10 Schritte zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements

Da Zeit nicht erneuerbar ist, stellt sie unser wertvollstes Gut dar.

Ob es nun darum geht, das Engagement der Mitarbeitenden in einem Großunternehmen zu messen oder die Ziele jener Neujahrsvorsätze zu erreichen, die wir nie öffentlich gemacht haben – ausgefeilte Zeitmanagement-Kompetenzen sind ein Garant für Erfolg, da sie sowohl im beruflichen als auch im privaten Umfeld gleichermaßen wichtig sind.

Darüber hinaus wird in der von Verlusten gezeichneten Welt nach der Pandemie der Wert der Zeit höher sein. Daher ist es aktueller denn je, sich unter Bedingungen großer Ungewissheit an die Realität anzupassen und nach praktischen Wegen zur Verbesserung des Zeitmanagements zu suchen.

Befolgen Sie die 10 bewährten, einfachen Schritte, die wir im Folgenden auflisten, und Sie können Ihr Zeitmanagement ohne zusätzlichen Aufwand verbessern.

Ziele zur Verbesserung des Zeitmanagements setzen

Warum brauchen wir Ziele?

Betrachtet man das Ganze aus einer übergeordneten Perspektive, so fühlen wir uns ohne ein Ziel unruhig; dies führt zu mangelnder Disziplin und zum Aufschieben von Aufgaben. Daher sind Ziele ein wichtiger Bestandteil des Zeitmanagements, da sie dazu beitragen:

• Erstellung einer Roadmap für Projekte
• Etablierung einer konsistenten Aufgabenerledigung.

Dabei stellt sich die Frage, wie eine intelligente Zielsetzung zur Verbesserung des Zeitmanagements aussieht und was intelligente Zeitmanagement-Ziele auszeichnet.

Wie setzen Sie sich Ziele zur Verbesserung des Zeitmanagements

Um Ziele zur Verbesserung des Zeitmanagements festzulegen, sollten Sie Folgendes beachten:

• Ziele können entweder spezifischer oder allgemeiner Natur sein. Dennoch sollten sie für jede Aufgabe klar definiert und eindeutig sein (was Sie tun, warum Sie es tun sowie wann Sie beginnen und abschließen).
• Ziele können für kurzfristige oder langfristige Projekte festgelegt werden. Im geschäftlichen Umfeld ist es zwingend erforderlich, diese schriftlich zu fixieren, um die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben zu gewährleisten.
• Bei der Zielsetzung ist es wichtig, potenzielle Hindernisse zu identifizieren, die den Fortschritt auf dem Weg zu den angestrebten Ergebnissen beeinträchtigen könnten. Ein solches Hindernis kann vielfältiger Natur sein – von fehlendem Wissen über die Vorgehensweise bis hin zum fehlenden Zugriff auf bestimmte Materialien, die zur Erledigung der jeweiligen Aufgabe benötigt werden. Sobald ein Hindernis erkannt wurde, lässt sich leichter eine Lösung finden.

Setzen Sie Prioritäten bei Ihrer Arbeit

Mangelnde Priorisierung führt zu Stress und Erschöpfung.

Um effektiv mit unerwarteten Wendungen umzugehen, müssen Sie bedenken, dass Prioritäten Sie nicht unflexibel machen sollten.

Im Gegenteil: Um Ergebnisse zu erzielen, müssen wir flexibel sein und proaktiv vorgehen. Dies hilft uns, uns auf Veränderungen einzustellen, ohne uns selbst Vorwürfe zu machen oder unser Zeitmanagement zu beeinträchtigen.

Es gibt zahlreiche Techniken, um die Kunst der Priorisierung zu meistern. Eine davon besteht darin, jene Tätigkeiten zu identifizieren, die den geringsten Aufwand erfordern, aber den größten Nutzen bringen, und sich gezielt auf diese zu konzentrieren.

Im Folgenden gehen wir näher auf diesen Schritt ein und geben praktische Tipps zur Priorisierung für ein effizienteres Zeitmanagement.

Erledigen, Aufschieben, Delegieren oder Streichen für besseres Zeitmanagement

Um all das zu bewältigen, müssen wir uns auf die „4 Ds“ konzentrieren: Erledigen, Aufschieben, Delegieren und Weglassen.

Sobald Sie Ihre Pläne erstellt haben, bewerten Sie diese anhand dieser Kategorien.

Wie optimieren Sie Ihr Zeitmanagement durch die Strategie: Erledigen, Delegieren, Aufschieben oder Verwerfen

Entfernen Sie Vorhaben von der Liste, die Sie aufschieben können (bewahren Sie diese Pläne in Ihrem Ideenmanagement-Tool oder Ähnlichem auf).

Löschen Sie Vorhaben, die Sie verwerfen können.

Achten Sie besonders auf Aufgaben, die Sie delegieren können: Die Kunst des Delegierens zu beherrschen, ist nicht so einfach, wie es scheinen mag. Sie erfordert Vorbereitung – etwa die Auswahl der geeigneten Person für die jeweilige Aufgabe – und vor allem eine klare Einweisung anhand entsprechender Richtlinien zur Durchführung.

Nun können Sie sich auf das konzentrieren, was machbar ist.

Wenn Sie diese Strategie in Ihren Alltag integrieren, erhalten Sie sofort einen Überblick über alle anstehenden Projekte und Aufgaben – unabhängig von deren Komplexität.

Wie sie Ihr Zeitmanagement verbessert: Die Kategorisierung von Vorhaben nach der „4D-Methode“ hilft dabei, Entscheidungen zu automatisieren und zu erkennen, welche Dinge unter dem Radar laufen und welche Aufgaben sich ohne Angst vor negativen Konsequenzen aufschieben lassen.

Schluss mit Multitasking

In der heutigen schnelllebigen Welt kann die gleichzeitige Bewältigung verschiedener Aufgaben wie ein Vollzeitjob wirken. Trotz des technologischen Fortschritts scheint es mehr unwichtige Dinge zu geben, die erledigt werden müssen, als je zuvor.

Das entscheidende Stichwort lautet jedoch „Fokus“ – das Gegenteil von Multitasking.

Fokus ist wichtig, um nicht vom Weg abzukommen und das Ziel zuverlässig zu erreichen; daher ist es ratsam, Ablenkungen auszuschalten und sich auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren, da man sonst Zeit damit verschwendet, zwischen verschiedenen Dingen hin- und herzuspringen. Um die Konzentration zu fördern, kann man Software für das Aufgabenmanagement einsetzen.

Die Gefahren von Multitasking wurden mehrfach aufgezeigt. Sich zu viel aufzuladen, kann zu geistiger Erschöpfung führen, das Urteilsvermögen trüben und langfristig die Leistungsfähigkeit mindern.

Nick Wignall hat es mit einem brillanten Zitat auf den Punkt gebracht:

Unklarheit ist die Mutter des Aufschiebens. Produktivität ist das Kind der Klarheit.

Wenn Sie auf Multitasking verzichten und sich stattdessen voll und ganz auf eine einzige Aufgabe konzentrieren, können Sie Ihre Zeit nicht nur sinnvoll einteilen, sondern auch in den „Flow“ gelangen und Schritt für Schritt vorgehen – so stellen Sie die besten und nachhaltigsten Ergebnisse sicher.

Wie vermeiden Sie Multitasking für ein besseres Zeitmanagement

Da dies eine Herausforderung darstellen kann, bieten wir Ihnen einfache Techniken an, die Ihnen helfen, sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren und diese stets im Blick zu behalten.

• Erfasse deine Zeit, um herauszufinden, wann du am produktivsten bist. Warum funktioniert das? Da wir unterschiedliche Vorlieben bei der Gestaltung unseres Arbeitsplatzes und verschiedene Arbeitsgewohnheiten haben, variieren auch die Zeiten, zu denen wir unsere beste Leistung erbringen.
• Nutze ein digitales Zeiterfassungstool. Beobachte deinen Arbeitsablauf eine Woche lang genau: So erkennst du, zu welchen Zeiten und bei welchen Aufgaben du besonders konzentriert und engagiert bei der Sache bist. Reserviere diese Zeitfenster für eine einzelne, anspruchsvolle Aufgabe und erledige sie.

Eine weitere Technik, die man zur Vermeidung von Multitasking ausprobieren kann, ist ABC.

Im Gegensatz zur klassischen ABC-Methode zur Aufgabenpriorisierung verstehen wir unter „ABC“ im Vertrieb – übertragen auf das Zeitmanagement – ​​den Grundsatz „Always Be Closing“ (stets auf den Abschluss hinarbeiten). Wenn Sie diesen ABC-Ansatz aus dem Vertrieb auf Ihre Aufgaben anwenden, stärken Sie Ihre Resilienz, gewinnen an Selbstvertrauen und verhindern, dass winzige Aufgaben zu riesigen Monstern anwachsen.

• Wenn eine Aufgabe ansteht, nimm dir vor, dich nur zwei Minuten lang darauf zu konzentrieren. Diese kurze Zeitspanne kann bereits ausreichen, um den ersten Schritt zu wagen und Probleme wie Aufschieberitis und mangelnde Motivation anzugehen.

Machen Sie Pausen

Richtig genutzt, wirken Pausen wie durch Zauberhand. Sie können dir einen Energieschub geben, damit du schneller und effizienter vorankommst. Nutze deine Pause einfach, um nachzudenken, den Blick für das große Ganze zu schärfen und neue Kraft zu tanken.

Wenn du einmal feststeckst, solltest du insbesondere möglichst viele Techniken für produktive Pausen in Betracht ziehen. Auch ungewöhnliche Methoden, wie etwa ... mit der Ente zu sprechen. Diese originelle Art, die Kontrolle über deine Zeit und deine Emotionen zu behalten, ist als „Rubber Duck Debugging“ bekannt.

Wie nutzen Sie Pausen zur Verbesserung des Zeitmanagements

Wenn Pausen gezielt zur Verbesserung des Zeitmanagements eingesetzt werden, basiert dies auf dem Prinzip, sie produktiv zu gestalten.

Achten Sie bei Arbeitsunterbrechungen vor allem darauf, völlig abzuschalten. Anstatt online zu bleiben und dem Drang zu widerstehen, E-Mails oder Nachrichten in sozialen Medien zu prüfen – was unweigerlich zum sogenannten „Doomscrolling“ führt –, müssen Sie lediglich ... mit der Ente sprechen.

Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz

Um das Zeitmanagement am Arbeitsplatz zu verbessern, müssen Sie sich nur ein einziges Wort merken: AUSMISTEN.

Die Gestaltung des Arbeitsplatzes so, dass er den Geist fördert, statt vom Wesentlichen abzulenken, bildet die Grundlage. Studien von Forschern der Princeton University belegen, dass Unordnung am Arbeitsplatz die Leistungsfähigkeit bei der Aufgabenbewältigung beeinträchtigt. Es gilt also, sich von Überflüssigem zu trennen – ein Schritt, der nicht nur befreiend wirkt, sondern auch Zeit spart und die Produktivität steigert.

Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz, um Ihr Zeitmanagement zu verbessern

Wenn Sie nicht wissen, wie Sie die Kunst des Ausmistens angehen sollen, empfehlen wir Ihnen wärmstens diese Schritt-für-Schritt-Anleitung – wir haben sie selbst ausprobiert und sie hat Wunder bewirkt.

Wir geben zu, dass es vielleicht nicht mühelos ist, doch die Vorteile eines von Ballast befreiten Geistes – nämlich Raum zu schaffen, damit das Gehirn neue Informationen aufnehmen kann – wiegen die Mühe der Umstellung zweifellos auf.

Wie Seth Godin es ausgedrückt hat:

Die Etablierung einer neuen Gewohnheit erfordert mindestens dreißig unangenehme Tage; zudem steht sie in keinem Zusammenhang mit jenen äußeren Einflüssen – seien sie nun positiv oder negativ –, die wir so geschickt aufspüren und annehmen.

Um deinen Kopf zu entlasten, kannst du es mit Bullet Journaling versuchen.

Bullet Journaling (die BuJo-Methode) hilft Ihnen, die Qual der Wahl zu vermeiden, indem es die anstehenden Aufgaben übersichtlich auflistet. Zudem unterstützt es Sie nicht nur dabei, den Überblick zu behalten, sondern auch Stress abzubauen, indem es den Kopf entlastet.

Bei regelmäßiger Anwendung entwickelt sich diese Methode zu einem der effektivsten Produktivitätssysteme. Sie hält fest, was wichtig ist, und ermöglicht es, sich auf unaufdringliche und gut geplante Weise auf die Erledigung von Aufgaben zu konzentrieren.

Planen Sie professionell

Das Erstellen eines Zeitplans für die Erledigung von Aufgaben hilft dabei, das Aufschieben zu verringern, indem für jede Aufgabe eine Frist festgelegt wird und man sich selbst in die Pflicht nimmt, diese einzuhalten. Die konsequente Eintragung aller Aufgaben in den Kalender führt nicht nur zu einem besseren Zeitmanagement, sondern auch zu einer gesteigerten Produktivität.

Wie optimieren Sie Ihren Zeitplan

Um Ihren Zeitplan jedoch optimal zu nutzen, sollten Sie zusätzlich folgende Methoden anwenden:

• Task-Batching (Zusammenfassen von Aufgaben)
• Time-Blocking (Reservieren fester Zeitblöcke).

Überlegen Sie außerdem, wie Sie Pausen in Ihren Tagesablauf integrieren können.

Wenn Sie sich durch die Anwendung von „Time Blocking“ (Zeitblockierung) Kompetenz in der Zeitplanung aneignen, können Sie Ihre Ziele leichter erreichen und von einer höheren persönlichen sowie beruflichen Produktivität profitieren.

Kurz gesagt: Aufgaben sollten in kleinere Schritte unterteilt werden, damit sie sich leichter bewältigen lassen. Die für die einzelnen geplanten Aufgaben vorgesehenen Zeitfenster sollten in Ihren Wochen- oder Monatskalender eingetragen werden; so behalten Sie stets einen visuellen Überblick über die Arbeitswoche.

Setzen Sie Grenzen für die Arbeit

Wir fühlen uns vielleicht versucht, mehr zu wollen und auf einen vollen Erfolg hinzuarbeiten. Doch wenn wir uns zu viel vornehmen, könnten wir an die Grenzen des Machbaren stoßen.

Begriffe wie „Burnout“ und „ausgebrannt sein“ sind uns allen vertraut. Selten jedoch hören wir diese Begriffe in einem positiven Zusammenhang.

Viele Menschen treiben sich bis zur völligen Erschöpfung an – bis sie ihre aktuelle Tätigkeit körperlich nicht mehr ausüben können und kündigen –, wodurch sie die Chance vergeben, ihre Fähigkeiten und beruflichen Beziehungen kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Im schlimmsten Fall treiben wir uns bis zum Burnout, bis wir unsere Position körperlich nicht mehr halten können und aufgeben, was oft zu Frustration führt.

Wenn wir das Zeitgefühl verlieren, uns verzetteln oder nicht weiterkommen, ist es sinnvoll, einen Blick zurückzuwerfen und die bereits erzielten Ergebnisse zu würdigen. Dies lässt sich am besten durch das Erstellen einer „Ich-habe-erreicht“-Liste (oder „I-Did-Liste“) umsetzen. Der Inhalt der Liste kann je nach dem zu betrachtenden Zeitraum variieren und reicht von Erfolgen eines ganzen Jahres bis hin zu an einem einzigen Tag erledigten Aufgaben.

Wie es Ihr Zeitmanagement verbessert: Es ist nicht nur eine wirksame Methode, um wieder zu Kräften zu kommen, sondern auch, um die Dinge aus einer anderen Perspektive zu betrachten.

Um das Potenzial unseres Gehirns voll auszuschöpfen, sollten wir uns ironischerweise bewusst machen, dass unsere Fähigkeit zur Informationsverarbeitung Grenzen hat – eine Tatsache, die durch wissenschaftliche Forschung bestätigt wurde. Ergreifen Sie daher Maßnahmen, um einer Informationsüberflutung vorzubeugen.

Um mehr Kontrolle zu gewinnen, fangen Sie mit den Grundlagen an. Die ideale To-do-Liste umfasst nicht mehr als fünf Punkte. Eine übermäßige Planung kann Ängste auslösen und zu einem Ungleichgewicht bei der Zeiteinteilung führen.

Entwickeln Sie eine Morgenroutine, die zu Ihnen passt

Eine gut durchdachte Morgenroutine ist eine hervorragende Art, den Tag zu beginnen, da sie Ihnen hilft, den Fokus auf Ihre Ziele zu richten und den Tag – trotz einer Vielzahl beruflicher und privater Verpflichtungen – stressfrei zu meistern.

Wenn Sie Ihre Morgenroutine mit diesen 50 Ideen bereichern, schaffen Sie garantiert mehr mit weniger Aufwand.

Es ist zudem erwähnenswert, dass eine feste Morgenroutine nicht nur einen großen Einfluss auf Ihre Produktivität am kommenden Tag hat, sondern auch auf Ihre Schlafqualität. Studien zufolge hilft es Ihrem Körper, sich optimal auf den zirkadianen Rhythmus einzustellen und Schlafmangel vorzubeugen, wenn Sie unabhängig vom Wochentag zur gleichen Zeit aufstehen.

Um Ihre Arbeit am Morgen mühelos zu organisieren, empfehlen wir Ihnen außerdem, die ALPS-Methode auszuprobieren.

Die ALPS-Methode ist eine Technik des Zeitmanagements, die auf vier Schritten basiert: Aktivität, Länge, Plan und Supervision. Entwickelt wurde diese Methode von Professor Lothar J. Seiwert, einem anerkannten Experten für Zeitmanagement und Wirtschaftswissenschaftler.

Wenn Sie Ihre Arbeit am Morgen organisieren, benennen Sie die Tätigkeit, der Sie nachgehen wollen, legen Sie deren Dauer fest, planen Sie die Durchführung und überwachen Sie den laufenden Prozess.

Wie sie Ihr Zeitmanagement verbessert Die ALPS-Methode ist ebenso einfach wie effektiv, da sie universell sowohl im beruflichen als auch im privaten Umfeld eingesetzt werden kann und über alle Phasen der Planung und Umsetzung hinweg Zeit und Ressourcen spart.

Nutzen Sie Zeitmanagement-Tools und -Apps

Wir wissen, dass wir nicht alle Probleme beim Zeitmanagement lösen können, doch es hat seinen Grund, dass es so viele beliebte Tools zur Verbesserung des Zeitmanagements sowie Produktivitäts-Erweiterungen gibt – bei sachgemäßer Anwendung sind sie tatsächlich hilfreich.

Welche Tools und Apps sich zur Verbesserung des Zeitmanagements eignen

Um Ihren Tech-Stack optimal anzupassen, sollten Sie die sechs besten Tools aus der folgenden Liste ausprobieren.

OmniFocus: Digitaler Planer

Es ist ein effizientes Planungstool für Fachleute, das auf die Bedürfnisse von Einzelpersonen und Teams zugeschnitten ist.

Laut Testberichten:

Es eignet sich auch hervorragend für Personen, die nach der GTD-Methode arbeiten.

OmniFocus bietet Funktionen, mit denen Sie Stress reduzieren und mehr Kontrolle über Ihre Aufgaben und Projekte gewinnen können.
Durch die Aktivierung der Prognosefunktionen können Sie sich gezielt auf Ihre wichtigste Aufgabe des Tages konzentrieren.

Focus Keeper: Pomodoro-Timer

Es handelt sich um eine auf der Pomodoro-Technik basierende App, die – wie der Name bereits andeutet – einen verbesserten Fokus verspricht und vor allem sicherstellt, dass man sich konsequent auf die priorisierten Aufgaben konzentriert. Der Slogan der App lautet: Arbeite mit der Zeit. Nicht gegen sie!

Die konsequente Einhaltung von Prioritäten hilft Ihnen nicht nur dabei, ein schlechtes Zeitmanagement zu vermeiden, sondern auch Burnout entgegenzuwirken, noch bevor es zum Problem wird.

NordPass: Passwort-Manager

Mit der zunehmenden Anzahl an Konten wächst auch die Herausforderung, den Überblick über die Passwörter zu behalten. NordPass zählt zu den besten Passwort-Managern zum Schutz sensibler Daten; der Funktionsumfang ist zwar nicht überladen, bietet aber dennoch fortschrittliche Funktionen für anspruchsvolle Nutzer.

Das Tool erhöht Ihre Sicherheit und bewahrt alle Ihre Passwörter an einem zentralen Ort auf – so sparen Sie viel Zeit und Mühe.

Mint: Ausgaben-Tracker

Diese von Intuit Inc. entwickelte App ist die ideale Wahl, um Ausgaben mühelos zu erfassen und gleichzeitig unterwegs den Umgang mit Budgets zu erlernen. Zu ihren Funktionen gehören:

• ein unkomplizierter Einstieg in die Ausgabenerfassung
• Budgetplanung
• die problemlose Festlegung finanzieller Ziele.

Der Erfolg des Tools beruht auf der Integration von maschinellem Lernen in das Design sowie der Automatisierung alltäglicher Aufgaben.

Forest: Produktivitäts-Assistent

Da wir fest davon überzeugt sind, dass die Priorisierung der psychischen Gesundheit und der Work-Life-Balance zu einer Verbesserung des Zeitmanagements führt, empfehlen wir immer wieder gerne diese hervorragende App. Sie setzt auf Gamification – man pflanzt Bäume und sieht ihnen beim Wachsen zu –, um das Nutzererlebnis zu optimieren.

Es gibt einen guten Grund dafür, dass „Forest“ in 136 Ländern als Top-Produktivitäts-App gelistet ist. Neben ihrem ansprechenden Design bietet sie den Nutzern zahlreiche Vorteile:

• Fokus auf zielgerichtete Nutzung
• Effektives Abschalten
• Verringerung der „co-abhängigen Beziehung“ zum Smartphone
• Optimierung von Zeitmanagement und Organisationsgewohnheiten.

TMetric: Digitaler Zeiterfasser

Im beruflichen Umfeld ist es ein optimales Instrument, um eine realistische, datenbasierte Matrix zum Mitarbeiterengagement zu erstellen.

TMetric eignet sich für jede Branche und bietet eine Zeiterfassung, die branchenspezifischen Anforderungen an Zeitmanagement und Zeiterfassung gerecht wird.

Umfangreichen Untersuchungen zufolge wurde Folgendes festgestellt:

90 % der Führungskräfte von Remote-Teams sind der Ansicht, dass Remote-Tools auch für Mitarbeiter vor Ort zum Standard werden.

TMetric ist ein Beispiel für eine Zeiterfassungs-App, die durch die Optimierung des Zeitmanagements ein optimales Arbeitserlebnis sowohl für die Remote-Arbeit als auch für die Arbeit im Büro bietet.

Abschluss

Das funktioniert auch als Anfänger ▶️

• Ziele helfen dir, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren, anstatt dich von Dingen ablenken zu lassen, die deine Zeit und Energie rauben. Das Setzen von Zielen hält dich auf Kurs und sorgt dafür, dass du durch dick und dünn motiviert bleibst.
• Nutzen Sie bei der Priorisierung die Regel „Erledigen, Delegieren, Aufschieben, Streichen“, um einen klaren Überblick darüber zu gewinnen, was wichtig ist und was verworfen werden kann.
• Von den verschiedenen Möglichkeiten, Ihr Zeitmanagement und Ihre Produktivität zu verbessern, sind zwei besonders effektiv: die Ermittlung Ihrer persönlichen Hochleistungsphase durch die Analyse Ihrer Zeiterfassungsdaten sowie die Nutzung dieser Zeit für konzentriertes Arbeiten ohne Multitasking.
• Das Aufteilen von Aufgaben in kleinere Teilbereiche hilft Ihnen dabei, Ihre Ziele zu erreichen, da diese dadurch überschaubarer und leichter zu bewältigen sind.
• Lernen Sie, wie Sie produktive Pausen einlegen.
• Setzen Sie gesunde Grenzen für Ihre Arbeitszeit und wahren Sie diese.
• Angesichts der vielen Aufgaben, die auf uns einströmen, ist es gut, Hilfsmittel an der Hand zu haben. Praktische Werkzeuge zur Verbesserung des Zeitmanagements – wie Zeiterfassungstools und digitale Planer – stehen uns rund um die Uhr zur Verfügung.

Und noch ein wichtiger Hinweis: Nicht weitere Produktivitäts-Hacks, sondern die systematische Anwendung von Techniken und das Training des eigenen Geistes sind die entscheidenden Faktoren für echte Produktivität.