente aplicable en la vida cotidiana. Simplemente asignas el tiempo para centrarte en una tarea y resolver, por ejemplo, un asunto relacionado con el trabajo dentro de un período determinado. Tanto si trabajas en casa como en la oficina, te ayudará a estructurar el día para excluir el peligro de que se acumulen los asuntos pendientes.

Apps de timeboxing

Hay apps que utilizan esta técnica altamente efectiva y ayudan a realizar los objetivos establecidos alcanzando el máximo rendimiento en el trabajo diario.

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FocusList

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Esta aplicación presenta una lista de tareas pendientes con un aspecto sencillo y minimalista, que impulsa tu trabajo con el objetivo de completar las tareas. Si tienes la intención de asignar varios periodos establecidos, puedes cambiar el temporizador Pomodoro (programado para 25 minutos de trabajo ininterrumpido) hasta 5 veces.

Esta aplicación es una elección óptima para aquellos que quieran mejorar sus habilidades de gestión del tiempo dentro del enfoque ágil de la realización de proyectos. La finalización de las tareas se realizará en torno a un horario preestablecido que te resultará más fácil de seguir con Focus List.

Lo que la convierte en una opción inteligente de timeboxing: recoge datos sobre tu rendimiento y los convierte en informes estadísticos.

Además de garantizar un entorno de trabajo sin distracciones, Focus List se sincroniza con cualquier dispositivo Apple que utilices. Para obtener más información sobre todas las tareas que has realizado, la vista de estadísticas puede abrirse sin necesidad de cambiar de pestaña dentro del menú.

PomoDone

Una de las mayores ventajas del timeboxing es la capacidad de este método para atender los proyectos específicos y ofrecer la solución de optimización del tiempo a medida.

El software da a los clientes la oportunidad de aplicar el timeboxing dentro de otros servicios y personalizar la duración del temporizador de acuerdo con las necesidades de las tareas requeridas. Al ser un producto de alta calidad, Pomodone mantiene la velocidad del flujo de trabajo en su nivel óptimo. En su paquete, el servicio ofrece tres integraciones.

Lo que lo convierte en una opción inteligente de timeboxing: Pomodone facilita la gestión de equipos y proyectos proporcionando soluciones personalizadas para la utilización del tiempo. Además de un temporizador fácil de poner en marcha, tiene un historial de seguimiento de tareas que mantendrá todos tus proyectos en detalle para una mayor visión de conjunto.

Pomodoto

Con esta aplicación, será fácil dividir una tarea en varias subtareas. En caso de que tengas una lista de tareas largas y complejas, la aplicación de este software funcionará como la solución que ofrece resultados para cada tarea de forma más eficaz.

Además, el volumen de la alarma es lo suficientemente cómodo como para no sobresaltar. Permite al usuario hacer un seguimiento de las tareas de la lista de tareas pendientes y cumplir los plazos. La aplicación recoge datos sobre todas las tareas que has realizado y los presenta en un informe de estadísticas.

Lo que la convierte en una opción inteligente de timeboxing: Gracias a la fácil navegación y a las funciones claramente presentadas, mantendrá al usuario comprometido con el timeboxing sin problemas. La interfaz de la aplicación móvil no está sobrecargada de opciones, lo que permite centrarse en la tarea que se está realizando y ayuda a eliminar cualquier distracción.

Do Now

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Simplificar la lista de cosas por hacer dividiendo todas las tareas en categorías (por hacer y haciendo) es la forma segura de gestionar tu tiempo de forma profesional. Dividir el trabajo y centrarte en una tarea elimina las distracciones y te permite concentrarte en el trabajo real, pasando al modo "ya está hecho".

Su aplicación regular seguramente ayudará a formar un hábito de asignación eficiente del tiempo y a eliminar la información irrelevante. Puedes planificar varias tareas, pero la tarea en la que inicies un temporizador será la más prioritaria con el estado activo.

Lo que lo convierte en una opción inteligente de timeboxing: Al añadir una tarea, estableces la duración de la misma sin especificar cuándo o en qué fecha piensas realizarla.

Como sugiere el nombre de la aplicación, los desarrolladores querían que los usuarios pudieran concentrarse en el impulso, y está diseñada para lograr este objetivo sin fallos. Una vez completada la tarea, sonará la alarma y podrás elegir entre varias opciones (ignorar, posponer, marcar como hecha y eliminar de la lista de recordatorios).

Timebox Timer

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Esta aplicación te permite lanzar el temporizador con un deslizamiento o activarlo con un comando de voz o programar su inicio. El diseño claro de la aplicación te ayuda a mantener el proceso bajo control y a evitar cualquier contratiempo en el rendimiento.

Esta aplicación es multifuncional, ya que ofrece resultados igualmente productivos a cualquier categoría de usuarios (estudiantes, empresarios, etc.).  Está disponible en la versión gratuita. Además, puedes hacer un pago único para eliminar la publicidad.

Lo que lo convierte en una opción inteligente de timeboxing: puedes establecer un temporizador desde un segundo hasta dos horas. Activar los accesos directos o aplicar un control de voz de Google proporciona un acceso instantáneo y garantiza una mayor flexibilidad y personalización en el flujo de trabajo, tanto si realizas una tarea individualmente como en equipo.

Marinara

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Con esta aplicación, puedes seguir fácilmente tus sesiones de trabajo sin estrés, ya que el software ofrece también varios recordatorios. Marinara Timer es una aplicación web flexible que te permite personalizar tanto la duración de la sesión de trabajo como el sonido de la alerta (desde una canción angelical hasta una alarma de incendio más vigorosa).

Las listas de cosas por hacer y de cosas hechas se guardan por separado, lo que te permite tener una visión general de la productividad de la jornada laboral al instante.

Lo que lo convierte en una opción inteligente de timeboxing: está disponible como software gratuito basado en la web que funciona sobre la base de la técnica de fragmentación del tiempo. Marinara Timer ofrece el timeboxing en tres modos: Pomodoro, duración personalizada y un temporizador tipo cocina.

TMetric

Debido a su avanzada funcionalidad, los registradores automáticos de tiempo proporcionan opciones de asignación de tiempo como una de las formas de organizar el flujo de trabajo sin interrupciones. La asignación del periodo de tiempo establecido para una tarea puede hacerse en el cuadro de descripción.

El uso de timeboxing en el seguimiento del tiempo de TMetric aporta toda la funcionalidad que necesitas en una línea de tiempo ordenada y hace que el seguimiento de múltiples tareas sea una misión fácil de realizar. Te ofrece una herramienta bien diseñada para obtener los mejores resultados de los informes al alcance de tu mano y salvaguarda los datos rastreados en la nube para pasar los cálculos a un segundo plano. También ayuda a identificar las horas de mayor rendimiento.

TMetric time page
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Lo que lo convierte en una elección inteligente de timeboxing: El uso de TMetric ayuda a obtener lo mejor del timeboxing como método, optimizando el tiempo dedicado a las tareas rutinarias y centrándose en proyectos ágiles con la asignación de las subtareas más exigentes en su momento de máximo rendimiento.

Reflexión final

Debido a la sencillez de su aplicación, el timeboxing es el campeón entre las técnicas de gestión del tiempo que funcionan como una solución ideal para los proyectos a corto plazo. Garantiza resultados brillantes mediante la activación de la concentración en una sola tarea y el paso de la persona a un estado de trabajo profundo.

Una vez que los empleados obtienen el apoyo tecnológico adecuado con la herramienta de seguimiento del tiempo que se ajusta a sus necesidades, pueden aplicar el timeboxing como facilitador del flujo de trabajo que permite a la persona priorizar de forma más eficiente y, por tanto, cumplir el plazo sin estrés.

En general, la aplicación del timeboxing mejora la productividad y ayuda a alcanzar el máximo rendimiento, eliminando las distracciones y evitando los problemas de gestión del tiempo.

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